信息化背景下供電企業(yè)檔案管理改革分析

桂波 蔣月琴

摘 要： 隨著信息技術(shù)的變革和企業(yè)管理的創(chuàng)新，提高了企業(yè)檔案利用的效能。然而，也對(duì)企業(yè)檔案管理提出了挑戰(zhàn)。企業(yè)發(fā)展的過程，伴隨著企業(yè)檔案信息不斷積累、沉淀與開發(fā)利用。供電企業(yè)的發(fā)展加快了供電企業(yè)檔案信息化的推進(jìn)速度，也對(duì)檔案信息化建設(shè)提出了更高更嚴(yán)格的要求。當(dāng)前的供電企業(yè)檔案管理，仍然處于被動(dòng)局面，遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后與企業(yè)其他信息化工作。文章從信息化背景下供電企業(yè)檔案管理改革的現(xiàn)狀為出發(fā)點(diǎn)，分析了信息化背景下供電企業(yè)檔案管理改革中存在的問題，并提出幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)措施，以供參考。

關(guān)鍵詞： 信息化；供電企業(yè)；檔案管理；改革

檔案管理工作是各企業(yè)必須重視的一項(xiàng)工作，這項(xiàng)工作在一定程度上影響著企業(yè)的發(fā)展。現(xiàn)在，供電企業(yè)因?yàn)楣芾磉^程中出現(xiàn)的諸多不足，比如規(guī)章制度無法有效實(shí)施、管理人員專業(yè)知識(shí)水平較低、缺乏創(chuàng)新意識(shí)等，如果不及時(shí)彌補(bǔ)，就會(huì)讓檔案管理工作陷入停滯，拖慢企業(yè)發(fā)展的速度。

1.信息化背景下供電企業(yè)檔案管理改革的現(xiàn)狀

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)、政治、文化的發(fā)展，電子信息技術(shù)隨之不斷發(fā)展，科技日新月新，信息化管理成為企業(yè)檔案管理的重要模式。在我國(guó)的供電企業(yè)中也是如此，供電企業(yè)檔案管理信息化是時(shí)代的要求。

檔案管理信息化改革可以更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，檔案完整保存，便于檔案內(nèi)容存儲(chǔ)，便于更改交換。在信息化檔案管理中用數(shù)字化對(duì)檔案內(nèi)容和相關(guān)檔案管理事項(xiàng)進(jìn)行處理，利用網(wǎng)絡(luò)傳輸與管理使檔案資源被充分利用。

但是當(dāng)前我國(guó)的供電企業(yè)檔案管理并沒有很好地完成信息化建設(shè)。一是由于技術(shù)發(fā)展水平的限制。二是因?yàn)殡娏ζ髽I(yè)自身的限制。但是因?yàn)楫?dāng)前是一個(gè)信息化的社會(huì)，信息化的檔案管理對(duì)電力企業(yè)發(fā)展所起到的作用愈來愈大，所以電力企業(yè)一定要重視信息化背景下企業(yè)檔案的信息化管理。

檔案管理信息化也是可持續(xù)發(fā)展的要求，信息化檔案管理是一種無紙化的辦公技術(shù)，所以在應(yīng)用中是非常環(huán)保，有利于可持續(xù)發(fā)展的。并且因?yàn)樾畔⒒芾砭邆渫晟频臄?shù)據(jù)庫(kù)便于查詢，便于管理，大大地提高了檔案管理的工作效率。將信息錄入電腦也可以避免因?yàn)橘Y料丟失而導(dǎo)致的麻煩。數(shù)據(jù)可以通過技術(shù)手段復(fù)原，但紙質(zhì)檔案一旦損毀就會(huì)出現(xiàn)很多不可彌補(bǔ)的問題。

2.信息化背景下供電企業(yè)檔案管理改革中存在的問題

2.1檔案管理的規(guī)章制度無法有效執(zhí)行

供電企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)逐步完善的經(jīng)濟(jì)條件下，為適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，制定了檔案管理工作的規(guī)章制度，但因?yàn)槠髽I(yè)員工對(duì)管理工作缺乏客觀認(rèn)識(shí)，經(jīng)常忽略檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性，導(dǎo)致制度無法有效執(zhí)行。有些供電企業(yè)的檔案管理人員在收集檔案時(shí)，常常遺漏重要資料，而且企業(yè)的技術(shù)人員會(huì)把自己研發(fā)或創(chuàng)新的技術(shù)作為自己獨(dú)有的技術(shù)資料，使企業(yè)資料缺失，以上行為都是規(guī)章制度執(zhí)行力不足的體現(xiàn)，需從根本上進(jìn)行改善。

2.2檔案管理人員綜合素質(zhì)低

檔案管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)于企業(yè)檔案管理整體水平起著至關(guān)重要的作用，是其中的關(guān)鍵因素。在當(dāng)前的供電企業(yè)發(fā)展中，企業(yè)雖然會(huì)定期進(jìn)行員工培訓(xùn)，素質(zhì)訓(xùn)練，以提升其業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，但培訓(xùn)對(duì)象還是主要在直接促進(jìn)企業(yè)發(fā)展、提升其利潤(rùn)的研發(fā)方面。對(duì)于檔案管理工作并不重視，對(duì)于檔案管理人員也不加以提升、缺乏關(guān)注，于是檔案管理人員也不注重自我提升，整體綜合素質(zhì)較低。企業(yè)的檔案管理也是一個(gè)連續(xù)性的較強(qiáng)的工作。企業(yè)的歷史一直是一脈相承的。但在當(dāng)前很多電力企業(yè)并沒有重視這一點(diǎn)，經(jīng)常更換檔案管理人員，導(dǎo)致有些資料在交接工作中被忽略、遺失。并且頻繁的人事調(diào)動(dòng)也不利于員工工作積極性的培養(yǎng)，到崗人員工作懈怠，使得信息化檔案管理難以很好地發(fā)展。

2.3檔案利用率不高

進(jìn)行檔案管理的目的在于日后的工作中可以更好地利用檔案內(nèi)容，而當(dāng)前電力企業(yè)對(duì)于檔案的利用率并不高，都是為了完成檔案管理而收集檔案，對(duì)檔案只是粗淺的存儲(chǔ)，缺乏深入的分析。導(dǎo)致在進(jìn)行信息化改革時(shí)出現(xiàn)問題。

2.4缺乏創(chuàng)新意識(shí)

在供電企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展中，大家慣性地受到傳統(tǒng)企業(yè)觀念的影響，認(rèn)為檔案管理工作是一項(xiàng)不必十分重視的工作，對(duì)檔案管理沒有正確的認(rèn)識(shí)。這就使得供電企業(yè)每年都將對(duì)公司的投入資金、人力、物力資源應(yīng)用到電力開發(fā)技術(shù)上，對(duì)檔案管理的投資十分有限，使得檔案管理信息化缺少資金支持；缺少設(shè)備支持；缺少專業(yè)技術(shù)人員支持。在長(zhǎng)此以往的發(fā)展中就使得工作模式被基本固定，在面臨改革時(shí)也難以激發(fā)出創(chuàng)新意識(shí)，缺少創(chuàng)新精神。

3. 供電企業(yè)檔案管理的改革方案

3.1有效實(shí)施檔案管理的規(guī)章制度

供電企業(yè)必須保證有全面的歷史檔案，讓企業(yè)從檔案中找到相關(guān)信息，并根據(jù)信息進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新。要做到這一點(diǎn)，必須讓基層領(lǐng)導(dǎo)改變觀念，放棄“檔案管理工作不重要”的觀點(diǎn)，把檔案管理工作放到與技術(shù)創(chuàng)新同等重要的位置，加大人力、物力、財(cái)力的投入，讓檔案管理部門有充足的人員，擺脫固有的工作模式，不斷創(chuàng)新。還要加大檔案管理規(guī)章制度的實(shí)施力度，建立崗位責(zé)任制，讓管理人員按照規(guī)章制度辦事，并定期參加企業(yè)的重要會(huì)議，匯報(bào)工作情況，幫助企業(yè)制定下一步的發(fā)展方向。

3.2提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

電力企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)的提升，組織工作人員進(jìn)行信息化知識(shí)的學(xué)習(xí)，參與相關(guān)培訓(xùn)，提升其技術(shù)能力，對(duì)其進(jìn)行企業(yè)文化熏陶，使其提升對(duì)自身工作的認(rèn)識(shí)，從而更好地投入到工作之中，積極主動(dòng)提升綜合素質(zhì)，促使信息化管理模式更好發(fā)展。

3.3提高檔案利用率

要想提高檔案利用率要從三個(gè)方面著手。首先，檔案管理部門要利用信息技術(shù)為企業(yè)員工提供新的檔案服務(wù)，讓員工可以通過企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)自行查詢自己所需要的檔案內(nèi)容。其次，要優(yōu)化信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。不斷完善檔案管理的線上查詢功能，提升檔案管理對(duì)全體員工工作順利進(jìn)行的意義。同時(shí)要完善反饋系統(tǒng)，對(duì)大家在查詢檔案中遇到的問題進(jìn)行整合，不斷改進(jìn)自身的工作。最后要對(duì)檔案信息進(jìn)行深入分析總結(jié)，為企業(yè)發(fā)展提供參考。

3.4提高創(chuàng)新意識(shí)

在信息化背景下，電力企業(yè)要進(jìn)行檔案管理模式改革必須要提高創(chuàng)新意識(shí)，站在信息化的角度去看待檔案管理工作。建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，設(shè)計(jì)新的檔案管理方式方法，建立新流程、新秩序。在信息化背景下，發(fā)揮創(chuàng)新意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化。

4.結(jié)語(yǔ)

綜上所述，供電企業(yè)檔案管理應(yīng)結(jié)合自身特點(diǎn)，培養(yǎng)檔案信息化專業(yè)人才，建立優(yōu)良的企業(yè)機(jī)制，不斷創(chuàng)新，建立符合供電企業(yè)信息化要求的檔案管理系統(tǒng)。使企業(yè)信息化工作能為企業(yè)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，充分展現(xiàn)檔案工作的重要性，實(shí)現(xiàn)檔案和檔案工作的價(jià)值。

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