信息網絡化時代的檔案管理

胡瑋

摘 要：隨著信息化時代的不斷發展，應用網絡技術、數據庫和多媒體技術是信息技術革命的標志，網絡技術的出現改變了傳統檔案的管理方式并提出挑戰。文章主要通過論述分析信息網絡環境下檔案管理工作發展的必然性，并分析信息網絡環境下檔案管理的工作措施，進一步探討檔案管理信息化的發展方向。

關鍵詞：網絡；信息時代；檔案管理

自20世紀90年代中后期以來，以互聯網和普適計算為背景的各種網絡化應用廣泛普及開來。檔案信息服務作為人類信息寶庫中的重要信息源之一，其網絡化應用服務的推廣將對社會發展具有積極和重要的意義。計算機、互聯網、通信、數據庫技術等發展到今天，檔案信息網絡化建設已基本可行，一方面是信息網絡的發展為建立高效的檔案管理信息網絡提供了一個強有力的平臺，另一方面是在國家相關部門大力支持下，已逐步形成了檔案管理的系統化、規范化標準，從而為檔案管理信息網絡的創建提供了基礎。

一、什么是檔案信息的網絡化

新世紀信息化時代互聯網絡技術、數據庫技術和多媒體技術的不斷發展，使傳統檔案信息管理方式受到了極大的挑戰。無處不在的泛在互聯網絡將各種各樣的計算機、多媒體掌上終端、智能手機、數據庫系統及各型各樣的感知設備聯接到了一起，它 對人們的工作和生活方式產生了深刻的影響，也將信息空間、物理空間和人類生活空間融合了起來。在這個融合的空間中，人們可以隨時隨地通過訪問某種設備來系統透明地獲得多種多樣的數字化信息服務：如音視頻檢索、在線電影點播、網絡游戲、旅游信息、城市地圖和交通出行指南等。而實現這些服務的關鍵就是要有相應的檔案信息網絡系統。事實上，互聯網絡的普及，在改變著社會生活的方方面面，其中對檔案管理所帶來的最大變化是：它將促使檔案管理事業從信息的數字化時代邁向信息的網絡化時代。由此使得以數字化為基礎的20世紀檔案管理工作模式得到跨越式的深化和發展，當然，也給網絡化下的檔案組織與管理活動帶來了新的壓力與挑戰。例如，原來的檔案管理是重管理、輕利用，等人上門查閱等，在新的形式下，檔案的收集、整理、查詢都將會在遠程實現，任何人在任何時間和任何地點，都可以通過網絡查閱到他所想知道的法律規定范圍內的檔案信息，此時檔案信息的上下載、檔案信息的組織都不再是面對面的，而是虛擬化的。原來的檔案管理是部門條塊分割的，今后不同部門、不同單位甚至于是不同國家的各類檔案都需要相互聯系，為用戶提供統一服務。因此在信息網絡環境下，檔案部門如何面對突如其來的變化、如何充分利用信息網

絡技術發展檔案事業、檔案建設和管理該如何做才能滿足這種需求呢等等，這些問題成為了新時期檔案管理發展必須解決的問題。

二、網絡環境下檔案管理工作措施分析

2.1 培養高素質的現代檔案管理人才

加強教育培訓工作，積極探索新的教育培訓模式。應結合實際情況開設短、中、長期培訓班，舉辦各種形式的檔案信息開發教育講座、研討會。同時，教育培訓的內容也要緊跟信息時代的需求，在課程開設上，在保證檔案專業主干課程的前提下。加強縮微攝影技術、光盤技術、多媒體技術、網絡技術和外語知識等教育，培養符合時代要求的高素質檔案信息管理人才。

2.2 加強檔案部門網上辦公先進設備的配置

現階段檔案部門設備比較落后，現代化程度不高。因此，我們要加強宣傳，爭取領導、社會的支持，加大對檔案事業的投入力度。再就是把檔案事業推向市場，讓檔案體現其經濟價值，把檔案信息作為一種特殊商品經營，不斷提高社會效益和經濟效益，總之要采取多種方式，來解決檔案資金的不足問題，以便檔案界配置先進的管理設備。

2.3 制訂相應的法律規范

根據網絡環境下檔案管理的特點，制訂相應的法律規范，從而在法律上明確檔案館對于社會檔案的所有權、使用權、監督權的關系，在保障檔案信息齊全完整的同時，保障檔案形成者及公民的合法權益，并合理規范及協調信息的超區域流通等問題。網絡環境下檔案服務的范圍，必須根據國家規定，經過鑒定、劃密等工作后，被確定為對社會開放的檔案。根據檔案工作的特殊性，網站中開放的檔案還應區分無條件利用和有條件利用兩部分。

2.4 建立網絡環境下檔案安全的制度屏障

在制度建設上，要健全檔案管理制度，確保規范運作。一方面，要詳細規定庫房管理、檔案借閱、保密、鑒定、銷毀等各種制度和要求；另一方面，細化檔案人員工作職責，包括檔案室職責、專職檔案員職責、兼職檔案員職責等，促使檔案管理人員按責行事。在具體操作上，要嚴格記錄，確保制度落實。在檔案管理過程中，嚴格記錄程序，將檔案的接收、借閱、復制、銷毀等過程和結果完整記錄在冊，詳細記錄檔案庫房的管理、檔案人員的培訓和考核、非檔案人員進入庫房的審批及進出時間等情況。

三、信息時代網絡檔案管理發展方向

3.1人事檔案管理的信息數字化。基于計算機技術的數字型檔案要求，信息時代的人事檔案管理向信息數字化方向發展。人事檔案管理的信息數字化發展有賴于數字化信息系統的建設，一是在擬定數字化信息系統的基本框架之上，選定人事檔案系統的應用軟件，制定檔案數據錄入規范；二是保障紙質檔案與數字檔案的相互協作配合，避免檔案數字化過程中信息不完整不真實的現象出現；三是注重后期制作的質量控制，應充分考慮滿足應用軟件的實時升級需要。

3.2人事檔案管理的信息網絡化。基于互聯網通信技術的網絡化要求，信息時代的人事檔案管理向信息網絡化方向發展。人事檔案管理的信息網絡化發展一方面必須充分統籌檔案保密特性，只對擁有檔案保管權力的部門賦予調閱權限，保障互聯網環境下的異地共享具備安全性。另一方面，人事檔案管理的信息網絡化離不開現代化的管理手段，因此管理者的信息素養顯得尤為重要，確保檔案管理者精通相關業務，具備熟練的軟件操作能力，是信息網絡化管理的必須。

3.3人事檔案管理的信息標準化。基于人才信息整合的統一標準要求，信息時代的人事檔案管理向信息標準化方向發展。人事檔案管理的信息標準化發展，一是要著眼于檔案信息的嚴肅性與準確性，嚴把信息審核關，力求人事檔案管理的規范操作。二是在必備的網絡基礎上，完善統一的硬件軟件設備要求。三是規范人事檔案信息服務，推動信息服務的標準化，比如信息檢索服務的標準化，除了信息輸出的快速準確以外，應保障服務程序符合相關法律與制度要求。

四、結語

當前國家在信息網絡化建設方面也業已提出要求，并以三網融合和感知中國等為核心正大力推進，網絡化發展已是大勢所趨，所以現在的問題不是檔案部門需不需要將檔案信息實現網絡化的問題，而是如何規劃和建設并實現網絡檔案管理和服務的哪些功能的問題，這種必然性是客觀存在且不可逆轉的。

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