人事檔案管理的特點(diǎn)及改進(jìn)措施

李榮莉

摘 要：人事檔案是人事信息的重要載體，人事檔案管理是檔案管理的重要組成部分，也是管理工作中的一項(xiàng)重要的任務(wù)。人事檔案管理是人力資源管理的基礎(chǔ)，一定要不斷改進(jìn)和完善人事檔案管理工作，最終實(shí)現(xiàn)管理工作的發(fā)展進(jìn)步。本文圍繞人事檔案管理，簡(jiǎn)要分析了當(dāng)前人事檔案管理工作中暴露出的一系列問題，并且針對(duì)這些問題提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施，旨為提升人事檔案管理工作的質(zhì)量提供參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；思考；對(duì)策

引言

人事檔案工作是個(gè)人職稱評(píng)定、職位晉升、表彰獎(jiǎng)勵(lì)和責(zé)任追究的重要依據(jù)，也是一個(gè)單位記錄發(fā)展變革、工作開展的有力證據(jù)。良好的人事檔案管理可以為今后的工作提供寶貴經(jīng)驗(yàn)。將人事檔案工作做到細(xì)致入微，更能激發(fā)單位廣大干部職工的工作積極性，促進(jìn)公平公正工作環(huán)境的形成，保障單位工作穩(wěn)步推進(jìn)。

1、進(jìn)行人事檔案管理面臨的問題與解決對(duì)策研究的意義

進(jìn)行人事檔案管理面臨的問題與解決對(duì)策研究，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)作用。首先，進(jìn)行人事檔案管理面臨的問題與解決對(duì)策研究，可以為人事工作的開展提供更加便捷的幫助，保證人事工作的順利進(jìn)行；其次，進(jìn)行人事檔案管理面臨的問題與解決對(duì)策研究，可以為目前的人事檔案管理工作中存在的問題，提供更加科學(xué)的解決方案；最后，進(jìn)行人事檔案管理面臨的問題與解決對(duì)策研究，可以使人事檔案管理工作得到更加科學(xué)的管理，這樣可以更好地符合時(shí)代發(fā)展的潮流，推動(dòng)人事檔案管理工作的科學(xué)開展。

2、人事檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展中的重要作用

2.1為事業(yè)單位提供更加準(zhǔn)確的人才信息

單位要想更好的發(fā)展，就需要對(duì)員工進(jìn)行合理的分配，讓其在本崗位上可以發(fā)揮出更多潛力，做到知人善用。要想做到這一點(diǎn)，我們就需全面了解每個(gè)人才的信息，這就突出了人事檔案管理的重要性。只有重視對(duì)人事檔案的管理，才可以為人才的選拔以及分配，提供科學(xué)的依據(jù)，提高人事管理的有效性。

2.2為事業(yè)單位的決策提供重要的依據(jù)

在實(shí)際的發(fā)展中我們發(fā)現(xiàn)，完善的人事檔案可為單位的決策提供重要的參考依據(jù)。例如對(duì)人才的聘用、對(duì)職務(wù)的晉升、對(duì)在職人員的考核等，都離不開人事檔案信息。我們通過人才具體的信息，全面的了解員工的能力，在哪方面具有優(yōu)勢(shì)，在哪方面又處于劣勢(shì)，以便有針對(duì)性的制定培訓(xùn)方案。同時(shí)，也可以檔案信息為基礎(chǔ)，對(duì)員工的薪酬進(jìn)行確定，對(duì)人員的素質(zhì)以及能力進(jìn)行考核等。總之人事檔案信息是單位決策的主要依據(jù)。

2.3對(duì)人力資源的配置進(jìn)行優(yōu)化

在實(shí)際的發(fā)展中，要想讓人與物相結(jié)合，我們就需要對(duì)人力資源的進(jìn)行合理的配置，提高人力資源的使用效率以及價(jià)值。這就突出了人事檔案的重要性，通過人事檔案我們可以實(shí)現(xiàn)人力資源信息的共享，進(jìn)而促進(jìn)人才的合理流動(dòng)，讓其處于最佳的崗位，實(shí)現(xiàn)人力資源的最優(yōu)化配置。

3、人事檔案管理現(xiàn)狀

我國(guó)的人事檔案管理有悠久歷史，殷商時(shí)期是人事檔案管理制度形成的萌芽時(shí)期，也為后期的檔案管理奠定了基礎(chǔ)。按照中國(guó) 1987 年形成的檔案法規(guī)定，對(duì)于國(guó)家規(guī)定的需要立卷歸檔的材料，各單位要按照歸檔要求將檔案材料向相關(guān)單位和工作人員進(jìn)行移交，使檔案進(jìn)行集中管理，任何人不得以任何理由對(duì)檔案材料進(jìn)行占據(jù)為已有。各級(jí)單位的檔案管理機(jī)關(guān)要建立檔案管理機(jī)構(gòu)，通過科學(xué)的管理制度對(duì)檔案進(jìn)行管理，以方便檔案的利用，同時(shí)要配備必要的設(shè)施來保證檔案的安全。檔案法規(guī)定，集體和個(gè)人的對(duì)國(guó)家有保存價(jià)值的人事檔案要進(jìn)行集中妥善保管。

4、人事檔案管理的對(duì)策與建議

4.1明確人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)

在組織人事部門成立人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)前，人事檔案管理一直由他們統(tǒng)一管理。隨著人事改革的不斷深入，特別是為了適應(yīng)人事制度改革和政府職能轉(zhuǎn)變，各級(jí)政府和組織部門成立的人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)，也將流動(dòng)人才的檔案委托或授權(quán)給他們來管理。無論人事檔案的管理權(quán)如何轉(zhuǎn)變，人事檔案管理始終具有公共服務(wù)性質(zhì)，屬公益類工作，政府應(yīng)維持其日常管理費(fèi)用。

4.2探索人事檔案管理新模式，實(shí)行集中與分散相結(jié)合的方式

人事檔案管理權(quán)上，應(yīng)明確所有社會(huì)組織都具有建立、收集和管理本單位職工人事檔案的權(quán)力和義務(wù)。在此基礎(chǔ)上探索和建立人事檔案管理新模式，實(shí)行集中與分散相結(jié)合的管理模式。機(jī)關(guān)人事檔案由組織部門統(tǒng)一管理；企事業(yè)單位和非公社會(huì)組織負(fù)責(zé)本組織內(nèi)職工的人事檔案的收集和管理。為了保障職工權(quán)益和各單位的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，在職工調(diào)離或退休后，其人事檔案由原單位保留若干年后再統(tǒng)一送交人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。職工個(gè)人就職或服務(wù)新單位后，再由新單位重新為其建立人事檔案。這樣既能保證人事檔案的完整性和連續(xù)性，同時(shí)不同單位間的人事檔案可以相互鑒證，也有利于維護(hù)人事檔案的真實(shí)性和權(quán)威性。

4.3努力提高人事檔案管理信息化水平

現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展日新月異，人事檔案管理引入信息技術(shù)手段勢(shì)在必行。人事檔案就相當(dāng)于人才信息資源庫，我們要加快人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，既方便利用者又提高人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。使人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的軌道。人事制度改革，不僅給人事檔案工作帶來了挑戰(zhàn)，同時(shí)也為其創(chuàng)新和改革提供了機(jī)遇。因此，我們要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，積極探索人事檔案管理新模式，尋求人事檔案管理新方法，要不斷完善人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，加快人事檔案管理信息化步伐。

4.4提高人員素質(zhì)

企事業(yè)單位干部而言，必須加速構(gòu)建檔案管理人才培養(yǎng)機(jī)制，重點(diǎn)挑選那些責(zé)任心強(qiáng)、踏實(shí)勤勞、工作嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ魅藛T，并指派黨員負(fù)責(zé)檔案管理監(jiān)督。管理人員素質(zhì)問題可以從兩方面來看：首先，企事業(yè)單位檔案人員應(yīng)改變傳統(tǒng)觀念，積極主動(dòng)參加各類培訓(xùn)學(xué)習(xí)再教育活動(dòng)，讓他們對(duì)檔案管理重視起來，同時(shí)借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理體制，學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，加強(qiáng)檔案鑒別能力，只有重視檔案管理工作才能發(fā)揮出應(yīng)有的管理效率。其次，針對(duì)專業(yè)檔案管理人員和非專業(yè)人員，確保他們的每日任務(wù)量，并依照職責(zé)、表現(xiàn)、態(tài)度等因素落實(shí)績(jī)效工資制度。此外，建立檔案管理激勵(lì)機(jī)制。因?yàn)槿耸聶n案管理工作崗位的特殊性，檔案管理人員相對(duì)其他行政管理人員而言，參評(píng)各類獎(jiǎng)項(xiàng)的機(jī)會(huì)較少。建議對(duì)于檔案管理人員，分別開設(shè)不同的管理獎(jiǎng)評(píng)活動(dòng)，給予優(yōu)秀員工物質(zhì)精神雙重獎(jiǎng)勵(lì)，消極怠工者依照規(guī)定處罰。

結(jié)束語

隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，個(gè)人信息肯定會(huì)得到更合理的存儲(chǔ)，信息的價(jià)值肯定也會(huì)得到更加合理的應(yīng)用。建立健全人事檔案管理制度，不斷完善檔案信息管理體系，就能為優(yōu)化人力資源配置、提高事業(yè)發(fā)展水平起到積極的推動(dòng)作用。總的來說，人事檔案管理體系的日益完善，對(duì)于社會(huì)各階層人員來說，都是有益無害的，使個(gè)人信息安全得到了保障，適度的信息公開能為人才就業(yè)提供適合的崗位，讓人才發(fā)揮專業(yè)技能價(jià)值，為社會(huì)主義的建設(shè)提供強(qiáng)大動(dòng)力。

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