基于“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的應(yīng)用型高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新的路徑

田甜

摘 要：本文首先分析了“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下學(xué)生檔案管理創(chuàng)新的必要性，能夠有助于簡化檔案整理程序，提高效率，增強檔案信息的共享性，有助于提高檔案信息查詢的便利性，接著從注重基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保障檔案管理創(chuàng)新等方面提出了基于“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的應(yīng)用型高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新的路徑。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+” 應(yīng)用型高校 檔案管理

中圖分類號：G648 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）07-000-01

對于應(yīng)用型高校來說，其人才培養(yǎng)特點鮮明，要求學(xué)生檔案管理能夠凸顯實踐導(dǎo)向，要把學(xué)生的實踐經(jīng)驗、頂崗實習(xí)等信息納入到檔案信息中去。在互聯(lián)網(wǎng)背景下，開展應(yīng)用型高校學(xué)生檔案管理就要注重工作效率方面的提升，還要關(guān)注學(xué)生信息數(shù)據(jù)的深入挖掘，確保檔案信息庫的有序性與科學(xué)性，為企業(yè)招聘人才提供精準服務(wù)。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下學(xué)生檔案管理創(chuàng)新的必要性

首先，有助于簡化檔案整理程序，提高效率。隨著企事業(yè)單位改革的不斷深入，各種保障制度也在逐步完善，對畢業(yè)生入職的檔案查看要求也隨之提高。由于學(xué)生檔案需要記錄很多內(nèi)容，入校、成績、得獎狀況、學(xué)籍表、一直畢業(yè)到單位入職的狀況都需要記錄在檔案中，其工作量非常大。而進行在互聯(lián)網(wǎng)時代進行檔案信息化建設(shè)，用預(yù)先設(shè)定好的路徑，管理人員通過互聯(lián)網(wǎng)進入信息系統(tǒng)入口就可以完成數(shù)據(jù)的記錄與傳遞，進而對系統(tǒng)中各項自動化的任務(wù)進行分析，簡化了學(xué)生檔案整理程序，提高了工作成效。

其次，增強檔案信息的共享性。學(xué)生畢業(yè)走向工作單位之后，工作單位要接收其檔案，檔案中的內(nèi)容對學(xué)生畢業(yè)的就業(yè)、任用、考核以及晉級等起到重要的作用。學(xué)生在學(xué)校期間的一些信息資料，學(xué)校要長期保存下來?；陂L期保存需求需要把檔案信息轉(zhuǎn)為數(shù)字化的形式，通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行聯(lián)結(jié)，組成系統(tǒng)化的檔案信息庫，具有復(fù)制性、便利性以及穩(wěn)定性的特點，也減少了傳統(tǒng)檔案管理中漏記、誤記等現(xiàn)象，實現(xiàn)精確查詢的目標，增強檔案信息的共享性，實現(xiàn)了檔案信息共享與在線服務(wù)。

再次，有助于提高檔案信息查詢的便利性。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，通過建立專門的學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)，不需要用戶專門安裝專用的軟件，通過瀏覽器就能使用檔案信息系統(tǒng)功能，操作起來相對比較簡單易行，為用戶查詢和瀏覽提供了方便。不管檔案管理人員在什么地點進行辦公，都可以通過服務(wù)器以及web等連接起來，找出準確的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)和信息，突破了檔案形成與查閱的時間與空間限制，改變了傳統(tǒng)檔案材料的生成、傳遞以及處理方式。通過檔案查詢系統(tǒng)還能夠把學(xué)生檔案的信息與檔案載體分離開來，運用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)把關(guān)鍵的信息共聯(lián)，這樣一來，信息的深度就得到了提升，提高了檔案信息查詢的便利性。

二、基于“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的應(yīng)用型高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新的路徑

1.注重基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保障檔案管理創(chuàng)新

在互聯(lián)網(wǎng)背景下，高校要加大資金的投入力度，讓檔案管理事業(yè)的發(fā)展更好的與信息化建設(shè)相適應(yīng)。學(xué)生檔案管理人員對檔案管理過程中的辦公信息化狀況進行認真的分析，積極優(yōu)化其中的關(guān)鍵流程，加大投入力度。其中，物質(zhì)的投入是重要的前提和基礎(chǔ)。要有專業(yè)的攝像機、計算機以及打印機、掃描儀等，這些現(xiàn)代化的管理設(shè)備是必備的設(shè)施，當(dāng)然還有滅火器、去濕器、濕度測試儀器、消毒殺蟲設(shè)備等，這是提高學(xué)生檔案資源信息化建設(shè)與開發(fā)利用的基礎(chǔ)。學(xué)生檔案管理部門對學(xué)生檔案管理過程中的具體狀況進行認真的分析，積極優(yōu)化其中的關(guān)鍵流程。做好學(xué)生檔案管理的宣傳與匯報工作，增加知識檢索、知識服務(wù)、知識創(chuàng)造和知識組織等，以便得到上級領(lǐng)導(dǎo)的支持與重視。通過建立一支高素質(zhì)、業(yè)務(wù)精良的工作團隊，在工作中樹立知識化、信息化系統(tǒng)理念。

2.加強信息化建設(shè)，實現(xiàn)管理軟件兼容

“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下，應(yīng)用型高校學(xué)生檔案建設(shè)應(yīng)立足信息化背景，信息化作業(yè)是學(xué)生檔案現(xiàn)代化管理的必然趨勢，也是提高檔案管理工作質(zhì)量的重要舉措。信息化管理是學(xué)生檔案的形成過程，而學(xué)生檔案又是信息化管理的成果。在學(xué)生檔案信息化管理過程中，構(gòu)建以人為本的用戶關(guān)系管理，針對學(xué)生、教師、用人單位等不同用戶，建立動態(tài)的鏈接列表，同時也出現(xiàn)了多種管理軟件；但是站在檔案管理工作的角度來說，新型的檔案管理軟件實現(xiàn)了管理內(nèi)容的信息化，但是還存在一些不足之處。因此，學(xué)生檔案現(xiàn)代化管理要跟辦公自動化融合為一體，把歸檔工作納入到檔案信息化系統(tǒng)中去，進行統(tǒng)一管理，避免形成環(huán)節(jié)與歸檔環(huán)節(jié)之間產(chǎn)生脫節(jié)行為。根據(jù)系統(tǒng)縱深化發(fā)展的需求，注重平臺化與智能化的發(fā)展。因此，要進行學(xué)生檔案管理創(chuàng)新就要注重軟件的兼容性。比如，在進行文件檔案資料分類存儲時，辦公室人員可利用信息管理系統(tǒng)、CAD/CAM 系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)以及ERP 系統(tǒng)等對管理軟件進行編程，并對文字類檔案和圖像類檔案進行自動識別，并儲存到相應(yīng)檔案信息庫中，從而提高軟件的兼容性。

3.強化系統(tǒng)控制，提高學(xué)生檔案管理的安全性

要提高學(xué)生檔案管理建設(shè)成效，就要結(jié)合應(yīng)用型高校的實際工作進展狀況，制定相應(yīng)的規(guī)范化的操作流程，運用系統(tǒng)化的工作管理模式，規(guī)范學(xué)生檔案管理的收集與整理工作，還包括信息的上傳、傳遞等，這些行為要逐步規(guī)范化，從而形成科學(xué)化、標準化的檔案管理模塊，提高學(xué)生檔案工作的水準，進而提升應(yīng)用型高校的綜合管理水準。首先，在學(xué)生檔案管理過程中，要對信息化系統(tǒng)的操作控制進行強化，這樣才能提高電子檔案信息的準確性，盡可能的減少信息差錯的出現(xiàn)。檔案管理人員要結(jié)合學(xué)生檔案管理工作實際，要求專業(yè)人員在信息化系統(tǒng)設(shè)計的時候制定相應(yīng)的操作規(guī)范，包括檔案管理系統(tǒng)操作的步驟與指令，提高系統(tǒng)的科學(xué)性。其次，要提高檔案管理中系統(tǒng)的安全性，要設(shè)定相應(yīng)的人員操作權(quán)限，用防火墻等形式來隔絕病毒，定期采用相應(yīng)的軟件來清理系統(tǒng)垃圾，為信息化建設(shè)提供良好的運營環(huán)境，避免未授權(quán)人員進入學(xué)生檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生不良行為的發(fā)生。再次，重視計算機上機操作與管理，要求工作人員按照制度來進行檔案數(shù)據(jù)的備份方案等工作。

4.順應(yīng)發(fā)展趨勢，提高檔案管理創(chuàng)新成效

縱觀傳統(tǒng)學(xué)生檔案管理模式，由于學(xué)生個人的閱歷在增加，技能競賽、企業(yè)實踐、頂崗實習(xí)經(jīng)歷增多，檔案信息也會逐步增多，紙質(zhì)檔案信息的重點性不突出。而在學(xué)生檔案管理中進行信息化建設(shè)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的局限性被打破，管理人員和查閱人員通過輸入相應(yīng)的關(guān)鍵詞就能找到相應(yīng)的檢索信息，檔案信息的重點性凸顯出來，有利于實現(xiàn)其價值。要實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)的有效應(yīng)用，就要提高管理人員的綜合素質(zhì)，這是重要的基礎(chǔ)和保障。在學(xué)生檔案管理中的進行創(chuàng)新的目的就是提高內(nèi)部管理成效，根據(jù)系統(tǒng)縱深化發(fā)展的需求，注重平臺化與智能化的發(fā)展。也就是說，平臺化就是在檔案管理過程中，建立協(xié)同化的信息共享平臺。而智能化就是除了系統(tǒng)自動化的基本功能，還要實現(xiàn)對學(xué)生檔案信息的分析、歸納與比較，把的“人”的因素體現(xiàn)到檔案信息系統(tǒng)中。要順應(yīng)學(xué)生檔案管理的發(fā)展趨勢，就要注重設(shè)計的人性化。結(jié)合國際化的檔案信息系統(tǒng)技術(shù)，方便使用和維護，融入知識管理理念，進而提高學(xué)生檔案的管理成效。

5.建立學(xué)生檔案建設(shè)工作協(xié)調(diào)和責(zé)任追究機制

應(yīng)用型高校要明確學(xué)生檔案的主管部門，制定行之有效的操作制度，針對學(xué)生檔案管理不同階段進行明確的劃分，確保各個環(huán)節(jié)的工作人員職責(zé)，避免互相“踢皮球”的現(xiàn)象出現(xiàn)。要進一步協(xié)調(diào)檔案檔案管理跟其他部門之間的合作關(guān)系，針對數(shù)字化資源建設(shè)出臺管理細則，提高高校師生對檔案管理信息化的認識。在確立了信息化建設(shè)的要求之后，就要規(guī)范學(xué)生檔案的錄入行為。對各個院校的輔導(dǎo)員、招生辦、就業(yè)辦以及校企合作管理辦公室、教務(wù)處等人員開展檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，讓他們明確檔案的規(guī)范化填寫標準。因為這跟學(xué)生的切身利益密切相關(guān)，學(xué)校管理者必須給予重視，對于沒有規(guī)范操作導(dǎo)致學(xué)生信息漏錄、錯錄的現(xiàn)象要追究相關(guān)人員的責(zé)任。

結(jié)論

綜上所述，在互聯(lián)網(wǎng)背景下，高校檔案管理部門要注重學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)，設(shè)立專職人員隊伍開展這項工作，統(tǒng)一學(xué)生檔案建設(shè)標準，從而為用人單位查詢學(xué)生信息提供幫助，也為學(xué)生職業(yè)生涯的發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

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