信息化執法模式下衛生監督業務檔案管理的思考

張穎 陳宏 張冬夏

【摘要】本文分析了當前衛生監督執法中的業務檔案管理現況，結合工作實際論述了基于信息化執法模式的衛生監督業務檔案管理對策，為衛生監督執法管理提供重要的有效依據。

【關鍵詞】信息化執法模式下；衛生監督業務；檔案管理；思考

各級衛生監督機構在進行衛生監督執法的過程中，需要做好原始工作記錄，可以對當時行政執法的合法性、公正性和公開性等進行真實且客觀的反映，而這一原始工作記錄即被稱之為衛生監督業務檔案，可作為衛生監督執法管理的重要依據，能夠為執法人員是否發生了違反禁止性規定或者義務性規定等行為而提供有效依據。而隨著信息化建設在衛生監督領域的發展與運用，信息化執法模式應運而生，其檔案管理也開展了信息化建設。

一、當前衛生監督執法中的業務檔案管理現況

在衛生監督機構中，業務檔案管理發揮著非常重要的作用。而衛生監督業務檔案涵括了行政審核和處罰案卷、衛生監督日常文書、衛生監督執法投訴舉辦以及各種檢測檢驗報告等多種內容，且衛生監督機構的執法人員數量較多，其人員材料來源較廣泛，導致衛生監督業務檔案管理工作的任務較繁重，管理人員的壓力較大。在實際的業務檔案管理工作中，存在著以下問題：

（一）管理意識薄弱，業務能力較低。檔案管理在衛生監督機構的業務中占據著基礎地位，且屬于后臺性的業務范疇。當前衛生監督機構偏向重視提高專業技術人員的業務能力，卻忽略了檔案部門管理人員的業務能力培訓。因此，一些管理人員不但缺乏較強的管理意識，其業務能力也比較低，業務知識面比較窄，無法及時更新相關業務知識，在信息化和數據化環境下，這部分管理人員很難掌握應有的技術、知識和管理要點，甚至在對檔案進行整理與歸檔時，缺少統一規范化的流程，再加上沒有實行專人負責制，業務檔案存在損壞或遺失嚴重的情況，不但難以做好信息化執法模式下的業務檔案管理工作，也直接影響了衛生監督業務檔案利用價值的發揮。

（二）執法工作與檔案管理工作的信息化不同步。雖然衛生監督機構在信息化執法模式下加強了平日業務執法的工作效率及水平，信息化程度非常高，但是相對的檔案管理卻存在信息化程度較低的問題，兩項息息相關的工作在信息化建設進程中卻呈現出不同步的問題，檔案管理工作的滯后性比較突出。這主要體現在以下幾點問題：1.檔案管理停留在收集實物檔案的層面，缺少紙質與電子文檔共存的雙軌制管理機制，即便部分衛生監督機構推行了電子文檔，但是許多辦公無紙化環境下產生的電子材料并沒有完全被納入歸檔范圍中。2.在衛生監督機構中推廣應用的信息系統與移動執法終端缺乏檔案模塊，無法實現衛生監督執法信息和相關檔案管理的同步更新。

二、基于信息化執法模式的檔案管理對策

（一）促進檔案管理人員的知識更新與業務能力提高。衛生監督機構應該定期為檔案管理人員開展培訓，擴大其專業知識面，使其增強自主知識更新的能力，并且掌握信息化執法背景下衛生監督業務檔案管理的相關技術、技能，以有效提高檔案管理人員的業務能力。在培訓內容方面，不僅要包括專業知識及技能培訓，還需要包括檔案法律法規等內容的培訓及指導，增強檔案管理人員對檔案的統一性、規范化和信息化管理意識。而要實現檔案管理的統一規范化，還需要衛生監督機構制定檔案管理的統一制度，即形成自上而下的規范化歸檔規范機制。另外，要將日常監督檔案納入綜合檔案室，為其建立完整的數據，從而利于日后的查閱與管理，同時也為檔案資料保管的長期性與完整性提供保障。

（二）增加檔案收集歸檔范圍。信息化執法模式適應了信息化時代下衛生監督執法工作的新要求，而其業務檔案管理也應該建立數字化檔案質量管理體系，以滿足時代的需要。在這個基礎上，可擴大衛生監督業務檔案的收集范圍，包括衛生審核、行政處罰、日常監督文書、衛生監督投訴舉報文件、各種衛生監督檢測檢驗報告等方面的檔案收集工作。另外，檔案部門的管理人員不但要做好紙質檔案歸檔工作，還需要全面整合信息化電子檔案與日常衛生監督過程的相關圖片、影像及錄音等資料，再將其綜合歸檔。

（三）落實檔案雙軌制，促進檔案資源共享。在衛生監督業務檔案管理的信息化進程中，檔案部門應該落實紙質與電子類檔案的雙軌制，促進檔案資源共享，提高檔案的有效利用率，從而為信息化衛生監督執法工作提供支持。在這個方面，可在計算機網絡系統中錄入衛生審核與執法相關檔案的查閱目錄，便于查閱者對目錄的快速查閱。衛生監督機構是一種比較復雜的醫療監管機構，應該為衛生監督人員的現場檢查執法工作提供足夠便利的條件。可為其配備移動執法設備，便于其隨時核實系統信息，查閱相關電子資源。另外，信息化執法模式下衛生監督業務檔案管理工作的安全性與保密性比較強，具有良好的信息安全保護功能。

三、結束語

總而言之，在信息化執法模式的創新應用背景下，衛生監督業務檔案管理工作需要采取有效措施克服其中依舊存在的問題，有效地發揮檔案管理工作的作用，為衛生監督執法工作提供基礎性的支持，并為衛生監督執法管理提供重要的有效依據。

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