電子文件一體化管理探索

【摘 要】 本文介紹了電子文件的概念與特點，闡釋了電子文檔生命周期理論，分析了電子文件一體化的管理模式：文檔一體化管理與傳統檔案管理的區別；實現文檔一體化管理的前提；電子文件一體化管理流程；電子文件一體化管理的目標。

【關鍵詞】 電子文件；文檔一體化；計算機技術

一、電子文件的概念與特點

隨著信息網絡技術的發展，電子文件這一術語越來越多地出現在職員工作中，對于它的定義是：“能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網上傳送的數字代碼序列。”在檔案行業中把電子文件定義為：“以數碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理并可在通信網絡上傳輸的文件。”

電子文件首先是滿足傳統意義上的有關“文件”的要素，其次必須是以計算機設備為基礎的，以二進制代碼的形式記錄在一定介質上的文件。這就強調了電子文件的內涵就是由計算機生成與處理的，計算機是電子文件賴以生存的基礎。

隨著電子文件的逐步發展，它的優越性也日益體現出來了。電子文件的產生不僅簡化了管理流程，實現了無紙化操作，而且節省了大量的物理存儲空間；電子信息系統的逐步完善使檢索、查找文件更加快捷、便利，有效地提高了工作效率。

電子文檔雖然是文檔的一種類型，卻有著與紙質文檔截然不同的特點：①對計算機系統的依賴性。電子文檔是計算機系統有效輸出的一種載體，是與計算機系統密不可分的。②電子文檔對軟硬件環境的依賴是電子文檔的致命弱點。③電子文檔的復制件不易識別，源于電子文檔信息的無損復制性。這一特性既為職員的工作帶來了方便，也為職員保護電子文檔的原始性、真實性提出了挑戰。

針對電子文件的不同特點和電子檔案管理的要求，整個歸檔管理流程較以前紙質文檔的歸檔流程發生了變化。對電子文件的歸檔、鑒定環節提前至編寫階段，并將鑒定環節貫穿于編制、處理、歸檔、遷移、利用等整個文檔生命周期。

二、電子文檔生命周期理論

電子文檔生命周期理論是在1997年提出的。當時的人們已經開始對電子文檔進行有效地管理和保護。在文檔產生之前，電子文檔的生命周期就已開始，也就是文檔的概念階段。“概念階段是指電子信息系統的設計、開發和安裝階段，在這一階段完成對機構內部信息流和信息處理的分析，以及對合適技術的挑選、獲取和安裝，并始終關注電子文件原始憑證和長期保存的各種問題”。之后，電子文檔產生并作為“文件”被“保管”起來。最后，對形成后的電子文檔進行技術維護和妥善管理直至被銷毀。“設計—形成—維護三段論”突出了對電子文檔“設計”和“形成”階段的管理，強調了對電子文件管理應實行超前控制。

三、電子文件一體化管理模式

1、文檔一體化管理與傳統檔案管理的區別

電子文檔一體化管理，是指在電子文件生成之初采取控制行動，以保證其歸檔質量，重視文件內容、生成者及其過程的聯系、目的、意圖、相互關系、職能和可靠性。

電子文件是伴隨計算機的應用而產生的，它有著許多不同于傳統文件的特點，傳統的檔案管理方法能為電子文件的檔案管理所借鑒，但電子文件檔案管理不能完全模仿傳統文件的管理，否則造成的損失是無法估量的。電子文件的特點使得其整個生命周期的全程管理與一體化管理顯得尤為重要。

文檔一體化管理在紙質檔案管理時期的表現形式只是檔案工作人員到文件形成部門去指導工作，以保證歸檔后的文件真實、完整。在電子文件管理中，計算機工作流程軟件管理逐步取代原來的人工文件管理中的人為選擇性，變得更加自動化、程序化。計算機軟件對電子文件的管理是對傳統檔案工作流程的根本性變革，帶來巨大便利的同時，也存在諸多不可控因素。再加上電子文件本身的脆弱性、時效性，產生文件過程中的一切活動都很可能會影響到文件的保存與長期利用。

2、實現文檔一體化管理的前提

制定嚴密的法規體系和各類相關管理標準，以保障對電子文件的前端實施有效的控制。在電子文件管理系統中，要將電子文件的各個方面進行有效控制，關鍵在于完善的法規體系。

要充分發揮電子文件管理的效果，必須制定相應的規范和標準，并使各類管理系統之間緊密銜接，實現數據共享。在電子文件管理活動中，文件形成者將直接參與文件的歸檔工作，檔案工作者比以往更需要得到文件形成者的幫助與支持，雙方的溝通必不可少，這就要求檔案工作者具有較高的綜合素質。管理電子文件離不開信息技術，掌握一定的計算機技術和網絡技術也是檔案工作者必要的能力。

3、電子文件一體化管理流程

電子文件一體化管理，明確了電子文件從生成→采集→傳送→鑒定→最終去向等各個階段的管理。生成階段無疑是電子文件管理的開始，它無論以哪種方式產生，為其命名都是必不可少的環節。電子文件的命名應遵從唯一性、概括性、關聯性和規范性的原則。命名的唯一性是為了保證文件檢索的高效和準確，也避免在存儲過程中，后來文件取代前期存儲的文件，造成文件的丟失。命名的概括性便于管理者能從文件名識別內容。通過文件名的關聯性可以辨析該文件的不同版本間的聯系。規范性是指文件名應采用約定俗成的通行的方式命名縮寫。

電子文件形成后，應由創建者或創建部門按照歸檔要求進行采集。電子文件的采集是指在文件保存系統中對文件進行登記、分類、添加元數據和存儲的過程。為防止信息損失和變動，采集工作應當由創建者或承辦者及時完成，因為只有他們最清楚電子文件的內容、價值以及與其他文件之間的關系，只有這樣才能保證電子文件的歸檔質量。

在各業務部門之間傳送流轉的電子文件，無論是通過電子郵件還是通過FTP等方式進行傳送，都應當支持已有的軟硬件設置，遵循相應的網絡協議和標準，與電子文件保存系統中的采集模塊實現無縫接入。最后由檔案部門會同文件形成部門對電子文件的保存價值進行鑒別、確定其保管期限，形成電子檔案，在檔案信息系統平臺上實現共享。

4、電子文件一體化管理的目標

電子文件的現行階段是信息丟失高發期，按照傳統的檔案管理模式，這一階段是由文件管理人員占主導，然而文件管理者對檔案管理的要求不是很了解，如果檔案人員等到電子文件送過來再進行鑒定、整理、統計等檔案流程，會丟失很多電子文件的相關信息。因此在解決電子文件歸檔問題上，檔案行業通用的做法是將電子文件的周期歸為設計、形成和維護三個階段；檔案人員應在保存文件和設計歸檔階段對電子文檔的歸檔進行指導。在電子文件生命周期中，設計階段無疑是具有決定性意義階段。歸檔所需的要素以及信息的采集等都應該事先在電子文件管理系統中預先設定。檔案人員全程參與電子文件的管理活動，是保證電子文件歸檔管理的必要前提。

電子文件的歸檔并且形成電子檔案的管理，現在看來雖已不是什么新鮮事物，但是專業的電子文件的檔案管理人員卻是奇缺的，對在職檔案人員有針對性的培訓尤為重要。在一定時間內傳統的檔案工作仍將占主導地位，與電子檔案工作并存的時間或將更長，不斷積累電子文件歸檔和管理的經驗，發揮兩種不同介質檔案的長處，總結歸納出科學的管理方法，保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存是檔案管理人員的目標。

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【作者簡介】

張云霞（1971.01-），江蘇南京人，任職于航天九院第十六研究所情報檔案處，研究方向：檔案管理.