談提升檔案管理有效性策略

唐建龍

摘 要：近些年隨著我國社會的快速發展，也使得人們對于檔案方面的需求也在逐漸加大，而隨著信息技術的快速更新迭代，也使得當家有效借助信息技術來不斷實現檔案管理高效化也越來越重要。當前需要針對檔案管理工作在開展中面對的機遇與挑戰進行分析，并且有效的針對當前在工作中存在的不足予以優化，進而使得新時期下的檔案管理工作更具實效性。

關鍵詞：檔案管理；有效性；策略

一、檔案管理的主要內容

傳統的檔案管理工作，主要就是對相關信息資源的接收、采集以及保存等工作，并且通過相應的檔案管理工作來提供附加的資源服務等。在新時期下，我們所提倡的是檔案管理信息化，也就是有效借助信息技術來不斷提升檔案管理的有效性。通過強化信息資源的分享過程，并且提升相關過程中的工作效率。新時期下，檔案管理工作主要就是從傳統的保管為主，到現代的分享、數字化管理為主的轉變。因此要想更好地做好互聯網時代下的檔案管理工作，不僅需要具備更新的理念，還應該對于檔案管理工作的內涵予以深入了解。

二、當下檔案管理存在的問題

在當下檔案管理工作的開展中，其中的檔案資源的保管有很多種形式，比如文字、聲音、圖像等內容，但是對著相關的檔案資源以各種形式體現卻沒有詳細的規定。因為檔案本身其存在較多的文字資料，如果缺乏統一的標準也會使得相關工作的開展較為混亂。同時對于檔案管理來說，信息化建設不僅僅是使用電腦進行辦公，更是通過信息技術來實現自動化檔案管理等工作。而要想實現真正的信息自動化，就應該借助相應的管理程序，但是實際的檔案管理系統缺乏統一的系統以及軟件，并且相關的系統也只有簡單的檔案歸類、查詢等工作無法適應檔案的實際使用。很多行業都與之進行融合來提升行業生產力，網絡資源的共享已經成為當前發展的一種主要趨勢，但是很多企業的檔案管理工作自身的革新卻相當緩慢，沒有形成真正意義上的共享，也僅僅是在檔案管理室的電腦中，這也在很大程度上降低了檔案資源的價值。檔案管理要始終結合當下的先進科學技術來開展，而人才是其中支撐性的因素，而實際的狀況是不容樂觀的，因此當下應當針對檔案管理人才缺失等問題予以具體的解決策略。

三、提升檔案管理有效性策略

（一）完善檔案管理制度

對于提升檔案管理科學化水平來說，制度體系是最為根本性的保障，因此首先應當在宏觀的角度來針對檔案管理的立法等規章制度予以完善，能夠實現整個檔案管理工作的規范化，并且能夠在當下制定更為嚴格的約束體系。從微觀的角度來說，需要各個單位能夠從根本上對檔案管理工作予以重視，因為其對于單位的發展是至關重要的，雖然其很多時候不能夠直接創造經濟價值，但是應該認識到其內涵價值，要能夠將檔案管理工作與相關部門的建設相結合，比如建立更為嚴格的業務考核制度、表彰獎勵、責任追究制度等來提升相關工作人員的積極性。能夠從根本上完善檔案管理的輸入與輸出相關工作。

（二）提升檔案管理人員素養

在新的形勢下，要能夠使用更加先進的技術來對檔案管理工作的開展予以支持，當前對于檔案管理的也提出了分工更加專業的需求，因此新的條件下對于工作人員也提出了更多的挑戰。檔案管理人員要能夠緊跟時代的發展而不斷提升自身的專業素養，不僅需要其擁有檔案方面的專業知識，還需要通過理論結合實踐，掌握信息技術等內容，自身也應該具備更強的專業情感以及責任意識，在工作的過程中能夠更有效地提升自身的價值。此外對于單位來說，也應該針對檔案管理人員進行組織培訓，加強其對于專業內容的學習與強化，在內部建設一支具有更強的自我學習能力的隊伍。

（三）實現檔案管理信息化建設

首先應該爭取在政策方面的支持，因為要明確檔案信息化本身就是一個一本萬利的項目，雖然對于初期的建設來說，需要較大的資金和人力進行投入，但是其在完成之后，能夠有效的提升檔案管理工作的效率。對于任何工作來說，理念都是行動的先導，只有樹立更加先進的理念才能將之作為行動的引導，要能夠重視開展相關工作的重要性，并且將理念傳達到相關領域的各個階層。進而方便對于整個工作進行統一的協調管理。檔案管理信息化建設需要有一套標準作為規范，就像日常的工作一樣，需要具備相應的制度予以監督實施。因此需要建設以及完善相應的標準管理規范，對于單位以及企業來說，應該在充分調研的基礎上，根據現有的規范，并且根據當下檔案管理信息化的標準予以完善和實施，或者是形成一個準體系，促進我國形成更加完善的標準。檔案管理還需要具備資源作為支撐，對于當前社會的快速發展來說，檔案資源可以說是非常重要的戰略性資源，因此要能夠針對其中的資源予以建設，比如建設對各個企業、單位相對接的檔案管理庫，通過完善當下的檔案館來實現檔案資源信息庫的統一。

四、結束語

當前隨著社會的發展，影響到檔案管理工作中的因素也越來越多。當下要能夠緊緊抓住信息技術快速發展為檔案管理工作帶來的優勢，同時也應該針對傳統的檔案管理工作中存在的不足予以重視，不斷重視在檔案管理工作中內部動力的創造，通過不斷提升檔案管理人員自身的素養，并且對工作改進來更好地增強檔案管理的有效性，進而為我國檔案管理質量的提升提供內生動力。

參考文獻：

[1] 試析檔案管理工作中存在的問題與應對策略[J].楊金紅，王姣云，徐莎.中國衛生產業.2017（19）.

[2] 提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].周雪眉.中小企業管理與科技（上旬刊）.2016（07）.

[3] 提高檔案管理科學化水平的路徑探討[J].張曉紅.辦公室業務.2016（07）.

[4] 試論新時期人力資源和社會保障局人事檔案管理的有效性[J].王雪瑩.西部皮革.2016（02）.

[5] 關于加強和完善電算化會計檔案管理工作的幾點思考[J].薛洪敏.才智.2014（16）.