淺析國有企業檔案管理的信息化建設

谷霞

摘 要：：隨著現代科學技術和互聯網技術的發展，檔案管理信息化建設成為時代進步的必然結果。本文主要探討了國有企業信息化建設的現狀和問題，為國有企業檔案管理信息化提出了建立完善管理系統、提高領導者對企業檔案信息化管理的重視程度和重視人才選拔和培養等有效對策。

關鍵詞：：國有企業；檔案管理；信息化建設

引 言

隨著科學技術和互聯網的發展，國有企業在日常業務中，會產生大量的電子文件和相關資料，如果這些重要的文件資料沒有被系統合理地保管，則會導致這些長期積累的資料無法發揮它們應有的作用。因此，將計算機技術與互聯網建立起系統的信息化管理系統顯得尤為重要，這樣才能為檔案管理建立起穩固的基礎。

一、國有企業檔案管理信息化建設是時代進步的必然結果

隨著互聯網和計算機的普及，電子化辦公軟件和管理系統已成為企業發展不可或缺的元素。目前，互聯網技術已應用到企業生產、經營和管理等各個層面。大量的文件、音頻和視頻等多種形式的電子資源，是企業日常生活的真實記錄和反映，是企業提高綜合競爭力、適應市場環境變化的重要保證。因此，只有將檔案管理與互聯網信息技術合理地融合起來，才能順應時代的發展，從而更有效地提高企業的綜合能力，以幫助企業更好地管理和發展。隨著時代的進程，企業管理信息化是必然的，因此，檔案管理信息化也是必然的。

二、國有企業檔案管理的現狀

（一）企業對文件資料信息管理的重視度較低

檔案信息化管理是一件復雜且需要投入大量資金和人力的工程。國有企業作為國民經濟的重要支柱，以盈利為首要目標，而檔案信息化建設屬于非盈利工程，它屬于企業信息管理的一種創新方式，不能給企業帶來較大的經濟利益，因此，較多的高層領導和管理者不愿意投入大量資金在這個非盈利的工程上。然而，檔案的合理管理是國有企業和諧穩固發展的重要保證，若管理者不重視該項工程，則可能會影響企業的發展和進步，從而使得企業被同類競爭者和市場所淘汰。

（二）傳統的檔案管理模式

我國的檔案管理模式一直沿用傳統的紙質形式，容易丟失、占地面積過大、需要花費大量經歷一直以來都是困擾人們的難題。隨著科技的進步和互聯網的發展，檔案的信息化建設完美地解決了這一大難題，因此，國有企業應當大力發展該項技術，這樣不僅能減少文件資料的丟失，也能提高文件資料的安全性。但由于檔案信息化建設較為復雜且進程較慢，所以目前大多數國有企業仍采用傳統的紙質檔案管理模式，并未開始檔案管理的信息化建設。總體而言，我國的檔案信息化建設還處于起步階段，處于相對落后的位置。

（三）電子檔案的安全性不高

隨著信息技術的發展，網絡安全成為一大談論熱點。各種資料丟失、系統被侵入、信息被盜竊都是較為常見的事情，而電子檔案資料是企業發展和管理的核心和重要資源，因此較多管理者較為謹慎，不愿選擇信息化的道路。如果企業投入大量資金于檔案的信息化建設中，卻因網絡安全問題而泄露公司的重要資源，則會給企業帶來嚴重的損失。

（四）缺乏高水平的檔案管理者

目前，我國國有企業信息管理團隊與檔案信息化管理人員的要求還存在較大的差距。首先，如今的檔案信息化管理者都是計算機方面的專業人員而非管理所需要的專業人才，其對檔案管理的專業知識還有所欠缺；其次，企業暫時還缺少培養相關人才的資金和時間；最后，目前大多數國有企業的檔案管理者普遍年齡較大，都是即將退休的老員工，因此，他們的綜合能力和素質不高，不能滿足現在的計算機技術和信息化的要求。

三、國有企業檔案信息化建設的有效對策

（一）建立完善、便利的檔案信息化管理系統

在大中型國有企業中，建立一個符合企業內部和諧穩步發展的檔案信息化管理系統是時代發展的必然結果，不順應時代發展必然會被社會和同類競爭者所淘汰。一個完善的檔案信息管理系統應具備多種文件儲存格式，支持目前普遍使用的各種辦公軟件。同時，紙質的文件資料應與電子版文檔銜接自然，做到雙重存檔，這樣更能提高文件資料的安全性。完善的檔案信息化管理系統便于各部門人員整理、查閱相關資料，也利用總部整理企業總體文檔信息。因此，完善的檔案管理系統不僅能提高檔案管理的保密性，也能提高企業內部運行的效率。

（二）提高高層領導者對企業檔案信息化管理的重視程度

檔案管理在企業管理中占據較為重要的地位，檔案信息化管理能提高高層管理者的辦公效率，增加其工作的便利性。及時了解檔案管理信息化的更新發展，跟進檔案信息化的進程，不斷完善企業內部的檔案信息化管理制度，培養員工的檔案管理意識和信息化意識，能夠提高企業對檔案管理的重視程度，也能營造一種良好的檔案信息化建設的氛圍。

（三）重視選拔和培養檔案信息化管理的人才

信息化管理人員是信息化建設進程的重要任務，其伴隨著信息化建設的全部過程。因此，企業應選拔出有足夠能力和決心的管理者和相關專業技術人員，并對其進行定期的培訓和檢驗，從而使得管理人員的專業技能與企業信息化建設的目標達到一致，提高檔案信息化建設的進程和效率。只有管理人員具備足夠的專業能力和較高的綜合能力，才能使檔案信息化建設進程得到重要保證，從而提高信息化建設的效率。

結束語

檔案管理對目前的國有企業而言，是時代發展的必然要求，是企業日常生活的真實記錄，是企業內部管理的重要保證。要使得企業檔案管理信息化建設進程快速發展，企業應當建立完善的檔案管理系統、提高企業管理者對信息化的重視程度和有效選拔和定期培訓相關的專業技術人員和信息化管理者。只有使得企業檔案管理信息化相關人員能力與企業信息化目標相一致，才能提高信息化建設的效率，從而使得國有企業檔案管理信息化得以順利、穩步的發展。

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