大數據背景下企業檔案管理信息化建設策略探討

吳亭燕

摘 要：本文主要對大數據背景下企業檔案管理信息化建設策略進行了探討研究。文章第一部分是引言部分。文章第二部分主要闡釋了大數據背景下企業檔案管理信息化建設的機遇，文章第三部分主要闡釋了大數據背景下企業檔案管理信息化建設的挑戰。文章第四部分對大數據背景下企業檔案管理信息化建設的策略進行了探討。

關鍵詞：大數據；檔案管理信息化；檔案信息資源

一、大數據背景下企業檔案管理信息化建設的機遇

（一）全面提供了各種各樣的檔案信息

在大數據背景下，企業檔案管理的信息渠道變得非常龐大和豐富。企業可以通過網絡信息數據平臺，盡可能地了解自身發展、競爭對手以及市場環境等各個方面的信息，為企業科學、有效地加強檔案信息的分析、整理與利用最大限度地提供非常可靠的數據信息資源。

（二）有效提供了各種社會化的檔案信息

在當前大數據的時代背景之下，企業和企業彼此之間的各種阻隔、障礙被逐步消除了，信息數據共享使得企業和市場、廣大消費者之間的聯系得到了前所未有的加強，企業和市場、廣大消費者之間的關系變得更為密切，這便為企業提供了很多富有動態化、社會化特點的檔案信息數據。

（三）實時提供了很多共享開放式的檔案信息

在企業檔案管理信息化建設的過程中，大數據為企業提供了大量的具有開放和共享特征的檔案信息數據，通過網絡數據技術平臺，使用者可以非?？旖?、便利地查詢和使用各個方面的檔案信息數據。

二、大數據背景下企業檔案管理信息化建設的挑戰

（一）大量的信息數據無法得到了很好地存儲

大數據背景之下，企業的檔案信息資源的數量呈現出幾何倍的增長態勢，這些檔案信息資源里面，不僅有企業內部的各種信息資源，而且還有很多來自社會上的信息資源，如此多的信息資源可以分成半結構化與非結構化兩種，但是存儲這些信息資源對于企業檔案管理提出的要求有些高，帶來了明顯的挑戰。

（二）多樣化的檔案信息很難得到科學地分析

大數據使得企業檔案信息分析的難度變得非常之大，企業過去用來分析檔案信息的工作模式和手段已經沒有辦法應對大數據背景下的要求了，如此一次企業在進行檔案管理信息化建設的時候，就要不斷探索出全新的適應大數據時代背景要求的檔案信息分析工作模式和手段，不斷提升企業對于浩如煙海檔案信息的深入挖掘與分析利用效率，一旦遭遇重要事件以便快速進行響應。

三、大數據背景下企業檔案管理信息化建設的策略探討

（一）牢固樹立大數據觀念，實現檔案管理信息化的統一規劃

企業應該牢固樹立大數據觀念，立足于企業的具體發展實際，構建一套和大數據背景要求以及企業發展需求有效契合的檔案管理信息化體系。無規矩不成方圓，因此，企業應該全面強化自身檔案管理信息化建設的統一規劃、統一規范和統一標準，在全面應用大數據技術的基礎上，有效實現數據挖掘、可視化分析、語義引擎以及預測性分析等，促使企業在檔案信息的采集、分析、加工、處理以及存儲各個環節都能夠做到有的放失。此外，企業還應該把將檔案管理信息化建設全面納入企業信息化建設當中，實現檔案管理信息化和企業日常業務運作流程以及辦公自動化等相結合，促使全員參與到企業的檔案管理信息化建設當中，加強相互之間的的銜接、協調與統一，認真做好企業檔案管理信息化系統的升級與維護管理工作。

（二）借助大數據對企業檔案管理信息化建設的軟硬件系統設置進行完善

企業檔案管理信息化建設應該全面、有效地應用大數據技術，對檔案管理信息化系統的各種各樣的功能進行完善，既包括檔案信息數據的維護、整理，還包括檔案信息數據的查閱、編研和鑒定，而且還要結合各種用戶的多元化需求進行開發、利用與拓展。另外，為了能夠有效加強企業檔案管理信息化系統的成本控制，所設置的軟硬件系統要方便進行移植，在系統能夠彼此兼容的情況之下，要努力保證檔案信息數據地順利傳輸和共享。在大數據背景之下，企業還應該保證檔案管理信息化系統的穩定和安全，應該嚴格遵循企業檔案信息資源的保密性與安全性要求，不斷對自身檔案管理信息化系統進行優化完善。

（三）全面打造一套十分嚴格的安全防護體系

為了最大限度地實現企業檔案檔案信息資源的安全，企業應該努力打造一套嚴格、完善的安全防護體系，并將其作為后盾。企業應該選擇和應用算法加密技術，嚴格保護企業的各種機密檔案信息資源，科學、合理地規定企業所有機密檔案信息資源的使用權限，健全企業機密檔案信息資源的識別機制與退出機制。另外，企業還應該不斷健全檔案信息資源的共享制度，科學加強檔案信息資源的分級管理，對檔案信息資源的傳播范圍進行明確。企業還應該努力實現自身檔案管理信息化系統日常運轉過程的全程監控與預估，對檔案信息資源可能發生的各種泄露風險第一時間予以有效防范。

（四）全面加強企業檔案管理信息化的制度建設

大數據的時代背景必然要求企業務必要認真做好自身檔案管理信息化的各方面制度建設工作。企業應該根據自身的具體實際特征，制定和出臺一系列的檔案管理信息化的制度，這些制度應該包括檔案信息資源數字化技工制度、檔案信息數據存儲傳輸制度以及檔案管理信息化系統日常運作制度等。從而為企業更好地應對大數據給檔案管理信息化建設帶領的挑戰，提供有力的制度保障。

結束語

總而言之，在大數據背景下，企業檔案管理信息化建設將面臨更為復雜的局面。企業應該結合自身發展實際，開展標準統一的規劃，科學、合理地利用各種大數據技術手段，構建和完善適合企業發展要求的檔案管理信息化系統，更好地為企業高效地進行各種檔案信息資源的管理服務，全面提升自身檔案管理信息化建設的能力和水平。

參考文獻：

[1] 周耿妹.大數據時代企業檔案管理信息化建設研究[J].廣東檔案.2016年05期

[2] 馮建平.對新時期檔案管理工作的幾點思考[J].大眾文藝.2015年07期

[3] 蔣曉婷.信息化背景下檔案管理工作對策研究芻議[J].經營管理者.2015年21期

[4] 宋軍.檔案管理信息化發展方向探析[J].黑龍江史志.2014年03期

[5] 李晶.新時期檔案管理信息化建設探析[J].黑龍江科學.2016年12期