淺談高校教學秘書工作

楊睿

教學秘書作為高校教學工作的執行者和監督者，是高校管理不可或缺的一部分。高校教學工作能否切實有力地開展，教學秘書發揮著重要作用。本人對教學秘書的工作職責和特點進行了總結，并對教學秘書隊伍存在的問題進行了分析，提出了相應的建議。

一、工作職責

（1）日常教學運行管理。教學秘書的基本工作是維持整個教學過程的正常運轉，確保每天的教學活動能按照課表和教學大綱正常有序地進行。從根據人才培養方案制定每學期的教學日歷，到安排上課教師，編排課表和征訂教材都是日常教學管理非常重要的環節，教學秘書日常教學常規工作按照每學期可形成一個循環管理。詳見下圖日常教學工作流程圖。每一個環節環環相扣，如在一個環節出錯，可能會導致下一個環節的工作無法正常開展。例如，在教材的征訂過程中，如果教學秘書與任課教師溝通有誤，發生教材征訂錯誤的情況，將會對即將開展的課程造成一定的影響。另外，與學生密切相關的考務工作，也是日常教學運行管理中非常重要的一環，期末考試、補考、重修考試以及教育部組織的計算機等級考試、英語等級考試的通過直接關系到學生能否順利畢業，因此，教學秘書在通知考務工作時也肩負著通知必達的重任。

（2）教學材料歸檔管理。由于教學秘書工作的繁雜性，在教學管理過程中會產生大量的材料，這需要教學秘書對各學期所產生的文件材料進行梳理和歸檔，以便于更好地保存材料和后續查閱。材料的歸檔可按照教學日常運行管理、學生學籍學習管理和教改課分為三類。教學日常運行過程中所積累的材料和文件，包括教學日歷、教學大綱、授課計劃、教學檢查記錄和總結、教師調停課申請及聽課記錄表等教學活動相關的材料，這些材料能真實地反映學院對學校布置的教學工作的執行情況，并為學院領導了解、監督和檢查教師的教學活動和總結教學工作提供一定的參考數據和參考信息[1]。學生學習相關的材料，其中包括學生學籍管理材料，學生名單、學生證書獲得情況、試卷、畢業論文等相關材料，這些材料既可反映學院的教學水平，也可作為教師教學工作的參考資料。課程改革、教學改革及教師帶領學生參加各類項目和競賽的材料可作為學院綜合教學水平的參考依據。

（3）溝通橋梁。教學秘書除了要管理好日常的教學活動和材料檔案外，同時也是連接領導與教師、教師與教師以及教師與學生之間的紐帶，起承上啟下、協調上下的作用[2]。教學秘書需要將學校和教務處等上級教學管理部門所下發的各項規定和通知即時、準確地傳達給學院領導、各個教研室、各位教師和全院學生，確保學院的教學工作能夠按照學校的要求有條不紊進行[3]。除了做到“上令下達”外，教學秘書還要做好“下情上報”的工作。教學秘書在傳達通知前應提前對通知的內容和要求進行熟悉和理解，以最簡單直接的方式告知教師和學生，對教師和學生提出的問題和意見進行整理，并梳理出需要反饋的信息給學院領導或學校教務處等上級教學管理部門，教學秘書對文件和通知的領悟程度將直接關系到通知傳達的效率和執行度。正是因為這個定位的特殊性，教學秘書既是組織者，也是管理者，同時也是服務者，兼顧多重身份，這也要求我們需要擁有更加嚴謹的工作態度以及更加高效的工作方式。

二、高校教學秘書的工作特點

（1）重復性。從文中所列的教學日常教學運行管理主要內容，不難發現教學秘書工作具有重復性的特點，每學期教學秘書的基本工作內容都是相同的。這也要求教學秘書能在重復工作中提煉工作重點，發現規律，提升工作效率，做到快、準、精。

（2）繁雜性。教學秘書的工作既涉及與教務處和學院領導的溝通，又與學生和教師密切相關。教學秘書要根據上述的基本工作內容，保證正常的教學工作，其繁雜性顯而易見。

（3）服務性。教學秘書的主要工作任務是服務教學，服務師生，在實際工作中需要輔助教學院長處理各項日常教學事務，安排學院教學工作的具體事宜，保證各項工作的落實，有效地運用溝通手段，協調各院之間、教師和學生之間的關系[4]。

三、教學秘書隊伍中存在的問題和建議

隨著高等教育事業的超常規發展和教育教學改革的深化，高校教學管理工作復雜性、專業性不斷增強[5]，教學秘書隊伍中存在的問題也日益凸顯。如教學秘書崗位得不到足夠重視，崗位人員的素質參差不齊、專業性不強；教學秘書幾乎沒有晉升空間，繁重的工作及不合理的利益分配導致教學秘書缺乏工作積極性；教學秘書在忙于工作的同時很少有空余時間能進行學習和研究，這不利于隊伍整體素質的提高。

為切實有效地解決教學秘書隊伍中的問題，高校應加強對教學秘書隊伍的思想教育工作，強化以德育人的理念，增強教學秘書的使命感和責任心；制定完善教學秘書培訓體系，只有不斷學習思考才能不斷進步，通過對教學秘書在思想、職業道德和素養、業務能力技能等方面進行系統培訓，有助于提高教學秘書的思想境界和業務水平，達到事半功倍的效果；建立完善相關的激勵政策，適當提高教學秘書待遇，在職稱評定、職務晉升等方面給予同教師同等的機會，充分調動教學秘書的工作積極主動性。

四、小結

教學秘書的工作滲透于教學管理的各個方面和環節，是高校教學管理水平的重要體現，高校理應在充分認識教學秘書工作的職責和特點的基礎上，正確看待教學秘書隊伍中存在的問題，積極采取相應的對策，結合學校實際發展情況建設好這支隊伍，充分發揮其在提高教學質量、服務師生、全面推進學校發展中的積極作用。

參考文獻：

[1]何 兢，張黎黎.高校教學秘書工作的一點思考[J].教育教學論壇，2017（20）：232-233.

[2]吳小川.做好高校教學秘書工作的幾點體會[J].文教資料，2008（24）：162-163.

[3]黃 蘭.提高高校教學秘書信息管理能力之我見[J].成都紡織高等?？茖W校學報，2010（2）：72-73，76.

[4]薛寶穎.對高校教學秘書工作的認識與思考[J].河北農業大學學報（農林教育版），2009（3）：316-319.

[5]柳靚南，尚慶為.關于高校教學秘書現狀的思考與建議[J].商業經濟，2010（13）：118-120.