基于智能化系統的我院藥庫管理工作實踐

董奇星 周以 楊自文 袁湘泉 楊暉 周伯庭

中圖分類號 R95 文獻標志碼 A 文章編號 1001-0408（2018）07-0886-05

DOI 10.6039/j.issn.1001-0408.2018.07.06

摘 要 目的：應用智能化系統以改變藥庫傳統工作模式，提升藥庫管理水平，提高藥庫工作效率和質量，為醫院藥庫管理信息化提供參考。方法：對比我院應用智能化藥庫管理系統前后藥庫工作模式、藥庫管理工作等方面的改變，以應用系統前后各12周內完成單項工作所花費的時間和發生的差錯次數為指標評價系統的應用效果。結果：我院通過運用互聯網+物聯網的條碼、射頻識別、電子標簽等各種技術的結合，建立了包括溫濕度管理、藥庫管理、供應鏈管理三大模塊的智能化藥庫管理系統。該系統的實施應用改進了藥庫工作模式和流程，并實現了對人員、供應商、冷鏈藥品及特殊藥品的強化管理。應用系統前，藥品上架、票據入庫、出庫發貨、盤點各單項工作每周平均耗時分別為（11.92±0.701）、（13.96±0.752）、（14.96±0.542）、（4.58±0.376） h，12周內發生差錯次數分別為10、8、9、2次；應用系統后各項工作每周平均耗時分別為（9.83±0.718）、（11.29±0.753）、（9.91±0.557）、（3.00±0.316） h（與應用系統前比較P均<0.05），12周內發生差錯次數分別為1、1、2、0次。結論：智能化藥庫管理系統的應用優化了我院藥庫工作流程，加強了藥庫管理，提高了藥庫工作效率和質量。

關鍵詞 智能化藥庫管理系統；信息化；工作流程；工作模式

ABSTRACT OBJECTIVE： To change traditional working mode of drug storehouse by applying intelligent system， improve drug storage management， improve work efficiency and quality of drug storehouse， and to provide reference for hospital drug storehouse information management. METHODS： The changes of drug storehouse working mode and management in our hospital were compared before and after the application of intelligent drug storehouse management system. The time taken to complete individual work and the times of error occurrence 12 weeks before and after the application of the system were adopted as indexes to evaluate the effects of the system. RESULTS： Through the combination of Internet+Internet of things bar code， radio frequency identification， electronic tags， etc.， intelligent drug storehouse management system， which included temperature and humidity management， drug storehouse management， supply chain management three modules， was established in our hospital. Its application improved the drug storehouse working mode and process， strengthened the drug storehouse management in respect of staff， supplier， cold chain drugs and special drugs. Before application， average weekly time-consuming of drug shelfing， bill warehousing， outgoing and deliverying and inventory were （11.92±0.701） h， （13.96±0.752） h， （14.96±0.542） h， （4.58±0.376） h； the times of errors within 12 weeks were 10， 8， 9， 2， respectively. After application of the system， average weekly time-consuming were （9.83±0.718） h，（11.29±0.753） h，（9.91±0.557） h，（3.00±0.316） h， respectively （vs. before application，all P<0.05）. The times of errors within 12 weeks were 1， 1， 2， 0. CONCLUSIONS： The application of intelligent drug storehouse management system optimizes workflow of drug storehouse in our hospital， strengthens the management of drug storehouse， and improves working efficiency and quality of the drug storehouse.

KEYWORDS Intelligent drug storehouse management system； Information； Workflow； Working mode

在藥品零加成、兩票制以及《中華人民共和國藥師法》立法的背景下，國家對醫療機構藥品管理要求越來越嚴格，如何科學、高效、經濟地管理藥庫顯得尤其重要[1]。在未智能化的藥庫管理工作中，供應商管理以手工為主、計算機為輔；醫院與配送企業無信息化溝通機制，容易造成信息孤島；驗收人員無輔助設備進行驗收提示，完全靠眼睛看和用筆去記錄；驗收完成后藥品上架時需要逐個查詢貨位或是依賴熟悉貨位的工作人員的記憶；藥品出庫時不能同時作業，需要依據出庫單逐條發放，并且還需根據藥品件裝量計算請領件數；對冷庫及陰涼庫的溫濕度監控無法實現主動預警，主要靠員工的定期巡檢才能實現；在采購訂單生成、藥品出入藥庫、盤點、發票錄入等環節多以紙質單據操作為主；每天消耗大量的時間和精力在藥品采購與院內物流操作上。為提高藥庫工作效率和質量，達到管理精細化和信息化的要求，利用計算機系統對藥庫進行智能管理顯得尤為重要[2-3]。

我院于2016年年初委托國藥控股湖南有限公司對醫院藥庫進行流程再造和管理升級，開發具有我院特色的智能化藥庫管理系統。系統于2017年1月完成并試行，在試行期間根據我院特殊管理要求與實際情況進行功能的個性化定制開發和調整，并不斷進行優化，使得智能化藥庫管理系統既具有通用性又具有個體性。2017年3月，我院智能化藥庫管理系統各功能模塊基本成熟，流程順暢，該系統在我院成功應用。筆者主要介紹我院應用智能化藥庫管理系統后對藥庫工作流程與管理模式的影響及改變，探討智能化管理在醫院藥庫管理中可實現的功能及借鑒意義。

1 系統組成

我院智能化藥庫管理系統基于藥品流通全過程管理，通過互聯網+物聯網的條碼、射頻識別（Radio frequency identification，RFID）、電子標簽和計算機等硬件設備的結合而建立，目前包括溫濕度管理、藥庫管理、供應鏈管理三大模塊，其中藥庫管理模塊主要有基礎資料管理、采購計劃管理、驗收管理、上架管理、手持機功能、出庫管理、票據核驗管理、盤點管理等子模塊等。智能化藥庫管理系統的主要構架見圖1。

我院應用智能化藥庫管理系統后，藥庫的具體工作模式發生了改變。應用系統前后工作模式比較見表1。

2 應用系統后工作流程

應用系統前，藥庫4項主要工作環節流程如下：（1）采購計劃流程。需要根據采購計劃單逐個在采購平臺上填報，供應商也只能通過采購平臺查看計劃情況。（2）入庫流程。核對計劃確認來貨票據與計劃一致，驗收確認來貨與來貨票據一致，查詢貨位上架，最后再依據有驗收記錄的隨貨同行聯手工輸入信息入庫。（3）出庫流程。根據藥房的藥品請領計劃打印出庫單，發藥人員和核對人員依據出庫單進行發藥和核對。（4）盤點流程。根據打印出來的盤點表，逐條進行盤點。

應用系統后，部分依靠手工的環節、耗費時間和精力較多的步驟以及容易出現差錯的細節等都得到了優化和改善，以下對應用系統后的工作流程進行概述。

2.1 采購計劃流程

醫院藥庫根據現有庫存與實際消耗量合理生成計劃單，再通過系統上傳至采購平臺并展示給各供應商詳細的采購計劃，供應商可以查詢各自的計劃單及明細，并且關聯顯示匹配信息，采購計劃導出之前必須要導入供應商藥品信息，并且與醫院藥品目錄進行匹配。具體的采購計劃流程見圖2。

通過系統產生采購計劃后，同時將醫院現有在庫的藥品批號、貨位、區域信息傳遞到供應鏈上，由供應商根據建議批號進行開票，避免醫院藥品在庫批號過多，確保批號管理執行到位。供應商根據采購計劃開票并上傳至供應鏈管理系統，系統自動與采購計劃進行差異匹配，確定數量、批號、效期是否合理。通過對采購計劃和供應商開票的管理可減少藥品庫存積壓，加強批次效期管理，加快流轉，減少資金占用，減少藥品資源浪費[4-5]。可見應用智能化藥庫管理系統后可使供應商能更準確、更及時地獲取醫院藥品采購計劃和要求。

2.2 藥庫入庫流程

通過手持掌上電腦（PDA）的功能可實現工號登錄 、掃描票據或藥品物流碼、選擇整零收貨類型等。倉儲管理系統（Warehouse management systems，WMS）功能實現操作：驗收前根據藥品在藥庫分區碼盤、碼盤裝車記錄和任務關聯查詢記錄；通過RFID或條碼技術將待上架的藥品和運輸工具綁定。驗收完成后，通過手持打印上架單，托車經過上架區時，通過RFID技術或掃描槍點亮電子顯示屏、區域指示燈、巷道指示燈、貨位電子標簽燈，待上架人員確認藥品信息、批號、數量等無誤后給電子標簽確認操作完成上架。

根據供應商在供應鏈平臺上傳的銷售記錄，通過轉碼（供應商上傳數據的明細唯一編號），核對藥品名稱、規格、單位、廠家、驗收數量等信息，完成掃描入庫。從供應商備貨裝車至醫院驗收入庫整個流程見圖3。

通過結合RFID、條碼、掃描槍和電子標簽等設備，實現貨位指示以及上架復核功能，同時支持多個作業區域同時入庫上架，使藥品快速準確地上架；掃描隨貨票據，系統自動錄入票據信息、上架信息、采購信息，實現票據快速入庫。

2.3 藥庫出庫流程

藥庫根據二級藥房的需求生成請領計劃出庫，藥房領藥人員根據出庫單核對藥庫所發藥品并入庫。智能化藥庫管理系統根據SAP（System applications and products）系統出庫單據生成揀貨記錄[6]，傳送信息后即可點亮此任務相關區域的指示燈及任務品種對應的電子標簽，發貨人員只需根據電子標簽提示的藥品信息、批號、數量（件數）進行揀貨，核對人員和藥房領藥人員再根據出庫單核驗所發藥品。常規藥品出庫時，出庫過程可實現無紙化調配，通過點亮路徑指示燈和電子標簽，并顯示任務品種信息，以便發貨人員快速準確揀貨，并自動生成出庫單，此單用于復核人員復核或二級藥房的入庫確認和上架指示。 SAP系統按照先進先出、近期先出的原則生成出庫單，再在電子標簽上顯示出庫單品種所對應的批號，以此來保證賬面上的批次效期與實物一致。詳細出庫流程見圖4。

利用電子標簽指示發藥的優勢在于發藥人員無需再拿著出庫單逐條查看并記錄發藥情況，解放了雙手；同時，發藥人員依據電子標簽、核對人員依據出庫單的出庫模式可以減少發藥差錯率，并實現了無紙化出庫。

2.4 盤點流程

先通過SAP系統生成盤點單并保存，SAP系統再將盤點數據發給智能化藥庫管理系統生成電子盤點單，電子標簽根據電子盤點單數據點亮標簽并在標簽上顯示此次盤點任務所對應的信息。工作人員分區域同時進行盤點，根據電子標簽顯示核對藥品信息、批次、數量準確后進行確認操作。盤點流程見圖5。

通過結合手持機、智能指示路徑、電子標簽，能夠做到無紙化藥品盤點，只需盤點實物與電子標簽所顯示信息是否一致。因此無需打印盤點單，且可實現多區域同時盤點，縮減盤點時間、提高效率。可見，這種盤點模式支持動態盤點，可縮短盤點周期，增加盤點頻次，及時發現賬物不符等問題，以盡快查找原因。

3 對藥庫管理方式的改變

3.1 人員管理

3.1.1 差錯記錄，責任到人 通過系統記錄日常工作中發生的差錯以及所綁定的工號對應的工作人員信息，管理人員通過系統可視化界面快速定位到對應的任務及工作人員進行查詢和取證，避免了出現問題后相互推卸責任的情況發生。并可通過系統差錯記錄功能展示出日常差錯類型，組織學習，以便在日后的工作中引起重視，避免再犯。

3.1.2 電子記錄，對人員工作質量進行考評 系統可完整地記錄每個任務作業過程中的關鍵時間信息、人員信息、任務內容及完成質量，因此可以通過該系統對藥庫工作質量進行考評，及時發現具體人員在具體工作中的疏忽或不良工作習慣，并對此總結，組內共同學習，不斷改進，提升整體工作質量。

3.1.3 工作量統計，績效管理 通過智能化藥庫管理系統對驗收、發貨等任務電子記錄，可隨時查詢統計個人工作量，并以此為基礎進行績效考核。管理人員可靈活設定各環節的關鍵績效指標值，由系統自動整理和分析在各個操作過程中采集到的信息，并生成績效考核報表，使績效考核變得更全面、標準、客觀、公正。這樣不僅實現了對監控人員操作和執行效率的全面監控，調動了工作人員的工作積極性，也使得績效考核變得輕松簡單和準確可靠。

3.1.4 輪科、實習人員管理 由于藥庫工作的特殊性和重要性，而在此崗位進行輪科和實習的周期一般較短，無法進行系統培訓，如果讓輪科人員和實習人員直接上崗作業，會導致出錯頻率高、降低藥庫的整體作業效率的現象發生。應用系統后，規范了工作流程，且操作簡單可靠，新人經過簡單培訓即可掌握作業規則，在指導下上崗作業，從而能更快地學習并掌握主要技能，熟練藥庫各項工作。

3.1.5 分工負責，靈活調度，團隊協作 實行分工負責制，除了日常排班的工作，每個工作人員都有各自負責的版塊，包括基礎資料管理維護、票據核驗、近效期與相對滯銷品種的退貨、溫濕度監控等。系統會對負責人定期提醒，以促進其落實完成所負責的任務。負責人休息時，替班人員可以查看某事件處理過程和狀態，可以繼續處理未完成事件，從而方便對人員進行有效調度，使空閑人員可登錄工號協助正在作業人員，系統支持多區域同時作業，工作效率得到提升。

3.2 供應商管理

3.2.1 證照管理 包括供應商資質管理（證照范圍、證照有效期）與商品的資質管理（范圍歸類），均能通過簡單操作得以實現有效管理。

3.2.2 供應商考核 系統主要通過以下指標對供應商進行考核：及時性（考核供應商采購計劃的配送及時性）、配送率（考核供應商采購計劃的品種配送率）、非整件藥品配送次數（考核供應商未按整件計劃配送原包裝整件藥品的次數）、效期（考核供應商配送品種的效期情況）、批號（考核供應商配送單個品種的批號數）。通過系統自動考核，可以促進供應商按時、按計劃、按要求配送，保證醫院藥品的供應和質量。

3.3 批號、效期、滯銷與退貨管理

為確保藥品質量安全，系統可根據2015年版《藥品經營管理質量規范認證證書》[7]和2011年版《三級綜合醫院評審標準實施細則》[8]要求對數據進行分析和管控，按藥品的先進先出、近效期先出的原則，實現藥品的批號、效期的精確管理，以保證藥品質量安全有效。通過系統限制來貨批次，使在庫總批次不超過3個。在驗收入庫、上架、出庫與盤點等多環節對批號雙重核對，嚴格執行批號管理，這也是保證賬面批次和實物批次一致的基礎。

將庫存中藥品有效期在半年以內的藥品定為近效期藥品，計算總庫存量/前90 d消耗量，該值大于1的為相對滯銷藥品。系統可根據在庫藥品的效期以及庫存、某一時間段消耗等數據自動生成近效期藥品報表、相對滯銷藥品報表，并通過系統警示相應的供應商，一旦庫存量達到所設置的臨界值，系統會向對應供應商發出退貨通知。通過此預警功能，可提前調度藥品，加快流轉，減少藥品資源的浪費和過期藥品的報廢[9]。

3.4 冷鏈管理

隨著國家對冷藏藥品、生物制品等藥品生產、流通環節監管力度的加強，冷鏈的全程監管作為對冷藏藥品、生物制品管理的重要內容之一，已成了藥庫管理工作的重要內容[10]。

為加強對藥品冷鏈全過程的監管能力，提高醫院核心競爭力，提高對客戶服務的水平和能力，系統中的溫濕度管理模塊對醫院藥品監控平臺在冷庫、藥庫、藥房、冰箱等環節進行方案設計，以保證相關負責人員能及時掌握各區域、藥庫、各藥房與冰箱的溫度、濕度數據。該系統的主要功能特點包括：集中統一管理分散的冷庫、冰柜及冰箱；實時監測、顯示及記錄設備溫濕度數據；對超過設定范圍的溫濕度實現實時本地及短信報警；對硬件故障以及區域斷電實現實時短信報警；系統支持24 h實時監控，可持續記錄。

因此，智能化藥庫管理系統的溫濕度管理模塊及時解決了醫院對冷鏈藥品管理落后的現狀，大幅提升了醫院冷鏈藥品的管理水平，通過對冷鏈藥品的全程溫濕度監控管理及追蹤，確保了藥品在整個醫院內部環節的安全、有效。

3.5 特殊藥品管理

特殊藥品的驗收入庫通過雙人登錄手持設備、雙人掃碼核對驗收，并可在后期某時迅速查詢每批藥品的驗收情況。特殊藥品的出庫追蹤通過手持機設備的掃描來完成，并精確管理到藥品批號、效期和每支藥品的電子監管碼，實現了智能出庫并實現了對最小單位支的管理。同時系統可生成在設定時間段內特殊藥品的出入庫詳單，方便對賬本的核對和實物的清點。

4 應用成效

智能化藥庫管理系統在我院成功應用后，改善了藥庫的管理，使藥庫的工作更加順暢到位，并達到了JCI（Joint commission international）管理要求。成效主要體現在近效期藥品、報廢品種的減少，藥品的儲存條件更有保障，賬物、賬賬相符度更高，勞動強度降低等。其中最直觀的成效就是提高了工作效率和質量，節省了工作時間，減少了差錯次數。

4.1 工作效率的提高

我院藥庫每天的工作內容與工作量均有差異，但因藥品消耗相對固定，每周入庫、出庫等相關固定任務的工作量相差不大。因此，筆者通過記錄每次用于藥品上架、票據入庫、出庫發貨、盤點的時間，得出每周某任務總耗時。統計2016年10月10日起連續12周（應用系統前）與2017年3月6日起連續12周（除去5月1號至7號）（應用系統后）每周（盤點6次）完成某單項任務所用時間，結果表明，應用智能化藥庫管理系統后顯著縮短了完成某單項任務的周耗時，提高了工作效率。試驗數據以x±s表示，組間均數比較采用方差分析和t檢驗，數據由SPSS 17.0統計軟件進行處理分析。應用系統前后單項任務每周平均耗時比較結果見表2。

4.2 工作質量的提升

為保證醫院準確、安全地使用質量可靠的藥品，藥庫建立了差錯登記制度。通過對差錯的詳細記錄，發現我院藥庫差錯類型主要包括上架差錯、票據入庫差錯、出庫發貨差錯、盤點差錯（上架差錯指藥品驗收完成后未能將所收藥品放置在對應的貨位或未根據批號、效期分垛碼放；票據入庫差錯指入庫信息與隨貨同行驗收票據信息不一致，包括藥品名稱、規格、廠家、批號、有效期、數量、單位、價格、金額、批號、有效期等；出庫發貨差錯指所發放的藥品與出庫信息不一致，包括藥品名稱、規格、廠家、批號、有效期、數量等；盤點差錯包括漏盤、錯盤）。

統計應用系統前后12周內發生的差錯類別和次數，結果，4項任務差錯次數分別為10、8、9、2次和1、1、2、0次（因統計的時間不夠長，發生差錯次數方差偏大，不宜進行統計學檢驗），表明應用系統后差錯總數減少。

5 討論

通過應用現代化技術實現藥庫管理的信息化和科學化，可實現藥品的集中配送、降低藥品庫存、提高藥庫工作效率[11]。我院應用智能化藥庫管理系統主要是專注于醫院藥品全流程管理，借助互聯網+物聯網的技術方式實現了從廠家、供應商到藥庫、藥房、病區、住院患者的全流程藥品流通管理，通過將手持、電子標簽、RFID射頻、條碼識別等技術應用于驗收入庫、藥房向藥庫請領、藥庫發藥、藥房配藥、調撥、退藥、盤點等流程，實現信息流、物流、票據流、資金流的統一管控。

應用智能化藥庫管理系統改善了原來醫院和藥品配送企業的無信息溝通或溝通不及時的情況，使配送企業能及時了解醫院采購計劃，醫院也能及時了解配送企業配送能力；加強了藥品的安全保障，建立冷鏈監控平臺，對所有藥品區進行無間斷24 h監管，支持本地聲光報警和短信報警；實現對藥品的商流、物流、資金流、信息流進行有效的綜合管理，能有效引導醫院建立更高效的供應鏈服務渠道，促進醫藥供應和流通模式向更加規范的方向發展，有助于降低醫院整體供應鏈成本。可見，智能化藥庫管理系統在我院的成功應用使藥庫管理升級以及流程優化，達到了提高效率、降低差錯率的目的，并有效實現庫存、成本、資金、人員等管理的科學規范。同時，此系統的應用加強了藥庫管理信息化，可使藥劑工作人員從每天消耗大量的時間和精力在藥品采購與物流操作上解脫出來，從事更有價值的藥事服務，提升醫院藥學服務水平。

參考文獻

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（收稿日期：2017-06-26 修回日期：2017-10-19）

（編輯：劉 萍）