人力資源檔案管理的信息化建設探討

詹少瓊

摘 要：單位長期引進人才以及人才流走的過程中產生了一系列的信息資源，對這些信息資源進行歸檔管理有利于單位更長遠、科學的發展。在信息化大數據時代浪潮之下，先進的檔案管理理念以及技術被運用到人力資源檔案管理領域當中。人資檔案管理要突破傳統模式的桎梏，并且融入信息化手段創新管理模式。基礎設施有待完善、信息化研發力度不高、檔案信息化管理工作缺乏有序性等諸多方面是目前人資檔案管理信息化構建中存在的短板，從而難以整合人事檔案優勢。筆者致力于有效合理的填補檔案信息化管理工作中的漏洞，著眼于提升工作人員綜合素質、加強相關技術研發等方面提出相關建議，以期對這一領域提供借鑒。

關鍵詞：信息化；人力資源；思考

一、現代人力資源檔案管理的信息化建設的作用

人資檔案在單位中的作用不言而喻，其是單位檔案事業良性運行的基礎。國際人力資源管理理論認為檔案本身也屬于單位生存并發展的基礎，而對其進行信息化建設則是數據信息時代的要求。這項建設主要具有以下作用：

（1）提高了檔案利用效率

在人力資源檔案管理中加入信息處理技術，站著科學的角度對人事檔案進行處理，可以將“死檔案”變廢為寶，確保單位健康發展。[1]運用信息手段處理人資檔案中的各項數據，與傳統人工紙質管理模式有著不可比擬的效率提升。傳統檔案管理模式只對人事資料進行簡單的處理、歸納、備案，利用率相對不高。但隨著信息管理技術的逐步引入，信息管理與檔案管理的結合得到了社會的廣泛認可，檔案利用率有了顯著提升。

（2）為單位甄選利用人才提供了指引

培養與選拔人才是單位賴以存在的必要保障，而進行人力資源檔案信息化建設則正好能做到這點，使得優秀血液源源不斷注入單位。信息化檔案管理能夠在數據上反映不同人才所擁有的潛在特質，以及判斷其是否具備勝任相關工作所需的專業技能和理論知識。

二、現代人力資源檔案管理信息化建設中存在的困境

（1）基礎信息設施有待完善

實現檔案信息在單位能有效共享和利用必須依托相應的信息網絡為實踐基礎，而多數單位在檔案管理信息化建設中存在著信息網絡基礎設施滯后的缺陷，其抑制了單位人力資源檔案信息合理轉化為有效信息共享。[2]雖然我國外部的信息網絡已經具有規模性、高效性，但是單位內部的人力資源檔案網絡前景十分堪憂，單位建立專屬內部局域網進行檔案管理的情形十分罕見。這一點在小規模企業中特別凸顯，由于小規模企業的資金投入小，所以網絡基礎設施建設普遍不發達。

（2）檔案管理信息化研發系統落后

人事檔案信息化管理都是以數字化形式存在的，不單單是對人事信息進行整合、提煉，還是對認識信息進行歸納、復制、利用，均要求信息環境程度良好以及計算機配置在網絡傳輸上具有高性能、高效率。筆者根據相關資料進行分析，雖然發達地區的少數單位研發了相關科學、高效的信息管理系統對人事檔案進行專門管理，但是由于財力、人力等客觀因素的限制，大多數單位使用自身開發的系統形成的檔案復雜紛繁。一方面，大部分單位的信息化處理系統老化程度高、技術落后，使用效果并不理想。另一方面，單位對信息化研發這一項目重視程度不高，人力、財力均投入較少。

（3）人力資源檔案管理人員與實際需求之間脫軌

人事檔案管理事業現在正處于一個信息技術的時代，但是，由于綜合素質高、專業能力強的檔案管理人員人才匱乏，人事檔案管理事業正出于發展滯后的局面。筆者研究相關資料后發現檔案管理人員整體素質不高以及人才匱乏的主要原因大體可以概括為兩個層面：1.在宏觀上，人事檔案管理的社會認知沒有上升到應有的高度，這一專業領域在社會大眾內心得不到較高的專業認同感。不僅使得單位人力資源檔案管理人員對自己的發展定位、職業定位、內心定位不夠清晰，也導致單位缺乏掌握信息專業技術的優秀檔案管理人才。2.在微觀上主要原因是自身計算機應用技術偏弱，導致檔案工作效率低下。

三、完善人力資源檔案管理信息化建設的建議

（1）完善基礎信息設施，建設人力資源檔案管理信息平臺

目前，大多數單位在辦公自動化方面得到了基本實現，因此要利用這一起點，將計算機技術和人資檔案管理高效、科學結合，將其轉換為可以直接使用的信息。同時，要加大對檔案管理信息化研發系統這一領域的資金投入和人力投入，建設人力資源檔案管理信息平臺，其中最為重要的是建設數據庫儲存系統，這個系統大致包括三個子數據庫：第一是知識庫，第二是人力資源檔案庫，第三是數據庫。這三個子數據庫分別承擔不同的人事信息分析。

（2）完善人力資源檔案管理人員培訓機制、職位晉升機制

首先，在培訓機制方面，主要是對檔案管理人員的計算機技術以及其他檔案整理專業技術進行培訓，幫助檔案管理人員獲取更多的知識。這種做法出發點是為了確保管理人員不會產生厭倦感，在單位內形成良好的學習氛圍。其次，不僅要開展崗前培訓，還要定期進行相關的考核和再培訓。[3]最后，在職位晉升機制方面，主要是針對在單位中知識淵博，頗具人事檔案管理經驗，對薪酬不太敏感的人事檔案管理人員。鼓勵該類人員挖掘自身潛力，創新管理模式是構建這種機制的目的所在。

結語

大數據時代，現代的企業、事業單位或者其他單位部門與傳統單位部門均有所區別，不論在檔案管理方法、單位文化、相關技術水平、社會體制方面都有其獨到的特質。而這些基礎條件的正好構建了人力資源檔案管理信息化探索的“橋梁”。同時，人力資源管理理論、信息數據技術與知識管理理論三者之間的有機融合，能夠為人力資源檔案管理信息化建設以及創新提供了更好的理論支撐。只有牢牢把握信息技術這一主線，才能使單位在激烈的市場競爭中多元、又好又快、長遠的發展。

參考文獻

[1] 魏玲，美國人力資源檔案管理啟示 [J].人才資源開發，2010（7）

[2] 靖敏杰，淺談人事檔案管理信息化建設 [J].華章，2012（35）

[3] 盧艷，基于人力資源管理信息化平臺的人事檔案管理信息化構建 [J].現代商業，2011（29）

（作者單位：廣州市南方人力資源評價中心有限公司）