企業檔案管理中避免重復歸檔策略淺議

王萌

【摘 要】文章圍繞企業檔案管理中如何采取對策減少重復歸檔問題，從檔案收集、檔案管理和檔案利用3個方面入手提出采取不同的策略來實現這一目標，并提出如何全面提升企業檔案工作水平。

【關鍵詞】檔案；重復歸檔；策略

【中圖分類號】F270.7 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2018）02-0283-02

由于原始資料來源廣泛，并且越來越多的工作需要各部門協作配合，常常出現同一資料多渠道接收、多部門交互使用的情況，一旦進入歸檔環節，則出現多部門重復提交同一檔案資料的問題。按照目前檔案歸檔“雙軌制”的要求，紙質文件和電子文件都需要妥善保管，重復歸檔會造成檔案庫房空間的浪費。由于重復歸檔造成同一文件出現多個版本，一旦其中一個版本出現缺損，會給檔案調閱人員造成一定困擾，使其無法判定該資料的真實面目。鑒于重復歸檔對檔案管理和利用造成的不良影響，企業應當采取一些策略避免重復歸檔，以提高檔案資料的準確性。

1 提高業務部門檔案收集意識，樹立大檔案觀念

1.1 業務部門檔案收集意識誤區

企業的業務部門是文件資料形成、使用和傳遞的基層環節，業務部門重復收集、提交文件資料是造成重復歸檔的重要原因之一。當前業務部門存在的普遍現象是以單獨業務的辦理為單元保存文件資料，比如審計部門對某項目進行了審計，因為是其自身產生的文件，所以將該項目審計報告作為部門文件留存在部門文檔中，并于年終歸入文書檔案，而項目管理部門根據項目建設檔案要求將項目審計報告歸入該項目獨立檔案中，待項目完成后便統一歸入科技檔案。如此一來，同一份審計報告在檔案中出現了兩次，雖然對業務部門自我利用而言比較方便，但是對其他部門查閱利用就容易出現困擾。這種現象的出現，根本原因在于業務部門雖然具有一定的檔案保管意識，但僅僅將檔案視為本部門業務工作的參考憑證，沒有看到檔案作為整個企業信息資源的重要價值。

1.2 樹立檔案全過程和大檔案意識的作用

為避免出現上述重復歸檔情況，業務部門首先應該樹立檔案全過程管理意識和大檔案意識。檔案全過程管理要求業務部門在業務辦理之初、文件資料產生之時就根據國家或企業相關規定確定其歸檔類目，由管理相應類目的業務部門負責歸檔工作，其他協作部門只負責向其提供文件資料，不單獨向檔案管理部門提交資料。比如，項目建設檔案的審計報告是項目檔案的組成部分，應由審計部門提供給項目管理部門，項目管理部門整理后將項目建設資料整體移交檔案管理部門，而審計部門不再單獨向檔案管理部門提交資料。這樣做可以將同一資料的出口控制在一個部門，避免出現重復提交檔案資料的情況。大檔案意識要求業務部門將自身的業務資料視為整個企業信息資源的有機組成部分，將其他部門的檔案資料作為自身業務參考的信息資源，各部門各業務要開放信息資源，使其可共享、可流動，杜絕那種認為歸檔工作沒必要、檔案留在自己身邊更有利于今后查考利用的錯誤觀念。如此一來，在進行業務參考時，即可隨時直接調取查閱對方的信息資源，不需要自己再去復制和留存一份，從而避免了部門重復歸檔，從源頭上杜絕了檔案的重復制作和提交。

業務部門應當將歸檔工作納入部門的考核獎懲體系，制定歸檔工作實施細則，根據歸檔工作的時效、質量等進行相應的獎懲，提高他們對檔案工作重要性的認識，調動檔案工作人員的積極性。

2. 明確檔案管理部門職責，互相協作統一管理

提高業務部門科學的歸檔意識，樹立檔案全過程管理意識和大檔案意識，能從源頭上避免重復歸檔。而作為檔案工作中樞機構的檔案管理部門，對避免重復歸檔具有決定性的作用。

2.1 檔案管理部門歸檔工作現狀

檔案管理部門在統一機構下根據檔案性質不同一般分為科技檔案、文書檔案、人事檔案和財務檔案等，在許多單位這些檔案由不同的人員負責管理，各自接收各自的資料，相互之間是否有重復并不清楚。由于不同類別檔案之間在歸檔范圍上有所重合，如果檔案各處室之間交流不暢，容易出現重復歸檔，比如某工程的批復文件，歸入文書檔案和科技檔案都有其合理性，因為文書檔案中的人事任免文件和財務文件是人事檔案和財務檔案中的重要組成部分。

2.2 檔案管理部門避免重復歸檔的相關對策

（1）規范歸檔范圍及整理要求。規范歸檔范圍及整理要求，使檔案整理有據可依，比如規定在資料歸屬有爭議的情況下，優先考慮按相關性進行歸檔，比如科研項目批復按照項目檔案管理規定應是項目科技檔案的一部分，故按其相關性的密切度優先歸入科技檔案。此外，考慮到要確保文書檔案的完整性，可將文件名列入文書檔案目錄，注明該文件歸入科技檔案某卷，這樣既避免了重復歸檔，又照顧了從不同檔案進行檢索的實際需要。

（2）規范檔案資料登記錄入。規范檔案資料登記錄入，統一檔案名稱格式，科學設定標識和關鍵字，利用信息化技術避免重復歸檔。檔案管理人員要本著認真負責的態度，仔細鑒別檔案資料的全部內容，對檔案內容進行概括命名，文書檔案的案卷名稱應準確概括本卷文件的主要制發機關、內容、文種，卷內目錄要完整填寫順序號、文號、責任者、提名、日期、頁號、備注，基建檔案案卷題名應包括單位或地區名稱、工程名稱、卷內材料內容及主要文種，科技檔案案卷則要準確填寫項目名稱、代字、代號及組件、附件、階段代號和名稱。每一件檔案資料都要設定關鍵字，如年代、類目（行政、黨群、經營、生產等）、項目名稱、階段等，一方面方便歸檔時將相關性密切的文件資料進行組卷，另一方面也為歸檔后的復檢提供便利。比如，檢索“某項目一標段”，則調出一標段全部資料，再查看關鍵字為“招標”的某幾個文件，如產生日期、頁號等，如果完全一致，則有可能該文件被重復歸檔，進而可查閱實際文件進行確認。通過上述方法，可有效避免多人合作整理同一項目資料可能出現的重復歸檔問題。

（3）規范資料接收機構和工作流程。規范資料接收機構，應縮小檔案接收部門，多渠道遞交資料，入口只設定一個檔案接收部門。這個唯一的檔案接收部門負責對收集資料進行甄別，根據歸檔范圍及整理要求，將資料分入對應的檔案門類進行歸檔，避免各種檔案各自為政、交叉作業。檔案接收部門應精簡工作流程，采用數字化技術將接收、審核、登記、錄入等環節集成操作，管理員通過對比數據庫內信息即可對資料是否留存、留存歸入去向等進行準確判斷，避免資料重復采集；要加強管理員業務培訓，確保錄入信息數據準確、工作流程上下環節銜接，同時，可利用圖文識別軟件等技術提高錄入速度和準確率。檔案接收部門還應根據企業現狀和國家相關標準要求，對檔案資料進行科學分類，并將分類以制度的形式固化下來，向整個企業推而廣之，使其成為全員共識，以此減少習慣思維的干擾。

檔案管理部門應當著力提高檔案工作人員的綜合業務素質，加強對他們的業務培訓，定期組織科技、文書、財務、人事等不同類型的檔案管理人員進行交流，也可定期輪崗，擴大檔案工作人員視野，鍛煉業務能力。組織工作人員提前主動進入工程科研項目收集檔案資料，全程參與項目管理過程，熟悉各類工程科研情況，督促項目兼職檔案員做好收集整理工作，培養專業化檔案管理隊伍。

3 重視檔案利用反饋，推動檔案資源共享利用

3.1 檔案資料的動態化現狀

檔案資料歸檔之后并不是完全固定下來，隨著時間的推移、人們認識的深入，不斷會有新的資料產生并要求歸檔，這中間存在一定的時間差，有可能造成重復歸檔。另外，某一類檔案如基建項目檔案一般要經過立項、設計、施工、竣工多個階段，文件資料形成周期長、涉及面廣，也容易出現重復歸檔現象。比如，某一項目的批復由項目組負責人開會帶回，為復印件，后交由檔案部門歸檔，兩年后項目竣工時，項目組從上級機關取得了批復原件并歸入科技檔案。顯然后者的原件比前者的復印件更具有權威性和保存價值，而兩份檔案資料相差兩年，重復歸檔一時之間難以發現。

3.2 業務部門反饋對優化檔案結構的作用

為避免上述這種情況，檔案管理部門可以采取前文所說的關鍵字檢索的方法，定期篩查重復檔案。而業務部門在查閱信息資料時，由于其業務工作的需要，必然對檔案內容作深入研讀，也就更加容易發現重復歸檔的問題。出于對檔案準確性的客觀要求，檔案查閱人必然不會放過重復歸檔問題，會通過反復比對等手段確定唯一的參考依據，實際上幫助檔案部門鑒定、剔除了重復的檔案資料。這種互相促進的效應需要得到高度重視并加強鼓勵和引導。檔案管理部門在檔案查詢利用環節應當設置查閱人反饋環節，且將反饋環節設置為必填項，督促查閱人反饋意見。對有價值的反饋內容應該進行獎勵，比如開放知識社區的閱讀權限、延長檔案借閱時間、提供編研資料參考等，或與部門考核獎懲體系掛鉤進行獎勵，調動業務部門和全員參與檔案建設的積極性。

為切實推動檔案管理部門和業務部門的互幫互助，檔案管理部門應加強與業務部門的工作聯系，想方設法為業務部門利用檔案提供方便的途徑和方式，確保其及時、準確、全面地查找到所需要的檔案資料。通過檔案信息檢索的標準化、規范化，實現檔案信息查詢的全面、準確和快速。以檔案信息資源為紐帶，構建檔案管理部門和業務部門之間協同聯動、分級授權、開放透明的檔案信息共享機制，更好地推動檔案資源共享利用，發揮其應有的寶貴價值。

參 考 文 獻

[1]姜之茂.檔案人員崗位培訓教程[M].北京：中國檔案出版社，2006.

[2]梁正銀.歸檔文件整理指南[M].武漢：湖北人民出版社，2003.

[3]郭傳玲.淺析設計單位科技檔案歸檔[J].山東電力高等專科學校學報，2012（6）：78-80.