論展館檔案工作的重要性

蘇洪明

摘 要：檔案是人類社會實踐活動的真實記錄，是黨和國家寶貴的歷史文化財富。這些具有查考憑證作用、依據作用和參考作用的檔案，是人們從事科研、生產等工作的必要條件和有力工具。為使我館的檔案更好地有效地利用和科學地保護，因此提出支持檔案信息化信息庫的建立，為各類機讀檔案編制檢索工具，制作全宗電子版的檔案這個觀點。

關鍵詞：鴉片戰爭展館；檔案；管理

一、檔案管理工作的重要性分析

檔案，指過去和現在的國家機構，社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等這些活動直接形成各種文字、聲像和圖表等不同形式，對國家和社會來說，是有保存價值的歷史記錄。

展館的檔案的主要職能工作是征集保管、展示教育、學術研究等，并圍繞這些工作展開作用，記錄了各項業務活動的真實歷史，還顯示出發展和服務社會的核心能力。隨著社會的知識經濟發展，展館的檔案在建設社會主義先進文化過程中發揮著越來越重要的作用。展館在社會中，對教育、學術研究都有著不可磨滅的貢獻，重視檔案的建設和管理，發揮展館的重要作用，提高其管理水平，并且讓展館里的信息資源得以豐富，為新組織目標的實現和在可持續發展競爭中保持競爭優勢至關重要。展館的檔案要努力實現向現實生產力的轉化，并服務人民群眾。要使展館成為社會上重要的文化資源，就必須將其檔案管理加強，這樣才能更好的為全社會提供檔案資源的利用。實現現代化檔案管理是展館工作所不可忽視的重要一環。如今，涌現的新領域檔案，社會的快速發展和對檔案信息化需求的變化，使檔案工作的“廣闊前景”得到拓展，展館管理者也要隨著這些變化而開創新的工作態度和科學發展觀，與時俱進，將現代科學的理論、方法與技術得到掌握和應用，按照一定的原則和要求對檔案進行科學管理，增強檔案工作在新時期的應變能力、競爭能力與宏觀調控能力，真正為社會的發展和改革事業提供有力的支持和保障。

二、檔案工作面臨的問題

（一）資料收集、分類、整理的問題

（1）資料收集。無論是檔案館、還是檔案室，資料收集都處于盲目狀態，憑領導或檔案人員的興趣愛好進行收集，結果造成資料不是臃腫蕪雜，就是寥寥無幾，影響了館、室藏的優化組合。（2）資料的分類和整理。從國家檔案局到地方各級檔案局，沒有一個統一的規定和要求，檔案人員只能想當然地對資料進行分類和整理，有的采用檔案分類法進行資料分類，有的憑空想象地進行分類，結果造成分類混亂，不夠科學，給管理工作帶來困難，也影響了統計和利用。（3）利用方法各自為政。利用方法要么過于簡單，甚至設有借閱手續，要么過于繁雜，影響了資料的開發利用。

（二）檔案專業人員缺乏的問題

檔案的重要性大家都有所共識，然而面對快速發展的經濟建設，較之其他立見成效的專業工作，檔案管理工作只在潛移默化中。正因為如此，各級領導對其扶植程度也不盡相同。

致使檔案管理工作相對薄弱，從事檔案管理工作的人員大多是兼職檔案管理人員，不具備專業的檔案管理知識，對檔案業務不熟練，檔案整理很不規范，造成檔案建設工作缺乏秩序。因此，要使檔案管理工作能與社會主義四個現代化建設相適應，與市場經濟接軌，為黨和國家各項工作服務，就要求檔案工作能迅速、準確、全面、系統地提供所需要的檔案材料。而以往傳統的管理方法和手段則無法滿足現代信息社會發展的需要，這就要運用科學管理的方法，采用現代化的手段，實現檔案管理現代化，才能提供全方位服務。

三、檔案信息的信息化管理

21世紀，人類社會的科技發展迅速，建設社會主義現代化也進入了新的階段。自從出現國內外社會要共享信息資源的要求，人們開始對信息有了新的認識，在知識社會中，比資產、能源更重要的就是信息資源，它們對整個社會的進步以及生產力發展有著愈來愈大的作用。

因此，我國想要發展社會主義市場經濟，就要實現現代化檔案管理，這對黨和國家事業而言是非常重要的組成部分。就本質方面而言，現代展館是社會教育機構，收集、利用和研究展館收藏的標本和文物，并組織成列在社會上傳播給公眾科學文化知識，是它的基本任務，進行簡易的概括，這個過程為獲取信息、研究信息再輸出信息。好的展館要有大容量信息的輸出能力。

（一）信息信息化管理目標

計算機技術和網絡技術的普及應用，令信息的處理變得更加方便靈活，豐富了檢索手段，不僅如此，檔案的管理工作目標也因為技術的發展開始發生了變化。檔案管理工作在計算機應用的初期階段確定目標為：將計算機技術靈活使用，完成各類檢索工具的編制，使檔案的信息化管理得以實現。檔案管理工作在不斷完善的計算機技術中，尤其是在網絡技術的應用上要確定的目標是：為檔案的信息化建立信息庫，將各類機讀檔案檢索工具進行編制，完成電子版全宗檔案的制作。

（二）信息的著錄

關于檔案的數據準備，檔案標引和著錄是關鍵，在應用電子計算機前期處理的工作中是至關重要的，是一項非常細致和艱難的工作。著錄標引工作要安排在前面，因為它的質量和數量會對計算機的管理系統的實用性有著直接影響，堅持標準化著錄標引工作中的著錄和標引，要用科學的方法辦事，打下檔案檢索與自動化的堅實基礎。靠信息分類令藏品的信息實現有序化，進一步實現信息共享和流通是遠遠不夠的，必須要信息著錄得到規范化。關于著錄項目，要全面地對外部聯系與藏品存在的方式、狀態有所反映，還要同時對信息的檢索與利用需求上進行考慮，為信息制定檢索語言和檢索工具，才能更好地在信息檢索中因為檢索語言的規范而實現了共享與流通。

（三）優化電子版全宗檔案

將檔案的檢索信息和原件數碼信息共同輸進計算機里，就是電子版全宗檔案，通過對各類計算機的程序進行編制，組合檔案的檢索信息和影像信息，實現查詢與瀏覽檔案的全部信息。電子版全宗檔案可以復制檔案的原件，它的檢索功能也很重要，讀者可以通過計算機查看檔案原貌，還可以通過計算機上面的各種檢索功能快捷地查詢到檔案信息。并且，電子版全宗檔案還能夠使檔案原件得到保護，是一種檔案原件的存放介質。

（四）建立檔案信息數據庫

為了使采集檔案信息的準確性得到保證，就必須讓檔案信息數據庫的標準以及基本形式得到快速確認。在數據庫的基本形式確認上，要對各全宗檔案中不同特點進行考慮，保留適當的可變空間，方便靈活處理各項數據。在計算機檔案的檢索系統上，根據有著不同特點的各全宗檔案來建立數據庫，從確定數據庫的結構到鏈接各數據的關系，從審校修改數據到集成處理數據，都需要計算機專業人員與檔案著錄人員緊密的合作，使正常建立和運作系統得到證。除此之外，計算機中藏品信息的管理還讓使用藏品和保藏矛盾得到了緩解，通過網絡對社會和展館進行溝通聯系，使展館的科學研究服務和教育等功能得到加強。