淺談如何做好企業內控體系中的合同管理

陳振桓

摘 要：合同管理是企業管理的重要環節，是降低企業法律風險，提高企業經濟效益的重要手段。本文著重探討企業如何合理運用內部控制理論，加強內部監督，規范合同管理，促進企業的事業不斷健康發展。

關鍵詞：企業；內控體系；合同管理

在當前經濟環境下，合同作為企業經濟往來的主要形式發揮著不可替代的重要作用，因此加強合同管理，控制合同風險，有效預防和降低經營管理風險，為規范企業行為，提高企業管理水平具有重要意義。

1 合同管理內控體系簡介

內控體系，是企業為了實現經營目標、保障正常的管理活動，基于防范風險為目的，所制定的一系列組織、調節、制約、監督的規章制度和方法。合同管理內控體系的建設是根據企業“費用中心、風險控制”的定位，設計與企業合同管理各項相關業務的管控接口，對企業合同管理過程中所涉及的主要業務進行梳理和規范，建立企業合同管理內部控制體系。

2 建設內控體系下的合同管理

合同管理內控體系的建設首先應遵循的原則：合法性原則、整體性原則、一貫性原則、經濟性原則、適用性原則、發展性原則和嚴密性原則。這就要求內控制度的建立充分考慮企業的實際情況，本著經濟、適用的原則，制定出既符合企業長期規劃，又確保企業短期目標的實現，同時內控制度還要內容規范、易于理解、靈活調整。

①確定企業合同管理內控體系的控制目標，規范合同管理行為，理順合同管理程序；保證簽約方主體資格與合同訂立程序、形式、內容等合法、合規；保證招標程序、形式、內容等合法、合規；有效監控招標過程和合同的履行、結算、變更或解除；及時識別和有效處理招標和合同違約風險；防范合同管理過程中的差錯與不當，維護雙方合法權益；擇優選擇供方或承包方；②評估風險。企業在發展過程中需要能夠建立有效的、可分析和辨認、管理的風險機制，對于經濟活動中各個階層面臨的相關風險加以管理和控制；③建立健全合同管理機構。首先，落實合同管理的機構、人員配備和人員培訓，建立合同歸口審查和分級管理制度，使合同管理逐步規范化、制度化；其次，明確合同業務部門和承辦人、合同審查部門和承辦人、合同批準機構和人員及合同歸檔部門和承辦人的職責、權限；④內部監督。重視企業效益與成本的原則，在進行合同管理控制工作時，需要實施相應的監督，并利用監督考核機制來對各種違規現象進行糾正。

3 合同管理環節的控制風險措施

3.1 合同準備

首先要做好簽約主體風險防控工作，保證簽約主體的和個性是合同有效成立的主要條件之一，簽約主體風險的一個結果就是合同被撤銷或者無效。

3.2 合同談判

合同談判要按照自愿、公平原則，磋商合同內容和條款，明確雙方的權利義務和責任。主要控制措施：①了解談判對手的情況，設計談判預案，將對方在談判中提出的條件盡量考慮全面，然后設計最高條件和最低限度，明確哪些條款不能讓步，哪些條款可作適當讓步，讓步到什么程度；②關注合同核心內容、條款和關鍵細節，具體包括承包內容和范圍的確認；技術要求、技術規范和技術方案；價格條款；合同款支付方式、工期或維修期、爭端的解決和其它有關改善合同條款的問題等；③對談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見形成書面文件并盡可能讓對方簽字蓋章確認，作為避免合同舞弊的重要手段和責任追究的依據。

3.3 訂立合同

合同在訂立之前，企業有關部門需要對其文本進行審查，文本審核作為合同簽署的主要環節，其風險包括是否違背國家相關法規和政策，主要合同條款是否存在較大的誤解或者錯誤，對工作人員的職業操守以及技能進行審查，并對意見或者建議是否被采納進行審查。

3.4 合同履行

企業應當遵循誠實信用原則嚴格履行合同。主要管控措施有：①對合同履行實施有效監控，強化對合同履行情況及效果的監察、分析和驗收，確保合同全面有效履行；②合同生效后，企業就質量、價款、履行地點等內容與合同對方沒有約定或者約定不明確的，可以協議補充，不能達成補充協議的，按照國家相關法律法規、合同有關條款或者交易習慣確定；③在合同履行過程中發現有失公平、條款有誤或對方有欺詐行為等情形，或因政策調整、市場變化等客觀因素，已經或可能導致企業利益受損，應當按規定程序及時向上級報告，并經雙方協商，按照規定權限和程序辦理合同變更或解除事宜。

3.5 合同歸檔

合同歸檔保管作為合同管理逐漸完善的主要工作環節，通過對合同資料的統計、編號、分類、借閱以及歸檔進行管理，保證合同資料達到完整性的要求，避免合同資料出現泄密、缺失以及濫用等現象。

4 結束語

合同作為現代企業履行相關權利義務、承擔獨立民事責任的主要資料依據，也是企業整個管理活動前端風險控制、管理的一種主要載體。企業要想保證合同管理工作在內控管理中發揮出更大的作用和價值，就需要運用相關理論來對合同進行控制和分析，并建立起相關的機制保障和制度體系，從而保證合同管理作用能夠實現更大的發揮。

參考文獻：

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