淺談傳媒行業銷售與收款循環內部控制制度

丁麗瑩

摘要：“內控強則企業強，內控弱則企業弱”，隨著社會經濟的發展，內部控制制度已成為現代企業制度的重要組成部分。為了適應和規范企業的發展，財政部、證監會、審計署、銀監會、保監會五部門于2010年發布了《企業內部控制配套指引》，連同2008年發布的《企業內部控制基本規范》，標志著我國企業內部控制規范體系基本建成。內部控制制度對于企業保證經營管理合法合規、資產安全、財務報告及相關信息真實完整、提高企業經營效率并最終實現企業發展戰略上有著非常重要的作用。銷售與收款循環作為內部控制的重要環節對于提高企業的經濟效益、保證資產安全完整、優化企業的資本結構、提升企業的競爭力等方面有著非常重要的現實意義。而有些傳媒企業在銷售與收款循環內部控制中由于缺乏對其重要性的認識，對于一些關鍵性的控制環節及關鍵控制點執行不到位，從而使銷售與收款循環內部控制在實際執行中存在一些問題。本文將對傳媒企業銷售與收款循環內部控制存在的問題及針對這些問題的解決方案進行相關探討。

關鍵詞：內部控制；銷售與收款循環；防范舞弊

十九大報告提出要推動文化事業和文化產業的發展，而傳媒業在整個文化產業中占有非常重要的地位，隨著互聯網和數字化技術的飛速發展，傳媒行業的競爭越來越激烈。對于傳媒企業來說，尤其是集團化的大型上市傳媒企業，加強銷售與收款循環的內部控制制度是十分必要的。銷售業務由于其重要性和風險控制環節多而成為傳媒企業管理中較難控制的領域，比如銷售定價和信用政策制定的是否恰當會直接影響企業創造利潤的能力，銷售業務的回款如果出現問題可能會導致企業資金流斷裂，情節嚴重的話甚至會導致企業因此而停產歇業。而銷售與收款循環業務控制的總體目標就是規范銷售與收款行為，防范銷售活動與收款過程中差錯和舞弊情況的發生。健全而有效的銷售與收款循環內部控制制度可以幫助企業減少壞賬、假賬的風險，有助于傳媒企業收入的穩定和可持續發展。

一、傳媒行業銷售與收款循環的現狀

就現階段實際情況而言，傳媒企業由于其自身的管控水平及能力，對于銷售與收款循環的內部控制還存在很多問題，主要體現在如下幾個方面：

（一）不相容職務未分離

不相容職務分離是企業內部控制活動的核心控制思想，會不同程度地應用在各主要業務環節。傳媒企業銷售與收款環節不相容職務相分離的主要內容包括：訂單的接受與信用額度的批準、合同的簽訂與審批、收款的審批與執行等職務相分離。在傳媒大部分企業中存在一人或一個部門身兼多職的現象，比如合同談判與簽訂合同的人員為同一人，銷售審批與賒銷政策審批由同一個部門同一人來負責執行。這其中的原因有企業人員配備不到位，沒有跟上企業發展的速度，也有企業出于成本的考慮等。

（二）信用管理機制不健全

建立信用管理機制對于應收賬款來說屬于事前控制，對有效保護銷售成果的實現具有積極作用，其可以從源頭上進行控制并減少形成壞賬損失的風險。在銷售與收款業務中，信用管理是風險控制的第一道防火墻。信用管理部門除了關注客戶實際履約情況外還更應該密切關注市場的變化，給予客戶信用等級和賒銷額度的評定也應是實時動態的。目前在有些傳媒企業中是沒有信用管理這個部門的，相應的職責是由銷售部門來履行的。而有些傳媒企業雖然建立了信用管理部門，但信用管理部門并未完全發揮其職能，比如沒有對客戶進行實時動態的信用評級，賒銷額度與客戶情況不匹配等。

（三）合同管理不規范

合同對于企業來說是非常重要的原始憑據，有些業務如果到了“對簿公堂”的地步，合同將是非常重要的直接證據，對于企業是否勝訴起著至關重要的作用。傳媒企業合同管理不規范主要體現在兩個方面：首先在合同訂立環節，有些傳媒企業合同在訂立時不規范或者有些業務不簽合同；另外傳媒企業在合同后續保管環節中存在一些問題，比如對合同保管沒有落實到具體的負責部門、人員離職交接不規范等。

（四）應收賬款管理薄弱

賒銷是企業在現代信用社會里實現銷售的最主要方式。有些傳媒企業在追求企業收入快速增長的同時卻忽視了對于應收賬款的管理，使得應收賬款整體管理薄弱。主要體現在如下三個方面：

1.應收賬款整體質量不高。對于信用政策執行不到位，一切為了擴大銷售收入而讓路，應收賬款占銷售收入的比重越來越大，周轉率也越來越低，賬齡越來越長。

2.有些傳媒企業在對應收賬款進行管理時并沒有責任明確到具體的個人，對于銷售人員的考核也沒有與應收賬款掛鉤。

3.應收賬款的會計信息系統控制薄弱。（1）公司未建立有效的應收賬款對賬制度，對于應收賬款催收不及時，尤其對長賬齡應收賬款不及時發出催告預警，丟掉了最后一道防線；（2）對于外部證據已確認無法收回的應收賬款，公司仍未及時進行壞賬核銷處理，虛列資產。

（五）應收票據未進行有效管理

隨著市場經濟和金融體制改革的不斷深化，票據逐漸成為企業重要的融資渠道，應收票據已成為企業之間銷售商品、提供勞務等結算的主要內容。企業之間由于賒銷業務而產生的應收票據問題也日益嚴峻。應收票據的風險主要是安全性和票據真偽以及票據到期不能承兌。

（六）缺乏切實可行的監督機制

在大型及上市傳媒企業由于監管制度的要求內部有審計部門的設置，但在大部分中小型傳媒企業往往是沒有審計部門的設置的，主要是有的公司沒有意識到審計部門的重要性，有的公司則是出于成本的考量而規定所有業務均有財務部門來把關，這樣的話財務部門自然而然地又充當了審計部門的角色。有些公司由于規模較小，往往可能也沒有外部審計。這樣就會出現企業內外部審計監督機制同時缺失。一個企業持續地健康運轉離不開監督機制，缺乏監管的公司，總能給一些圖謀不軌的人員找到作案的機會。

二、傳媒行業銷售與收款環節內部控制改進方案

（一）進行有效的職責分離

傳媒企業要想使銷售與收款循環內部控制達到良好的效果，在兼顧成本效益的基礎上，就必須對關鍵控制點有職務重疊關系的人進行有效的職務分離，達到相互牽制，使同一部門或者個人不得處理銷售與收款整個鏈條的業務，并明確相關人員各自的崗位職責、權限。

（二）建立健全信用管理機制

信用管理是銷售業務內部控制活動中不可或缺的內容。企業在建立健全信用機制時應當進行充分的市場調查，考慮行業競爭對手的情況，并結合企業自身制定相應的信用政策并對其進行管理。信用管理環節的關鍵控制點主要包括：

1.設立信用管理部門。傳媒企業應成立專門的信用管理部門，并保持其應有的獨立性。信用管理部門負責搜集主要客戶信息、建立客戶檔案、確定客戶信用等級及相應的賒銷限額和信用期限等并對客戶信用實施動態更新管理。簽訂銷售合同前，必須事先經過信用管理部門的調查和風險評估，銷售部門在與客戶洽談中提出的賒銷額必須獲得信用管理部門的審核并經主管領導審批通過，另信用管理部門在審批時應保持其應有的獨立性，嚴格把關，對于重大事項可以根據公司制度實行集體決策或者提請董事會。

2.對于客戶分類管理。信用管理部門對于客戶信用進行管理時可以分類別對客戶進行管理，比如可以把客戶分為境內客戶和境外客戶、老客戶和新客戶等，對于境外客戶和新客戶，應當建立更為嚴格的信用管理，比如對于新客戶給予信用期限的同時要求其提供相應的擔保措施。

（三）規范合同管理

1.訂立合同環節。確保所有業務必須簽訂合同，訂立合同合理保障企業合法權益和商業利益，必須做好以下三個關鍵控制點：

（1）所訂立的合同首先必須嚴格遵守《中華人民共和國合同法》的規定，金額重大的合同應當征求內部法務部或者外部法律、專家的意見。

（2）傳媒企業應當建立健全銷售合同訂立及審批管理制度。在合同訂立環節明確必須簽訂合同的范圍，根據業務類型對合同進行相應的歸集和分類，并制定本企業的格式合同，簽訂合同盡量按照本企業的格式合同進行簽訂。在合同審批環節根據本企業的實際情況建立相應的合同審批流程制度。在實際的審批過程中對于銷售價格、銷售折扣、信用期限、收款方式等應重點予以關注。

（3）所有與銷售有關的合同草案必須經審批同意后，方能授權有關人員與客戶簽訂正式的銷售合同。

2.合同后續管理。應由專門的部門負責合同及相關業務鏈條基礎信息的保管（比如：播放證明、客戶確認書等），對于人員離職健全相關交接手續以確保合同等相關基礎資料的保管是完整的，以避免導致應收賬款訴訟沒有相關原始憑證而無從追究責任。

（四）加強應收賬款管理

1.加強對賒銷業務管理。企業應制定切實可行的銷售政策和信用管理制度，嚴格批準賒銷業務，只有符合賒銷條件的客戶才能按規定程序辦理賒銷，并建立完整的賒銷備查登記。

2.加強對客戶的信息管理。企業應充分了解客戶的資信能力和財務狀況，對長期、大宗的客戶應建立包括信用額度使用情況在內的客戶信息資料，并對信用額度使用情況及時予以更新。

3.加強銷售隊伍建設與管理。銷售人員往往沖在第一線，對于企業銷售目標能否完成及完成的質量起著非常重要的作用，因此對于傳媒企業銷售隊伍的建設與管理就顯得至關重要。（1）企業對于銷售與收款業務的相關人員，應對其進行定期的專業知識培訓及職業道德培訓；（2）對銷售隊伍的建設和管理，還包括對銷售與收款業務的授權審批相分離制度、銷售與收款業務的責任連接和考核獎懲制度、銷售人員定期輪崗制度和經手的客戶債務交接制度等。

4.加強對應收賬款的會計監督。傳媒企業應加強應收賬款的會計監督：

（1）企業應建立定期對賬制度與催收制度。企業應定期以函證方式與客戶對賬，對賬工作可由不負責現金的出納和銷貨及應收賬款記賬的人員來負責，每月向客戶寄發對賬單，能促使客戶在發現余額不正確后及時作出說明；另企業應建立應收賬款賬齡分析制度，對于逾期未到款的客戶及時通知銷售人員予以催收，對于經催收仍未到賬的及時了解企業的情況，如有異常及時反饋給銷售部門并向決策機構報告，必要時可以由法務部門介入提請訴訟程序。

（2）加強應收賬款壞賬的核銷。客戶因宣告破產、死亡等原因而發生貨款無法支付的，如果經努力后確認某項貨款確實無法收回的，需獲取貨款無法收回的確鑿證據并履行內部審批程序后，由財務部及時進行相關會計處理。

（五）加強應收票據管理

1.加強應收票據登記保管制度。傳媒企業必須制定專門的應收票據管理制度，對于應收票據的收取、背書轉讓、提前貼現以及到期承兌進行嚴格的登記管理，以使應收票據的信息能得以及時、全面的反映，并對應收票據建立定期盤點制度。如若有匯票丟失的情況發生，應第一時間與業務員聯系并取得付款人的配合進行掛失并停止支付，并根據實際情況，追究相關人員的責任。

2.加強應收票據收取環節的審核。傳媒企業在應收票據的收取環節應切實加強如下幾個方面的審核：

（1）對于票據真偽的辨別：為了防范票據偽造、變造風險的發生，在收到票據時應首先根據客戶的信用度及票據金額的大小進行一個大致的判定，然后對于票面進行一個基本的審核（比如：票面是否清晰，蓋章是否清楚等），如遇金額重大或者首次合作的客戶則可以通過銀行電子查詢等專業方式進行鑒定。如果客戶能出具電子承兌匯票的話則首選電子承兌匯票，這樣的話可以避免人工審核無法識別出的偽造、變造票據風險的發生。

（2）對背書轉讓票據的審核：因有的票據背書會涉及到很多企業，故對客戶背書轉讓的票據要進行嚴格的審核，比如：票據中所有記載事項是否清晰、完整、背書是否連續等。對于票據在背書過程中產生的瑕疵（比如：有的企業背書蓋章不清晰、被背書人書寫不清楚或者有涂改等），必須要求客戶出具相關證明材料。對于客戶不予以配合出具證明的或者處理有困難的瑕疵票據堅決退回，不予以接收。

（六）建立切實可行的監督機制

1.建立并強化內部監督。對于有條件的傳媒企業應該設置獨立的內部審計部門，并直接對董事會負責。如果企業規模小，傳媒企業也應該在內部設置類似于“審計部”的部門，來行使審計部門的職責，這樣的話會有利于銷售與收款循環內部控制的不斷改進和完善。

2.加強銷售與收款循環的事前、事中、事后控制，對于可能存在的風險點及時控制并予以完善。各監督部門在實際執行業務的過程中應嚴格履行其監督職責并保持其應有的獨立性，否則的話就可能會造成監督形同虛設、企業的風險加大進而可能會給企業帶來損失。

3.常規審計與專項審計相結合。傳媒企業應定期進行內部審計，對于常規合同可以進行抽查，比如在一個會計年度結束時。另對于金額重大、影響力大的合同及相關業務進行專項審計。

4.開展并加強經濟責任審計和離任審計。經濟責任審計和離任審計主要是對銷售與收款業務相關的管理者進行的審計，它對于管理者經營業績及目標是否完成會有一個判定，并對于管理中出現的問題能及時予以發現，對于傳媒企業整體管理水平的提高、銷售與收款循環內部控制的加強都有很大的幫助。

5.內部審計報告與外部審計報告并重。內部審計報告和外部審計報告都從不同的側面反映了傳媒企業銷售與收款內部控制在設計及執行方面可能存在的問題，傳媒企業應對其予以重視，并對存在的問題及時采取措施，以提升傳媒企業內控的整體水平。

三、結語

傳媒企業制定銷售與收款內部控制制度時，要考慮不同環境、不同階段、不同執行者并根據本企業的實際情況制定切實可行的銷售與收款內部控制制度，在銷售與收款控制活動中，保障控制目標順利實現的關鍵在于建立控制制度后更要分析性地認真貫徹并執行，防止照搬硬套和流于形式。

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