新時代背景下如何做好初中檔案管理工作

李雄英

【摘 要】檔案管理員是當(dāng)前初中學(xué)校眾多職位中重要的一個職位，其主要職責(zé)包括檔案收集、保存、鑒定、統(tǒng)計、利用等多個方面。在保障學(xué)校教研以及學(xué)生管理等兩項活動正常運轉(zhuǎn)方面，發(fā)揮著不可替代的作用。那么，本文中我想從初中檔案管理員的角度談?wù)劗?dāng)前初中學(xué)校檔案管理方面存在的一些問題，并在新時期針對檔案管理方面提出一些可行的改革建議。

【關(guān)鍵詞】初中院校 檔案管理 探究

中圖分類號：G4 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2018.17.191

檔案管理對于絕大多數(shù)人來說是一項“遠(yuǎn)在天邊，也近在眼前”的職業(yè)。之所以說其遠(yuǎn)在天邊，是因為很多人在日常生活中雖然聽過檔案管理這類崗位名稱，但如果本身不從事檔案管理這一職業(yè)，絕大多數(shù)的人很難概括出檔案管理員需要擔(dān)負(fù)的責(zé)任和日常工作內(nèi)容和范圍。而又說檔案管理崗位“近在眼前”，則是因為檔案在我國現(xiàn)有的教育制度和社會體制下有著非同尋常意義。舉例來看，對于中國人來說，基本在接受教育之初就會形成一個檔案，而我們在未來工作、學(xué)習(xí)、生活中的不同節(jié)點，具有特殊標(biāo)記性的經(jīng)歷都會錄入檔案之中，人未來發(fā)展的過程中檔案會隨著我們?nèi)耸玛P(guān)系的變動而變動，也可以算作是個人履歷的象征，人生經(jīng)歷的記錄，尤其是學(xué)生階段檔案中記錄更加頻繁。當(dāng)然這里我們所要探討的檔案不是狹義上的個人經(jīng)歷檔案，而是在通過文字、圖表、音像等各種各樣的形式所留存下來的，帶有一定歷史意義的信息和內(nèi)容，從而為未來的文化發(fā)展活動奠定基礎(chǔ)，這一廣義的檔案定義基礎(chǔ)上，有針對性的探討學(xué)校教育過程中檔案管理的重要性。

對于學(xué)校教育來說的，檔案一般分為兩類：一類是學(xué)生檔案；一類是教研檔案。前者往往是針對學(xué)生管理而形成的檔案，包括學(xué)生的個人信息統(tǒng)計，學(xué)生的學(xué)習(xí)情況匯總等；而后者則是以保存具有教學(xué)、教研價值的學(xué)科內(nèi)容為主，從而為日常教學(xué)提供充足的信息資源，為教師不斷地進(jìn)行科研，豐富學(xué)科教學(xué)內(nèi)容和提升教學(xué)技能積蓄力量，實現(xiàn)一代又一代的教學(xué)內(nèi)容和模式上的創(chuàng)新，進(jìn)而實現(xiàn)教學(xué)效果的步步高升。所以針對這兩類檔案管理來看，我們能夠清楚的定義檔案管理這一崗位的職責(zé)：即進(jìn)行檔案的收集、整理、保管、轉(zhuǎn)調(diào)、鑒定、提供利用等一系列活動，從而為學(xué)校、學(xué)生、教師等群體提供盡可能詳細(xì)，且具有權(quán)威性、可信性的信息服務(wù)。而新時期，隨著學(xué)校教育體制和人才培養(yǎng)模式的改革，對檔案管理工作也提出了新的要求，這就要求身處檔案管理崗位的我們擔(dān)負(fù)起更高質(zhì)量的檔案管理工作，將自身的素養(yǎng)與專業(yè)性融入日常工作中，做好以上所列出的所有檔案管理工作。那么本文中，我就以初中學(xué)校檔案管理工作為例，談?wù)劗?dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀以及改革建議。

一、明確檔案管理的重要性和必要性

對于檔案來說，不論是個人檔案還是資料類的檔案，如非需要，一般不會交到個人手中。所以對于檔案很多人持懷疑甚至是不認(rèn)同的態(tài)度，尤其是個人檔案會被認(rèn)為是多此一舉，甚至是舉例和國外的制度進(jìn)行對比。對此情況在我看來，國情不同必然會導(dǎo)致制度的不同，所以檔案的存在一定會有其價值和意義。所以要想做好檔案管理工作，我們必須從心理上認(rèn)可檔案管理的價值和意義，進(jìn)而在工作過程中不斷發(fā)現(xiàn)問題，并積極解決問題。

首先，對于檔案管理員來說，我們要明確檔案對于學(xué)校學(xué)生管理和學(xué)校教育科研的意義所在。一方面對于學(xué)生管理來說，學(xué)生進(jìn)入學(xué)校，學(xué)校就要保證學(xué)生的學(xué)習(xí)和安全，而檔案中通常會采集學(xué)生的個人信息，通過整理和分類可以對學(xué)生的家庭和學(xué)習(xí)情況一目了然，從而為未來學(xué)生教育以及家校共育方面提供便利。而另一方面，從教育科研的角度來看，檔案的存在實現(xiàn)了對于教學(xué)精華和高質(zhì)量信息的記載與傳承，從而有利于一代代的教師承接前人成果，并持續(xù)的進(jìn)行教學(xué)內(nèi)容和方法創(chuàng)新。

其次，作為檔案管理人員我們要明確自身肩負(fù)的責(zé)任。因為檔案管理最終目的就是踐行“以人為本”的素質(zhì)教育教學(xué)理念，從而切合學(xué)校教書育人的辦學(xué)初衷。所以，作為檔案管理員，做好檔案的收集、整理、保管等一系列的工作，也是對于培養(yǎng)人才的一種支持。總之，作為檔案管理員，我們要先從心理上明確并認(rèn)同檔案管理的必要性，才能在工作過程中積極進(jìn)取，為接下來剖析問題，并實現(xiàn)管理改革做好準(zhǔn)備。

二、“學(xué)生為本”，做好教學(xué)引導(dǎo)工作

新時期伴隨著教學(xué)體制等多方面的改革，在檔案管理等各方面也提出了新的要求，因此也就暴露出了一部分問題，這就需要我們在工作過程中認(rèn)清當(dāng)前工作現(xiàn)狀，找出問題，分析問題。

首先，在檔案管理方面，信息收集、整理、保存、利用等一系列環(huán)節(jié)都是依賴檔案管理員進(jìn)行的，所以人才的儲備尤為重要，但當(dāng)前我國的檔案管理人才專業(yè)起步較晚，所以高素質(zhì)、專業(yè)性人才培養(yǎng)量少，缺口大，同時即使是已經(jīng)入職的檔案管理人員，也呈現(xiàn)出質(zhì)量上的良莠不齊，這就容易拉低日常學(xué)生管理和教學(xué)教研方面的總體效率，最終反饋到學(xué)生身上就是教學(xué)效果不理想。

其次，當(dāng)前學(xué)校檔案管理方面制度建設(shè)不足，管理形式向相對落后，且信息化、數(shù)字化水平較低。我國專業(yè)性檔案管理人才的缺失以及檔案管理人員素質(zhì)的良莠不齊，勢必會導(dǎo)致制度建設(shè)方面出現(xiàn)漏洞，管理模式方面墨守成規(guī)，進(jìn)而導(dǎo)致檔案缺失、更新滯后等情況，并且檔案多是紙質(zhì)形式，電子化、信息化轉(zhuǎn)化效率低。

三、做好檔案管理制度和模式改革，加強人才建設(shè)

找到問題的下一步就是解決問題，所以在明確問題之后，我們就要針對問題進(jìn)行具體分析，進(jìn)而解決問題。首先，學(xué)校檔案管理員的職責(zé)明確，工作內(nèi)容鮮明，所以面對人員素質(zhì)良莠不齊的問題，我們無法從根源人才培養(yǎng)方面入手，但可以從后天的素質(zhì)、能力提升方面做好糾正，作為檔案管理員，在日常工作中也要樹立不斷學(xué)習(xí)，不斷鉆研的工作理念，抓住各類培訓(xùn)機會，不斷的提升自身素質(zhì)和能力。

其次，在檔案管理工作中，學(xué)校和檔案管理員要做到步調(diào)一致性，結(jié)合新時期的新要求，結(jié)合學(xué)校檔案管理工作實際需要，建立健全檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理模式，尤其是在信息收集、整理和分類等方面，提升工作效率和質(zhì)量。

總之，檔案管理工作雖然表面看和實際的教學(xué)活動沒有直接的關(guān)系，但從教學(xué)實際來看，其為提升教師的教學(xué)能力，為豐富各學(xué)科的教學(xué)內(nèi)容都能起到重要的影響作用。所以作為檔案管理員，我們在日常工作中要明確自身工作的重要性，擺正態(tài)度，不斷提升自身能力，從而為學(xué)校教育各項活動的展開奠定堅實的基礎(chǔ)。