檔案保護的基本經驗及應注意的問題

張坤

檔案作為一種信息的載體，在當今社會有著極其重要的作用，檔案保護是實現檔案事業可持續發展的基礎和條件。這就要求檔案工作人員采取科學的保護措施，減少檔案材料的損壞速度，最大限度延長檔案使用壽命。只有及時有效地保護好各類檔案，才能更好地為本單位及社會提供利用，才能充分發揮檔案的真正作用。

一、檔案定義的由來

我國古代的檔案，在各個朝代是有不同稱謂的。早在商代，古文獻中就把檔案統稱為“冊”，周代為“中”，秦漢為“典籍”，漢魏以后演變為“文書”或“文案”，也有稱之為“案牘”的，清代以后，統稱為“檔案”，此后檔案一詞便一直沿用至今。檔案稱謂的變化反映了中國漢語詞字義發展變化的過程，其變化每一次都是一個去繁就簡、取精去雜的過程，這也是中國文化發展傳承所遵循的“千古規律”?？偟膩碚f，檔案就是直接形成的歷史記錄。檔案的最新定義是：檔案是組織或個人在社會活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固話信息。以上檔案定義雖然認識不同，但都認為檔案具有形式上的多樣性、因而在某些情況下能真實再現歷史場景，這也就揭示了檔案具有憑證價值的重要原因。與之相反的諸如圖書資料、報刊等，職能單一闡述當時發生的事情詳情，前后沒有對比參照性，是講求活在當下的便捷工具，除非是保留重大歷史事件的原始記錄，否則一般沒有收藏保護的價值。我們說，檔案是來源于文件的。這里的文件是一個廣泛性的概念，是指一切由文字、圖像、聲音等形成的資料。檔案和文件是同一事物在不同階段的不同形態。從文件到檔案是一個批判繼承的辯證性的過程。檔案是對文件的不斷揚棄，文件是檔案基礎，檔案是文件的歸宿，是文件的升華。從這里我們可以看出，對檔案形式內容淵源的調查，實際上是對中華文化傳承腳步的追蹤。

二、檔案保護工作應遵循的科學原則

“以防為主，防治結合”是檔案保護工作的基本原則。其中，“防”的目的是防止或減少外界不利環境條件對檔案制成材料的破壞，保證檔案完好無損；“治”的目的是對已經遭到損壞的檔案制成材料進行人為的修復，使它盡可能地恢復原貌，以能夠繼續提供利用。在檔案保護工作中強調以防為主，并不是說治理工作就不重要了。檔案制成材料是物質材料，是在不斷變化的，總有一天會損壞的。因此，治理工作的任務在檔案保護技術中是永遠存在的，“防”和“治”是檔案保護技術中不可缺少的兩個方面，必須貫徹執行。

三、檔案保護的方法

（一）檔案保護的外部條件

我們知道任何事物的發展變化都是內外因相互聯系、相互影響的結果。檔案保護也不例外。影響檔案持久性的外部因素主要是檔案的保存環境，如溫濕度、光照、有害生物、空氣狀況等。先保存的檔案材料大都是紙質的，光尤其是紫外線會對紙質中的纖維素及木質素產生光降解作用，使纖維素分子分解、斷鏈，還會加快纖維素氧化反應的速度。又如，在潮濕環境中，紙張吸潮，濕度會加大纖維素分子鏈之間的距離，使紙張的強度下降，韌性和彈性發生變化。而在高溫高濕的條件下，紙張的理化性能更容易惡化，并容易長霉。因此，改善檔案保存的外部環境顯得至關重要。改善外部條件包括檔案庫房建設、裝備各種檔案保護儀器設備和檔案裝具，采取溫度調控和“七防”措施等內容；尤其是要注意改善檔案保存的庫房環境和建設，注意庫房溫濕度的合理調整，加強人員監控維修力度，確保萬無一失。

（二）檔案保護的內因改善

檔案制成材料及其耐久性，也是影響檔案保護的重大問題。影響紙質耐久的內部因素是制成材料和生產工藝。首先，紙張有物理化學等性能。造成的主要原料是植物纖維。植物纖維所含的主要化學成分是纖維素、半纖維素和木質素等。纖維素不溶于水和一般的有機溶劑，在常溫下的化學性能穩定，所以纖維素的含量越高，紙張的質量越好；反之，紙張的質量就越差。報紙容易發黃、變脆，就是因為木質素含量高的原因，因此，檔案紙質的質量在某種程度上也影響了檔案的壽命長短。這樣，對與檔案材料的生產工藝也提出了更高的要求。造紙工藝中纖維素以及木質素的合成比例以及紙張的防氧化技術的應用，也是檔案保護中的一大亮點。

（三）檔案保護需要注意的問題

檔案庫房和裝具檔案室庫房應避免設在底樓或頂樓，最好南北方向，不在邊間，防止陽光照射時間太長，最好是建設時就考慮房屋的承載量。檔案裝具要整齊劃一、便于管理，一般要使用符合國家標準的鋼板檔案箱，以便搬運，也有利防火。庫房內檔案裝具的布置要注意：一般與通風窗口垂直，以便通風換氣。兩行裝具凈寬不要小于1米，也不要近貼墻壁，應有一定的距離。檔案庫房溫濕度的控制也相當的重要。在實踐中，檔案保護遇到的最大問題便是由于溫度、濕度調控不好而出現的檔案發霉、變質、吸潮受損。一般來說，檔案庫房的溫度應在14℃～24℃，可波動正負兩度；濕度應控制在45%～60%，檔案室內的灰塵對檔案室內的材料也有一定的損壞作用。如檔案磚現象就由此造成。因此，檔案管理人員應定期做好檔案室的除塵清理工作。

四、各種保護技術的應用

（一）防光措施

太陽光中，紫外線雖然占的比例小，但光的能量卻很大，對檔案有很大的破壞作用，所以檔案庫防光主要是防紫外線。要防止陽光的直接照射。目前在建筑檔案庫房時既要考慮適用，又要照顧到美觀。窗戶是日光進入庫房的主要通道。設置窗戶時首先應注意窗戶的朝向。在同樣條件下，夏季不同朝向的窗戶透過太陽的輻射強度不同，一般以西向和東向透過太陽輻射強度最大。庫房的西向和東西不宜設窗，南北方向要少設窗、設窄窗，庫房窗洞與墻體面積比為1：10。此外，檔案柜架要與窗成垂直方向，防止陽光直射在檔案柜架上。要選擇適宜的庫內光源，為防止或減少庫內人工光源中的紫外線，庫房內使用人工光源時，以用白熾燈即普通鎢絲燈為好，不應使用日光燈，因為日光燈發射出的紫外線比白熾燈多。要減少檔案利用過程中光的輻射強度與作用時間。在利用檔案過程中必須注意防光，應盡量避免在強光下長時間利用檔案。目前復印技術在檔案管理中應用較為普遍，多次復印是對檔案損壞很嚴重的。所以，應盡量減少利用原件復印的次數，可利用復印件代替原件進行復印。在提供利用時，對較珍貴的檔案應以復印件代原件，必須使用原件時應采取必要的限光和濾光措施。要避光保存。目前檔案部門普遍采取的檔案柜、箱、盒、袋等保存方法，均能在一定程度上起到避光作用。當庫房內不需要采光時，應將光源關閉。

（二）防有害氣體和灰塵

環境污染物質種類很多，已經引起人們注意的約有100多種。這些污染物不僅危害人類及動植物，也是危害檔案制成材料耐久性的重要因素之一。檔案庫房采取密封措施。庫房采取密封的方法來減少有害氣體和灰塵的危害。一般庫房門窗不留孔洞縫隙，同時也可用檔案裝具如箱、柜、盒、卷皮等對檔案進行多層密閉，還可利用熱壓或浸潤法把高聚物材料覆加到檔案上使之成為一層保護膜。要過濾和凈化空氣。凈化檔案庫房空氣一般用活性炭?；钚蕴績炔坑性S多極細的空隙，具有很強的吸附性。在正常條件下，活性炭所吸收的物質等于自身凈重的15%～20%；當達到這種程度時，就要更換活性炭。過濾空氣主要是除去灰塵。凈化和過濾常常和空調設備結合起來使用，達到既除塵又保持恒溫恒濕的目的。要防止庫房內表面起塵。庫房最好采用瓷磚地面，不要使用水泥和磚等做地面，以免起塵。也可在庫房內表面起塵。也可在庫房內表面涂一層高分子涂料如聚氨酯、聚氯乙稀等，使庫房內表面油滑光亮，起到防塵作用。要建立嚴格的規章制度。檔案入庫和工作人員在庫內活動也是庫內的主要塵源。檔案入庫前要進行除塵處理，進入庫房的工作人員應換工作服和拖鞋。此外，可在庫房的入口處加設吹淋室，用以吹除進入庫房的檔案表面附著的灰塵。

（三）防霉變

由于微生物具有分布廣泛、繁殖迅速、代謝旺盛、適應性強的特點，對檔案材料產生強烈的危害作用，所以必須采取有效地預防措施。要保持庫內清潔。微生物常常是由灰塵傳播的，所以保持庫房清潔可大大減少微生物危害檔案的可能。為了庫房的清潔，要經常清除庫房、裝具、設備、檔案中的灰塵，及時清理室內垃圾。要減少微生物進入庫房。對于受了菌害的檔案，必須進行消毒處理后方可入庫。搞好庫房周圍環境衛生也是減少微生物進入庫房的重要措施。要使用安全有效地防霉劑。檔案庫房的防霉劑應符合如下要求：抗菌效力高，即低濃度就有殺菌的效果，毒性小，對人的安全性好，有效期長，在較長時間內不易分解。無副作用，對檔案制成材料無影響。防霉劑的使用方法很多，可配制成溶液噴灑在庫房內空間和四壁。可讓某種固體載體吸附，使其慢慢揮發?？蓪⒎烂箘┘釉谒芰铣煞謨戎瞥杀∧?，用以保護檔案。

（四）防蟲

對檔案害蟲，應堅持以防為主、防重于治的指導思想。檔案庫房基本處于封閉和半封閉狀態，是一個可以人為控制的環境。通過檔案工作者對檔案加強管理、實施檔案保護技術，可有效防止或抑制害蟲的發生或減少發生次數。要保持庫房清潔衛生。清潔衛生防蟲就是根據檔案害蟲的生活習性，清除害蟲的滋生條件而達到防蟲目的。清潔衛生防蟲在害蟲的防治方面占有非常重要的位置，具有簡便易行、無毒、無損檔案等優點。健全庫內外清潔衛生制度，并認真貫徹執行。不清潔以及受害蟲感染的檔案材料、衣物不得入庫，工作人員入庫，應換工作服、工作鞋。經常保持四壁、天花板、地面和柜架清潔。保持庫房內無洞穴、縫隙。對庫內陰暗角落，應注意經常進行清掃。對進入庫房內的裝具用品進行清洗殺蟲。要搞好庫房溫度、濕度管理。檔案害蟲是變溫動物，喜溫畏寒，喜濕畏干。將檔案庫房的溫度常年控制在24℃以下，相對濕度在60%以下，就可以阻止害蟲的發生。如果庫房中已發現害蟲，那么，在此溫、濕度以下會抑制害蟲生長、發育和繁殖。

定期檢查檔案。檔案入庫后，除了整理、編目、提供利用外，基本處于靜止狀態。若周圍環境適宜，則利于害蟲的生長、繁殖。定期檢查檔案，既可及時發現害蟲、處理疫情，也能破壞檔案害蟲安定的生態環境：若加上清掃，則可驅除已有害蟲的蟲卵，對害蟲有一定的防治作用。檔案保護工作在檔案管理中非常重要，檔案工作者應高度重視，并切實做好本職工作，確保有效延長檔案的壽命?！踝髡邌挝唬簼鷮幨袡C構編制電子政務中心E：DXG

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