論“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校收發(fā)室的建設(shè)

陸偲佳　徐苗苗　宋雨

摘 要 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高校收發(fā)室應(yīng)積極提供服務(wù)、發(fā)展業(yè)務(wù)。通過(guò)調(diào)查杭州某高校收發(fā)室現(xiàn)狀，探尋高校“互聯(lián)網(wǎng)+收發(fā)室”職能轉(zhuǎn)變途徑，促使其更好地為廣大師生服務(wù)。

關(guān)鍵詞 互聯(lián)網(wǎng)+ 收發(fā)室建設(shè) 高校建設(shè)

中圖分類(lèi)號(hào)：G710 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

2018年1月，杭州某高校17級(jí)屠同學(xué)在收發(fā)室看到了許多堆積的信件。在得知該處信件積壓長(zhǎng)達(dá)一年之久后，該同學(xué)主動(dòng)開(kāi)始了長(zhǎng)達(dá)四個(gè)月的整理工作，最終整理出兩百余條信件信息。

如今，互聯(lián)網(wǎng)發(fā)達(dá)，高校收發(fā)室也不應(yīng)只作為信件的儲(chǔ)藏室，更應(yīng)該主動(dòng)提供服務(wù)、拓展業(yè)務(wù)。本文調(diào)查了杭州某高校收發(fā)室現(xiàn)狀，探尋高校“互聯(lián)網(wǎng)+收發(fā)室”職能轉(zhuǎn)變途徑，為其建設(shè)與發(fā)展提供參考意見(jiàn)，促使其更好地為廣大師生服務(wù)。

1高校收發(fā)室現(xiàn)狀

該高校收發(fā)室位于校園北門(mén)，占地面積約為15 平米。主要職能為：代收在校教職工的快件、代收學(xué)生EMS的包裹、代寄單位EMS包裹；代收教職工訂閱的報(bào)紙，整理分發(fā)至教職工信箱。

通過(guò)對(duì)師生的線(xiàn)下采訪(fǎng)與問(wèn)卷調(diào)研，我們發(fā)現(xiàn)收發(fā)室存在以下問(wèn)題：

1.1缺少環(huán)境的舒適性

該高校收發(fā)室位于校園小北門(mén)，環(huán)境昏暗。進(jìn)門(mén)后有兩排閑置的信報(bào)箱，信件堆積在兩張課桌及窗臺(tái)上。值班老師或?qū)W生在一張辦公桌上工作，身后是堆積的郵政快件。

1.2缺少業(yè)務(wù)的多樣性

目前，收發(fā)室的主要業(yè)務(wù)替師生代收郵政快遞、訂閱的雜志以及信件。師生郵寄信件只需在門(mén)口鐵桶處投遞，等待國(guó)家郵政局的工作人員取件。

1.3缺少服務(wù)的主動(dòng)性

目前，學(xué)校收發(fā)室的上班時(shí)間為工作日8：00-11：30，13：30-16：20。 2017年前，收發(fā)室會(huì)主動(dòng)將信件分類(lèi)，送至學(xué)生宿舍樓下。后因后勤部對(duì)宿舍樓環(huán)境進(jìn)行整改，不允許閑置物品的放置，且收發(fā)室人手不夠（共三名工作人員），便不再進(jìn)行這一項(xiàng)工作。

1.4缺少取件的便捷性

目前，除掛號(hào)信、郵政快件由收發(fā)室值班老師保管，需實(shí)名取件外，明信片、平信等取件需收件人自行在百余封信件中查找。除個(gè)別有長(zhǎng)期寫(xiě)信習(xí)慣的同學(xué)愿意主動(dòng)前往收發(fā)室查詢(xún)信件外，多數(shù)同學(xué)都表示不知道有沒(méi)有自己的信件，干脆不去查找，以免浪費(fèi)時(shí)間。

總之，因缺少服務(wù)的主動(dòng)性，業(yè)務(wù)面又不廣，收發(fā)室只作為信件的中轉(zhuǎn)站，其職能名存實(shí)亡。

2“互聯(lián)網(wǎng)+收發(fā)室”的建設(shè)與發(fā)展

讓收發(fā)室不僅是信件的中轉(zhuǎn)站，拓寬業(yè)務(wù)面，積極服務(wù)，轉(zhuǎn)變職能，我們作了以下規(guī)劃。

2.1以“信件收發(fā)”為基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，增加服務(wù)的便捷性

據(jù)屠同學(xué)反映，整理信件時(shí)，她發(fā)現(xiàn)了許多信件上的個(gè)人信息多為昵稱(chēng)。如此，盡管分揀員篩選出了這類(lèi)信件，也無(wú)法準(zhǔn)確投遞。

2.1.1利用大數(shù)據(jù)，規(guī)范收件人信息，主動(dòng)分揀

為了便于信件的分揀與投遞，同時(shí)又保障收件人的基本信息不被泄露，我們建議學(xué)校利用大數(shù)據(jù)，規(guī)范郵件信息，主動(dòng)投遞。具體操作如下：

第一，將收發(fā)室數(shù)據(jù)庫(kù)與師生edu郵箱、教務(wù)處師生基本信息相連。將收發(fā)室改革信息發(fā)送郵件，明確收件人信息可填真實(shí)姓名，或以學(xué)號(hào)代替。示例：學(xué)院+真實(shí)姓名或?qū)W院+學(xué)號(hào)。

第二，分揀信息時(shí)，將收件人信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，由edu郵箱主動(dòng)給收件人發(fā)送信件，通知領(lǐng)取。

第三，將信件或包裹按照寢室樓或?qū)W院統(tǒng)一分類(lèi)，便于取件。對(duì)于異常信件，如收件人信息不完整、不真實(shí)的，應(yīng)列入“異常信件”欄，取件時(shí)需帶上收件人的有效證件，并做登記。

2.1.2定期清理信件，主動(dòng)投遞

收發(fā)室應(yīng)定期清理信件，對(duì)于超過(guò)一月（可變更）無(wú)人領(lǐng)取的信件，通過(guò)教務(wù)處師生基本信息查詢(xún)，主動(dòng)聯(lián)系收件人，或投遞至寢室樓、辦公室等其他地方。

2.2以“概念郵局”為主體業(yè)務(wù)，創(chuàng)建校園文化品牌

2.2.1打造舒適、溫馨的“概念郵局”場(chǎng)地

將收發(fā)室重新整修，購(gòu)置辦公桌、信件收納箱、打印機(jī)等硬件設(shè)施，再結(jié)合“概念郵局”的業(yè)務(wù)，打造成溫馨的書(shū)吧或?qū)W生自修場(chǎng)所。

2.2.2形成專(zhuān)業(yè)、全面、便捷的業(yè)務(wù)領(lǐng)域

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的戰(zhàn)略背景下，將“互聯(lián)網(wǎng)”技術(shù)與傳統(tǒng)郵政相融合。一方面為師生提供定制校園文化創(chuàng)意產(chǎn)品的服務(wù)，另一方面提供線(xiàn)上查詢(xún)信件物流以及線(xiàn)下代收發(fā)件服務(wù)。為擴(kuò)大經(jīng)營(yíng)層面、方便學(xué)生生活，可利用現(xiàn)有工具拓展業(yè)務(wù)，如租借場(chǎng)地、提供打印、提供書(shū)籍閱覽等。這符合學(xué)生經(jīng)濟(jì)方便的消費(fèi)心理，容易贏得學(xué)生的支持。

第一，提供設(shè)計(jì)。包括自制校園明信片、文具、紀(jì)念幣等文化用品，其獨(dú)特之處在于：

（1）提供技術(shù)：消費(fèi)者提供主題要求，幫助設(shè)計(jì)；

（2）提供創(chuàng)意：設(shè)定主題并設(shè)計(jì)，讓消費(fèi)者選擇；

（3）提供工具：消費(fèi)者自己設(shè)計(jì)，幫忙制成成品。

第二，提供服務(wù)。包括代購(gòu)明信片、出售郵票、信件投遞等，其獨(dú)特之處在于：

（1）私人訂制：消費(fèi)者可根據(jù)自身的需求呼叫各類(lèi)服務(wù)；

（2）我是你的眼：消費(fèi)者無(wú)法購(gòu)買(mǎi)到的郵政周邊，可以提供代購(gòu)。

（3）電商平臺(tái)：利用電商平臺(tái)，出售郵資等，線(xiàn)上交易，節(jié)約消費(fèi)者的時(shí)間與體力；

目前，我們已設(shè)計(jì)出包括明信片、信紙、信封、紀(jì)念章等紀(jì)念品，在校師生中進(jìn)行了市場(chǎng)調(diào)研。隨著旅游業(yè)的大力發(fā)展，明信片已成為極具代表性的旅游紀(jì)念品。尤其在青少年游客中，一張明信片、一只紀(jì)念戳，已成為他們留念、傳遞情誼的方式之一。就校園文創(chuàng)品牌市場(chǎng)而言也是如此。

校園文創(chuàng)用品仍是一個(gè)小眾市場(chǎng)，受眾為在校師生或訪(fǎng)學(xué)的游客。利用好文創(chuàng)用品設(shè)計(jì)這一品牌，有利于擴(kuò)大學(xué)校的知名度、增加在校師生對(duì)學(xué)校的文化認(rèn)同感。對(duì)于充滿(mǎn)著理想的青年學(xué)生而言，更是希望能走遍每一所名校，購(gòu)置一些名校紀(jì)念品，給自己留下紀(jì)念，或送給朋友，傳達(dá)祝福。

我們從校園明信片出發(fā)，希望借由明信片便宜、紀(jì)念價(jià)值高的特性，推出不同樣貌的明信片搭配多種營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)來(lái)拓展市場(chǎng)。消費(fèi)者也可以參與定制、DIY等。此外，我們特制的紀(jì)念戳、紀(jì)念幣、便簽本、帆布包等，更增添了校園文化產(chǎn)品的價(jià)值，受到了師生的歡迎。

3發(fā)展意義

3.1便利師生信件交流

大多數(shù)高校內(nèi)設(shè)有專(zhuān)門(mén)的郵政服務(wù)點(diǎn)，但在該校只有一個(gè)小小的收發(fā)室，且僅限于日常收發(fā)。而在收取信件時(shí)，往往需要收信人自行前往收發(fā)室查找，耗費(fèi)時(shí)間與體力；在寄信時(shí)，沒(méi)有滿(mǎn)意的信紙、缺少郵票，或者不方便前往收發(fā)室……諸多問(wèn)題使得學(xué)生在利用“郵政”進(jìn)行交流時(shí)出現(xiàn)了許多不便。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)錄入郵件信息、線(xiàn)上交易，大大提高了效率。

3.2拓展學(xué)生創(chuàng)業(yè)機(jī)會(huì)

越來(lái)越多的消費(fèi)者在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行消費(fèi)，互聯(lián)網(wǎng)為學(xué)生提供了更多的創(chuàng)業(yè)平臺(tái)。利用“互聯(lián)網(wǎng)+收發(fā)室”，將收發(fā)室的改進(jìn)項(xiàng)目變成學(xué)生的創(chuàng)業(yè)、就業(yè)項(xiàng)目，讓收發(fā)室成為學(xué)生就業(yè)的工作室，加大了學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)意識(shí)，拓展了實(shí)踐。

3.3增加學(xué)生的校園文化認(rèn)同感

該校正在不斷發(fā)展，缺少一些有代表性的紀(jì)念品。從自身學(xué)校品牌做起，設(shè)計(jì)學(xué)校相關(guān)明信片、紀(jì)念戳、書(shū)簽、信封等，不僅滿(mǎn)足在校師生的需求，而且在訪(fǎng)學(xué)游學(xué)、校際交流、畢業(yè)生臨別贈(zèng)品等方面有著重大的作用。打造校園文化品牌，更是在加強(qiáng)學(xué)生對(duì)校園的認(rèn)同感。

作者簡(jiǎn)介：陸偲佳（1995年—）、女、江蘇昆山、浙江外國(guó)語(yǔ)學(xué)院中國(guó)語(yǔ)言文化學(xué)院學(xué)生；徐苗苗（1997年—）、女、浙江嘉興、浙江外國(guó)語(yǔ)學(xué)院中國(guó)語(yǔ)言文化學(xué)院學(xué)生；宋雨，（1997年—）、女、浙江杭州、浙江外國(guó)語(yǔ)學(xué)院中國(guó)語(yǔ)言文化學(xué)院學(xué)生。

參考文獻(xiàn)

[1] 張斌.淺談高校后勤收發(fā)室信息化服務(wù)管理[J].現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科學(xué)，2008（06）：96-98.

[2] 金印，劉琦，榮天驕.“互聯(lián)網(wǎng)+”助推大學(xué)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)的思考[J].通訊世界，2016（02）：290.