財務信息化背景下高校工資管理崗位內部控制的探析

褚珊 湯雯雯

摘要：近年來，高校財務信息化建設迅速發展，高校工資的核算和發放是高校日常經濟活動的重要組成部分，因此，高校工資管理崗位的信息化建設是高校信息化建設的重點工作之一。本文對高校工資管理崗位的信息化模式進行了探析和研究，并具體分析了高校工資管理崗位信息化建設中存在的風險，并提出了風險管控建議。

關鍵詞：高校；工資管理崗位；信息化；內部控制

信息化技術的深入發展，給財務管理帶來了新變化。2014年1月6日，財政部發布《企業會計信息化工作規范》，首次明確提出以“會計信息化”的概念來規范企業的相關財務工作。2016年6月7日，教育部發布《教育信息化“十三五”規劃》，提出將信息化融入到教學與管理中，使教學更加個性化、管理更加精細化、決策更加科學化。高校財務信息化建設從會計電算化發展到以管理為中心的財務服務平臺，提高了高校財務的工作效率，使得高校的財務服務更加人性化，促進了高校的快速發展。

目前，在高校財務日常活動中，工資管理崗位每月都需要發放教職工工資，涉及人員眾多且人員調動、工資變動較為頻繁。工資的支付關系到全體教職員工的幸福感和歸屬感，所以做好工資管理崗位的信息化工作，是目前高校信息化建設的重點工作之一。

一、高校工資管理模式及風險

目前高校工資的管理模式絕大多數是人事處及相關部門將涉及工資調整的事項以紙質通知并加蓋部門印章的形式交給財務部門，財務部門分管科長先行審核該通知是否合規、是否有預算，審核無誤后交由工資管理崗位人員進行工資系統操作并核算，核算并復核無誤后由出納打印支票，連同紙質明細單一同交由銀行進行發放。使用紙質形式或者電子拷貝形式傳遞數據會在傳輸過程中出現數據的遺漏和丟失，電子數據與紙質數據不一致的情況。若工資管理崗位人員在進行信息處理過程中疏忽，極易造成數據的錯誤。在交由銀行發放的過程中存在著紙質支票錯誤遺失的風險。工資賬務處理由工資人員逐筆錄入，由于工資涉及面較廣，往往需要消耗做賬人員大量時間，還常常會出現數據統計錯誤，借貸方不平衡的現象。

二、高校工資管理崗位信息化探析

目前高校工資管理軟件只能基本滿足工資數據核算要求，軟件系統側重于數據匯集處理，缺乏完善的內控程序。工資系統與人事處等相關部門的系統相互獨立，與外部銀行的系統也未實現對接，信息交換依賴紙質文件或拷貝電子數據，賬務處理仍需逐筆錄入核算。因此，探索建立高校工資管理崗位信息化模式，借助信息化手段實現數據共享，加強工資系統一體化進程，對提高高校工資管理崗位工作效率和管理水平具有重要意義。

高校工資管理崗位信息化建設可從數據傳輸、工資發放以及工資賬務處理三方面著手，工資系統與相關部門系統、銀行系統、賬務處理系統進行對接，實現工資管理崗位一體化工作流程，具體流程如圖1：

（一）建立工資信息資源庫，實現數據共享

各部門都是根據自身實際工作的需要選擇相應的系統軟件，可加強部門系統的兼容性，通過建立工資信息資源庫，從不同部門的系統中自動獲取相關工資信息，如：從人事系統中獲取人員基本信息及相關工資信息，從資產處系統中獲取相關房租扣款信息等。每月設置資源庫更新截止日期，在截止日期后工資管理崗位人員將數據與工資系統同步并核算相關數據，核算完畢后交由復核人員復核。通過建立工資信息資源庫，可減少數據再次錄入出現的誤差，也避免了紙質數據在傳遞過程中丟失，造成工資發放遺漏或錯誤，部門之間相互推諉的現象。

（二）工資系統與銀行系統對接，實現一鍵發放

工資系統與銀行的代發系統實現對接，通過前期系統設置，指定發放字段，工資管理崗位人員在工資核算完畢且經過復核之后，點擊發放按鈕，即可將數據傳輸到銀行代發系統，銀行從指定賬戶扣款，實現自動發放功能。

（三）工資系統與賬務處理系統對接，實現自動記賬

財務工資系統和賬務處理系統進行對接，通過信息系統軟件強大的數據處理功能，在工資系統中取數匯總，形成賬務處理系統中的借貸方金額，實現自動記賬的功能，節約做賬時間，避免人為核算錯誤。

三、高校工資管理崗位信息化存在的風險

高校工資管理崗位信息化給工資的核算、發放及賬務處理帶來了效率性和便捷性，保證了工資發放的及時性和正確性，但同時也存在著下列風險。

（一）信息舞弊風險

人員信息和工資數據由人事處等部門進行增加和修改，這些部門對數據的有效性和真實性負責，工資管理崗位人員對數據核算與發放的正確性負責，若上述人員擅自修改工資數據或者被他人盜取登錄密碼惡意修改數據，再加上復核不當或者不充分，監管力度不夠，給經濟犯罪帶來機會，導致舞弊。

（二）系統安全隱患風險

系統安全隱患風險給高校工資管理崗位信息化建設提出了嚴峻的挑戰。一是工資信息涉及到個人隱私，但是大量工資信息通過網絡傳遞，及易使教職工的工資信息泄露；二是大量的歷史數據、計算公式都存儲于電腦之中，一旦電腦死機或者系統出現漏洞，就會造成工作癱瘓，使得正常的工作無法進行，嚴重者，若數據遺失且無備份或不可還原，將會產生不可彌補的損失。現實中，財務信息系統設備老舊，服務器配置低、軟件更新不及時、殺毒軟件安裝不完善，這些都嚴重影響了高校財務工作的有效運行。

（三）系統設計缺陷風險

目前，絕大多數高校都是購買的軟件公司的工資系統軟件進行工資核算，工資系統軟件在設計之初，只是簡單的為了滿足工資核算的需要，但隨著信息化建設的深入發展，對工資系統軟件提出了越來越高的要求，就如本文前面工資管理崗位信息化探析中提出的建立工資信息資源庫，與銀行發放接口對接實現一鍵發放，與賬務處理系統對接實現自動入賬等等。軟件公司設計的工資系統大都具有普遍性，無法滿足高校對軟件的個性化需求，這些都制約了高校工資管理崗位信息化的發展。

（四）缺乏信息化專業人才風險

隨著信息化技術的發展，信息化技術在財務系統中的運用越來越廣泛，對財會人員也提出了新要求。在掌握財務知識的同時，還要積極學習信息化的相關知識，如系統維護，軟件開發等，若財務人員不能做到與時俱進，積極應對，就會被時代所淘汰。目前高校工資管理崗位人員可能都不太熟悉信息化建設原理，精通計算機知識的人更是少之又少，在遇到系統軟件問題時，往往只能求助于軟件供應商，依靠遠程或等待工程師上門前來解決問題。在這一過程中，若雙方溝通不當，存在偏差，可能會造成錯誤更改系統，不能滿足需求。另一方面，軟件公司的工作人員不可能隨叫隨到，在這期間會使得日常工作無法進行，影響當月工資的正常發放。

四、高校工資管理崗位風險管理

根據財政部、教育部相關規定，高校開展內部控制體系建設是學校不斷提高自身管理水平，提升工作效率，實現科學發展的內在要求。高校工資管理崗位內部控制是高校內部控制體系的重要內容。為確保工資發放的準確性、及時性和完整性，在高校工資管理崗位逐步信息化的條件下，風險管控尤為重要，可以從以下幾個方面進行風險管理。

（一）加強工資管理崗位人員職業操守和風險意識

在信息化迅速發展的今天，工資管理崗位人員更應該遵守職業操守，堅持原則，秉公辦事，誠實守信，客觀公正，嚴格遵守學校財務制度和相關規定。加強風險意識，不得隨意泄露自己的系統登錄密碼，利用信息化手段積極尋求進行風險管控的良好途徑。

（二）強化數據管理和網絡防范

在實際工作中，電子數據將逐步取代原始的紙質文檔，因此電子數據管理在實踐工作中具有十分重要的意義。系統癱瘓、惡意篡改等風險因素均會影響數據的完整性和準確性，工資數據量較大、涉及面較廣且具有延續性，因此工資數據的備份尤為重要，應新增工資系統自動備份和手動備份功能，定期做好備份。對備份的電子數據嚴格按照《會計檔案管理辦法》進行歸檔和保存。在電腦上安裝殺毒軟件和防火墻，工資系統操作電腦不可連接外網，防止外部非法用戶的入侵。密碼不可設置的過于簡單，以防止不法人員進入工資系統，篡改工資數據。定期對工資系統進行維護，做好程序更新工作，提高整個系統的穩定性和安全性，有效地保障數據的安全和準確。

（三）實現工資系統軟件個性化定制

高校工資管理崗位人員可以根據本校工資發放內容和工資核算模式及發放模式的特點，與軟件公司溝通協商，增加或者完善系統的相關功能，定制適合自身情況的軟件系統。如可以增加工資操作日志查詢，隨時查看教職工每月工資變動情況以及每次的操作步驟。增加工資系統的一鍵發放和自動記賬功能等等。通過個性化定制工資系統軟件，使得查詢更方便，操作更簡潔，實現零失誤的目的。

（四）提高工資管理崗位人員的信息化水平

隨著財務工作信息化建設的不斷推進，對財務人員提出了更高的要求，僅掌握專業的財務知識已遠遠不能滿足當下財務工作的需要，熟練掌握電腦軟件技術的財務復合型人才已供不應求。一方面，財務處可以招聘信息化專業人員，專門負責部門信息化工作；另一方面，定期對財務工作人員進行信息化培訓，提高解決系統問題的能力，從遵循和依賴系統操作向改善，增強系統功能進行轉變。

隨著信息化的發展，為高校工資管理崗位人員的工作帶來了極大的便捷性，財務工作的信息化也取得了一定的成績，但信息化的內容遠遠不止于此，高校工資管理崗位人員不能滿足于眼前，需要積極探索研究，尋求新方法，利用信息化新技術創新自己的工作。另外，財務信息化工作不可能一蹴而就，可能會有技術上的疑難雜癥，可能會有其他部門人員的不理解不配合，但財務人員應不畏艱難險阻，攻克難關，積極推進信息化建設，為高校教育事業的發展提供強有力的保障。

參考文獻：

[1]李紅梅.高校實行崗位績效工資制度探析 [J]. 物流工程與管理，2017（02）.

[2]呂海蓉，劉冉.高校財務信息化的風險識別及防范措施[J].商業會計，2016（20）.

[3]周明亮.高校財務信息化建設及安全管控對策分析[J].高等農業教育，2016（6）.

[4]傅紅彬.對高校工資管理的實踐與思考[J].時代金融，2015（02）.

[5]張蕾.高校工資管理中的財務內部控制[J].成都大學學報（社會科學版），2012（02）.