精神衛生中心服務中心檔案管理規范化

許峰

摘要：檔案管理工作隨著社會發展已經成為新型的工作類型，如何實現檔案管理規范化是管理人員需要重點關注的內容。本文主要對精神衛生中心服務中心檔案管理工作進行了概述，并分析了檔案規范化管理的重要意義，重點提出了檔案管理中存在的問題，并提出了精神衛生服務中心檔案管理規范化策略，旨在為相關部門提供經驗指導。

關鍵詞：精神衛生中心；服務中心；檔案管理；規范化

引言：

精神衛生服務中心中的檔案具有復雜性、多樣性等特點，為檔案管理帶來了一定的難度，其中不僅包括大量的病歷檔案、人員檔案等，還包括很多文書檔案、財務檔案、設備檔案以及聲像檔案等，檔案管理人員需要對其進行規范化管理，建立健全的檔案管理體系，制定科學的檔案管理標準，使其能夠更好地服務受眾。

1.精神衛生中心服務中心檔案管理存在問題

檔案規范化管理對于提高整體工作效率具有重要意義，我國精神衛生中心服務中心在檔案管理中還存在一系列制約性因素，無法實現檔案管理規范化，具體如下。

1.1管理意識薄弱，重視程度不足

由于精神衛生服務中心工作性質等特點，很多檔案管理人員忽視了檔案管理重要性，將重點放到業務管理中。這種管理方式無法發揮檔案管理對于服務工作的積極意義，僅僅將檔案進行簡單保管，使其在應用過程中存在以一系列的安全隱患，這都是檔案管理人員意識不足所引起的。另外，檔案管理人員工作存在多樣性，在負責檔案管理同時，還需要負責其他工作，無法將精力全方位放在檔案管理中，嚴重影響了檔案規范化管理[1]。

1.2管理制度缺失，管理標準缺乏

檔案日產管理工作需要以統一的便準為基礎，在檔案管理中，由于管理人員流動，導致各方檔案管理標準無法統一，檔案管理制度形同虛設，檔案采集與收集工作效率低下。就以真實性而言，精神衛生服務中心檔案內容有待考察。另外，在網絡體系管理中，由于重要性資料無法得到完整保存，使其失去了完整性，嚴重影響了檔案管理規范性。

1.3管理條件落后，管理設備限制

檔案管理需要借助一定的設備、空間等才能實現，精神衛生中心服務中心在檔案管理中投入資金、精力、人力等資源較少，導致其管理條件以及管理設備無法滿足實際的管理需求。我國大多數精神衛生中心服務中心在管理硬件設施、軟件設施等方面不夠完善，在紙質檔案管理空間上也比較有限，無法滿足檔案規范化管理需要。這為后期檔案查找、檔案提取造成了一定的難度，甚至會極大程度降低檔案提取的效率，甚至會出現很多差錯。

2.精神衛生服務中心檔案規范化管理策略

針對精神衛生服務中心檔案管理工作存在的以上幾個方面問題，筆者提出了相關的建議，為有關部門實現檔案規范管理提供建議，具體如下。

2.1增強管理意識，強化素質培養

提高管理人員管理意識，強化部門領導重視程度是實現精神衛生服務中心檔案管理規范化的重要前提。首先，精神衛生服務中心領導部門要加強檔案管理重視程度，設立專門管理型人才實現對各類檔案的科學管理。在日常的工作中，要重視檔案管理意識的傳遞，在會議中多次強調管理意識重要性，重視人員選擇與能力培養。其次，管理人員需要具備一定的責任意識，強化檔案管理工作重視程度，端正自身的工作態度，認真、仔細完成每一份檔案的保存、分類，為規范化檔案管理奠定良好基礎。針對管理意識不強，存在管理漏洞等行為，領導部門要對其進行批評教育，端正管理人員行為以及態度。最后，服務中心要強化管理人員現代化知識技能的培訓，以先進的理論知識與專業知識，提高檔案管理人員素質，提高管理人檔案歸檔能力，使規范化檔案管理能夠得到嚴格落實[2]。

2.2創新工作理念，健全管理制度

針對精神衛生中心服務中心檔案管理制度缺乏現狀，有關部門需要樹立先進的檔案管理理念，并健全檔案管理制度，防止在檔案管理過程中由于人員變動造成的管理制度匱乏。服務中心在建立檔案管理制度時，需要以《檔案法》為基礎，建立滿足管理需求的管理制度，促進檔案管理工作持續性。在管理制度中，強化定崗、定人管理制度，按照相關程序進行檔案管理收集工作、整理歸類工作、立卷工作、編號工作等，并對檔案的來源、去處等進行實時等級，明確檔案的應用部門，落實個人管理責任制度與借閱制度。與此同時，檔案管理需要保障檔案的安全性與保密性，在檔案借閱與管理中，以簽名登記等方式進行記錄，可以有效提高檔案管理規范性，保障檔案的應用效率。強化工作理念，健全管理制度要求有關部門制定科學的管理規范，建立統一的管理標準，并嚴格落實相關要求，減少不確定因素對檔案管理工作影響，從而實現檔案管理規范化。

2.3引進先進設備，智能檔案管理

針對精神衛生服務中心管理條件與管理設備落后情況，有關部門需要改善檔案的保存、管理條件，更新檔案管理方式，以自動化管理實現對檔案的科學保存。首先，在檔案存儲中要積極采用紙質檔案與信息檔案相結合儲存方式，在紙質檔案管理中要按照相應的規律對其進行編號，并留存大量的空間，保證檔案管理空間充足性。另外，在管理中應用網絡信息技術，由檔案管理人員對其進行操作，實現紙質、電腦雙重存取，減少檔案管理中出現漏洞的概率。以網絡技術為核心的檔案管理需要建立全面的檔案之，以先進的設備、先進的技術，為規范化檔案管理創造良好條件。另外，在服務中心內部建立檔案管理網絡，以管理人員電腦為主機，實現檔案資源共享，可以有效提高各部門工作效率。

結論：

總而言之，精神衛生中心服務中心檔案管理具有積極的積極，不僅可以減少檔案管理人員工作量，提高檔案管理效率，在檔案提取、存檔等工作中，仍可以發揮著重要的作用。有關部門要重視檔案管理人員的選用，以先進的檔案管理理念以及科學的檔案管理方案，最大限度滿足檔案管理需求，為服務中心工作開展奠定良好基礎。

參考文獻：

[1]許云霞.淺析檔案管理在婦幼保健計劃生育服務中心管理中的作用[J].法制博覽，2018（13）：242.

[2]解華波.圍繞中心 服務大局 強化監管——對陜西省建設項目檔案管理工作的思考[J].陜西檔案，2017（06）：12-14.