創新信息化時代的學校檔案管理工作探討

何佩怡

摘要：在當今信息技術飛速發展，學校檔案管理工作的要求也在不斷提高，今天的信息技術的應用大大提高檔案管理水平，同時也為學校教育工作的開展提供了優越的條件，但在信息技術應用實踐中分析發現，傳統信息學校檔案管理模式存在一些問題在特定的應用程序，例如檔案信息存在泄露的危險等，因此在今后檔案管理工作中應當加大創新力度，為學校教學管理等活動的進行提供基礎。筆者將結合筆者自身的工作經驗，對學校檔案管理工作的創新進行詳細的探討，以供今后參考使用。

關鍵詞：創新；信息化；學校檔案；管理工作

一、學校檔案管理創新的現實意義

1、節省時間，提高工作效率

傳統檔案管理的主要形式是手工管理，檔案信息服務主要是手工服務，無論是效率還是工作質量。傳統的檔案管理方法不能使電子文檔，電子文件收集、收集和利用無法提供文件管理，手工管理和服務是緩慢的，電子文件，經理不僅浪費時間，還浪費時間的用戶信息，使文件管理效率較低，不能滿足信息使用者的需要。進行檔案管理的創新和改革，檔案管理不僅可以使學校開放，提高檔案信息的利用，實現檔案資源的合理配置和優化管理，提高工作效率和工作質量。

2、檔案管理事業發展的必由之路

隨著信息時代的發展，許多現代設備都有了普及，促進了學校檔案管理工作，在檔案管理中運用新技術、新設備，可以為檔案管理提供一些新鮮血液，促進檔案管理的發展。雖然信息技術的發展產生了許多新設備，但在許多學校的實際應用中并沒有得到普及。讀者仍然使用傳統的搜索方法，這是非常困難的。隨著互聯網的普及，數字檔案館應運而生。網絡檢索將有助于檔案管理適應信息技術的發展和多樣化服務對象的新形勢，同樣也為了促進檔案管理事業的發展，檔案管理工作必須進行創新。

3、促進資源共享，更好地為信息使用者服務

隨著計算機網絡的普及，學校的教學和科研，采用了網絡信息技術，為學校管理提供了先進的技術和優良的網絡環境，學校檔案管理也逐漸發生了質的變化。利用信息技術對文件信息資源進行收集整理，實現資源共享。檔案管理部通過校園網絡向信息使用者提供學校檔案信息、檔案文件、檔案服務，信息使用者不必再像以前那樣手動查閱，檔案信息的共享為信息使用者提供了便利，提高了檔案管理的服務質量。需要注意的是，有些檔案信息是涉及安全和保密的，這就要求加強檔案管理，保證資源共享的安全性。

4、簡述創新學校檔案管理工作的意義

在信息化時代背景下，學校檔案管理信息化建設工作的開展對提高檔案管理效率、建立檔案信息管理平臺等具有十分重要的影響意義。首先形式的傳統學校文件管理，有很多問題在實際的應用程序中，例如，手動記錄的形式和電子工作效率不高，同時，方法可能不適用于電子檔案和電子檔案的檔案管理可以反映出出氣，收集，收集和使用一個集成的功能。在這種情況下，有必要加強學校檔案管理的創新。一方面，學校檔案管理的創新可以提高檔案信息的效率，另一方面也在一定程度上提高了整個管理工作的開放性和透明度，為實現檔案信息資源的最大化利用和人力資源配置提供了基礎。其次，在信息化時代背景下，計算機和網絡信息技術在學校管理工作中的應用是檔案管理事業的必要要求，同時也是學校自身檔案管理工作的需要。 提升了學校檔案管理工作的服務水平。

二、信息化時代下學校檔案管理工作創新路徑

1、創新管理隊伍-管理人員專業化

要建立一支有創新觀念的管理隊伍，檔案管理人員要轉變思想，用創新的管理思想武裝自己，培養創新觀念和創新能力，認識到知識管理的重要性。檔案管理應著眼于現代社會的發展，傳統的檔案利用是注重文獻的功能和回顧，在今天的信息中，已成為一種從社會實踐的信息資源，是預測未來的基礎。由于檔案的地域特點和獨特的特點，檔案館員受到傳統觀念的影響，注重檔案管理的收集和保管，不了解檔案利用價值，在信息時代，檔案信息資源的開發利用功能已經遠遠超出了收集功能，利用檔案資料可以促進教學和科學研究。因此，文件管理人員應該運用自己的專業技能創建一個有利于教學和研究的文件，使檔案信息得到充分利用，才能實現檔案的價值，在扎實的專業技能上實施創新。

2、創新管理方法-信息管理網絡化

由于檔案管理工作者一般都具有豐富的檔案管理經驗，這是一件好事也是一件壞事，豐富的經驗雖然有利于檔案管理工作的順利進行，但在檔案管理中往往會用經驗來進行管理，不利于管理方式的創新。首先，學校要進行管理機制的創新，采用競爭機制，加強人才的選聘與管理、培訓，提高檔案管理者的綜合素質，使檔案管理工作呈現活力與生命力。其次，利用現代化手段進行創新，加強檔案管理的信息化進程。信息化建設是檔案管理的必由之路，加強檔案管理的數字化進程是檔案管理工作創新的必要途徑，檔案管理的信息化，可以在網上對檔案信息進行收集、整理、分類、儲存，方便了信息使用者對信息的檢索和提取。

3、創新服務理念-服務理念現代化

檔案管理還有為信息使用者服務的功能，檔案管理的創新離不開服務的創新。檔案管理者應該端正服務理念，建立科學的服務體系，創新服務機制，做到讓信息使用者滿意的服務。首先，要使信息服務專業化，根據設計專業領域提供信息資源服務，提高服務質量，確保滿足用戶需求。其次，在專業服務的基礎上增加個性化，結合信息，增加檢索功能和性能，為用戶提供更多的檢索方式，使個性化的信息服務，更符合客戶的要求。歸檔人員還可以根據用戶的使用目標和環境收集和管理信息，并跟蹤和搜索外部知識，對內部信息進行搜索捕獲，按照信息的知識體系分類進行管理和服務，建立知識管理的服務模式，為用戶提供更加方便的檢索。

三、結論

綜上所述，隨著我國學校教育教學的不斷發展和進步，檔案管理部門的工作內容也越來越多，尤其是檔案材料是學校各個時期發展最為真實的記錄，對學校經驗積累以及長遠發展具有十分重要的影響意義，學校檔案管理工作的創新不但有利于促進檔案管理事業的發展，提高檔案管理的工作效率，還能夠實現資源共享，為信息使用者提供更方便、快捷的服務，因此，學校要加快檔案管理工作的創新進程，使之發揮重要作用。而信息化技術的發展為檔案管理水平的提高提供了條件，因此各個學校應當根據自身的實際情況加大對檔案管理工作的創新力度，以有效推動學校檔案管理工作的進步。

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