探索電子監察系統在合同管理信息化中的應用

張延波

[摘要]本文從分公司目前正在進行的合同管理信息化中電子監察系統的應用進行探索，從推行電子監察的目的（“四個有利于”）、模塊設想、具體實施“四個結合”的方法等方面進行詳細闡述，同時對分公司崗位風險評估工作有更深一步的促進作用。

[關鍵詞]電子監察；合同管理；信息化

一、引言

廉政風險防范管理機制是將現代管理學中的風險管理理論和質量管理理念及方法應用于反腐倡廉工作實際，其核心任務是關注和遏制發生腐敗行為的可能性，工作重點是建立和執行風險防范體系，通過前期預防措施、中期監控機制、后期處置“三道防線”，達到最大限度地預防和遏制腐敗行為的發生。

電子監察是加強廉政風險防范管理工作的系統化、規范化和程序化的具體體現。通過電子監察使廉政風險防范管理工作在具體實踐中的每個環節、每項內容和相關工作更加細化、量化、標準化和“模塊化”，切實增強防范管理工作的針對性、科學性和可操作性，提高廉政風險防范管理工作的科學性和實效性。

電子監察一方面是探索創新廉政風險防范管理工作的有效方法和措施；另一方面在綜合運用現有防控手段的基礎上，積極利用現代信息技術特別是計算機網絡技術的力量，通過建設廉政風險防范管理電子監察系統，固化權力運行程序和工作流程，建立標準數據庫，實現監測數據自動統計、分析、評估和預警，對分公司和各二級單位管理制度履行情況進行監察，同時可有效的促進市場監督工作，實現由制度管人、管事向計算機和信息技術管理的發展和延伸，最大限度的減少和壓縮自由裁量權，從而提高廉政風險防范管理的質量和水平。

二、正文

（一）電子監察的概念

電子監察主要針對從項目立項、招投標、合同簽訂、合同履行、結算、后期評估等業務事項進行事前、事中、事后的辦事流程、辦事效率、工作作風等方面進行全方位的監察，以促進各類經濟往來中公正透明、優質高效服務。具體功能主要包括實時監察、督辦糾錯、績效評估、綜合查詢、統計分析及預警提示等。電子監察目前已廣泛使用于國家各級行政機關、海關及京東方等上市公司。

（二）功能模塊設計

建議分公司在實現合同管理信息化過程中建立相應的電子監察系統，具體包括實時監察、程序監察、時限監察、結算監察、綜合監察、投訴監察、預警糾錯等八個模塊。

1.實時監察。實時監察主要功能是在采集數據的基礎上對合同業務自動監控，凡違反辦事程序的，提供時限判別、流程監督、流程跟蹤、資料對比、異常處理監督、統計分析預警等自動判別監察和輔助判別監察，及時發現問題，事先、事中提醒相關部門和上級部門領導，避免經濟往來中發生過錯。

2.程序監察。程序監察主要針對許可辦理過程的監察。程序監察對象包括：各類審批的內容、法律依據、數量及方式、審批程序、證件及有效期、法律效力、年審或年檢。對每項審批事項的業務規范預先在系統中配置，當進行程序監察時可以直接調出比對。程序監察可以對享有特殊規定和特殊情況的業務事項進行監察。

3.時限監察。時限監察是對于各類合同管理中需要一定時間內完成的內容在系統中進行設置，采集每筆具體的業務，系統自動對超期的業務事項自動預警，并將預警信息以郵件、短信等方式自動通知辦理單位或部門。業務事項超過設定期限，系統自動出示黃牌，并自動生成《督辦通知書》發送到許可單位，并短信通知承辦人，同時設定一個督辦期限，督辦限期過期仍未辦結的，系統出示紅牌。對于超期至紅牌的事項，系統自動通過相應的數字簽章系統發送《監察建議書》到主辦部門。

4.結算監察。對合同簽訂后的金額在實際結算時進行監察（大包合同在預算內進行監察）。有金額的合同，如果出現超合同結算情況是否進行了程序審查，可有效避免違規現象的發生。大包合同超出預算進行結算的也可通過該模塊進行監察。該模塊對于出現的超合同結算情況體香相關部門、領導，結合OA系統進行短信提醒。

5.異常監察。異常監察中的異常情況主要包括不許可，不受理、補交材料等現象，對于發生異常的事項，查看給出理由和法律依據，沒有給出理由或假如理由不充分的，可以要求給出解釋處理。

6.投訴監察。投訴監察主要是投訴處理子系統的結果反映。在這里可以查看各部門受投訴情況，總件數等情況。投訴處理子系統是有關辦事效率、職權行使、廉政建設、服務態度等工作作風方面的投訴的處理模塊。次模塊只有二級單位的廠領導或上級分公司領導查看。

（三）電子監察的實施方法

目前分公司按照集團公司要求，正在推進合同管理的信息化建設工作。紀檢監察工作可借此次機會，有效的推進電子監察。具體方法就是“四個整合”，具體如下：

1.整合ERP、財務管理系統和合同管理系統。在電子監察系統整體開發時分別在ERP和財務管理系統中預留出相應的端口，實現數據共享。

2.整合“十大管理體系”、內控管理和其他管理制度的相關內容。如內控的審批權限，監督管理體系或紀檢監察處對商務談判的審批權限等等內容，把類似的要求以電子的形式嵌入到電子監察系統中。

3.整合數字簽章系統。將電子監察系統自動生成的督辦通知書、監察建議書等內容自動發送至相關部門和責任人，同時通過短信同時發送提醒。

4.整合業務公開系統。按照業務公開模版要求通過相關程序設置，將電子監察系統產生的業務公開報表自動發送至信息中心平臺，保證業務公開的及時性和準確性。同時可授權相關領導進行查閱和巡視。

三、結論

結論電子監察系統的使用有利于厘清和明晰各部門、各單位以及各個工作崗位的權責界限；有利于對經濟往來過程中重點領域、重點對象、重點環節的監督；有利于出現問題時員工問責的追溯；有利于各級機關工作作風的轉變。實現以規范權利運行為中心、以加強制度建設為重點、以現代信息技術為支撐，把長遠目標與階段性任務結合起來，著力構建前期預防、中期監控、后期處置的廉政風險防控機制。最終實現把制度規定轉化為風險控制節點，推動反腐倡廉與業務建設深度融合、經濟風險和廉政風險同步防控、制度建設與科技手段有機結合，提升了市場監督的整體效能。

同時電子監察系統充分結合了分公司當前的各類系統，相應的軟件系統在設計時均留有相應的端口，需投入的費用不是很大，只是需要把目前的資源進行整合。因此，本文認為電子監察系統適合在分公司全面推廣使用。