信息時代對檔案保密管理工作的挑戰及對策探微

王霞　王婷婷

摘要：互聯網的快速發展，進一步推動了檔案管理的電子化發展。面對檔案管理新發展趨向所帶來的挑戰，檔案保密管理工作如何轉型又如何順應時代潮流，如何在《檔案法》和《保守國家秘密法》的雙重限定下走出符合自身特征的發展之路等，系目前檔案保密管理工作在信息時代中需要預先思考的重點。

關鍵詞：信息時代 檔案管理 保密

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-5349（2018）15-0119-02

歐美國家中除免予公開范圍，其他檔案信息均可不受限地面向普通公眾發布。但我國相關政府信息及檔案，受《檔案法》和《保守國家秘密法》的雙重限定。在雙重限定下檔案保密管理工作者需應對和解決工作中存在的歷史遺留問題，還需面對信息時代對檔案保密管理工作的沖擊與挑戰。

一、信息時代檔案保密管理工作面臨的挑戰

（1）法律法規保密設施技術相對滯后。《中華人民共和國政府信息公開條例》的效力等級與《檔案法》類似，一旦《檔案法》與信息公開條例沖突，在現實層面就容易構成公開與保密之間的矛盾。對于這類矛盾，必須厘清公開與保密的相對關系，并及時調整檔案開放條款。在倡導政府信息公開及公民知情的要求下，《檔案法》等法律法規作為檔案開放法律依據，從具體條款和立法精神層面都已經不再符合時代發展要求，需考慮適當修改檔案公開和利用方面的內容來適應政府信息公開的需求。

由于相關保密技術的落后，信息承載媒介和傳播媒介已經逐步演變成當前的數字化傳播要求下的新形式，對檔案的保密管理而言也是新的挑戰。很多部門和企業缺乏有效管理方式，大多按照簡單封存鎖柜方式管理，一旦信息被竊取或信息遺失、不完整等，都不能滿足公開需求的要求。

（2）保密期限與公開需求沖突。我國檔案管理法律法規的制定起步晚、發展速度緩慢是不爭的事實。目前檔案保密管理工作賴以生存和法律少且相對落后，受限于《檔案法》和《保守國家秘密法》的雙重限定，導致我國檔案保險管理難以滿足信息時代檔案管理信息化、電子化發展中所出現各類問題的應對要求。按照要求，檔案信息具有三十年的持續保密期，涉及國家重大利益、安全等的具有保密屬性的檔案，其保密期限會超過三十年。此種限定使原本已經被封閉的檔案信息保密色彩更為濃烈，與檔案信息化管理和電子化管理的要求相悖，自然也無法滿足公眾對國家各類檔案公開的及時性、準確性、便捷性要求。《檔案法》的相關規定與《保守國家秘密法》的雙重限定使檔案保密管理工作中的信息開發范圍更為狹窄，直接限制檔案信息需要公開的范圍。關于檔案的保密和公開目前學術界已經進行相關討論，目前各方最大的沖突點就在于需要保密的檔案信息在進入檔案館后被直接限定公開權限。

（3）檔案管理工作人員意識不強專業度有限。檔案管理人員如果無法認識到檔案保密管理的必要性，勢必會導致檔案管理行為失范。僅就檔案保密管理所需的技能而言，在信息化技術的影響下檔案保密管理人員需要必要的檔案保密管理知識、計算機操作能力、檔案保密專業管理技能、法律法規認知能力等，然而，眾所周知的是，檔案管理人員大多是其他部門臨時安排“客串”的人員并非專業人員，在檔案管理方面容易存在專業性不強、意識不足的問題，加之信息化時代的沖擊，對保密管理、對檔案保密管理法律法規認知的不足，精力、時間的有限，在企業或者部門節約保密管理經費的影響下，很容易出現檔案保密管理存在各類安全隱患的問題。

二、信息化時代檔案保密管理工作的要求

紙質檔案電子化和電子檔案紙質化同時存在并使用，需滿足檔案信息及時應用和保密存儲等管理要求。目前電子檔案按照“雙套制”歸檔管理要求需要被一體化管理，即幫助紙質檔案完成電子化、一體化管理要求，在統一管理模式下簡化兩者管理的各項流程，借此提升檔案保密管理的工作效率，解決檢索慢、存儲難等問題。因此，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，可統一建議并逐步完善檔案保密管理標準和信息資源庫，保障檔案保密管理的合理化和規范化。此過程中不能忽視紙質文件和電子文件需要同時歸檔的要求。此外，還需要考慮信息公開與檔案信息化發展形勢融合的要求，進一步修訂《檔案法》等中與信息化、檔案公開等相悖的條款。比如新時期要求制定和完善新制度、新法規、新管理創新手段以及營造良好的依法開放的工作氛圍等。

三、信息化時代檔案保密管理工作完善的建議

（1）完善檔案保密管理制度，健全安全保障體系。建議國家積極發揮宏觀調控作用，嚴厲打擊各類竊取檔案機密的無良商家和不法分子，情節嚴重的必須移交司法機關。考慮到我國檔案保密管理工作起步慢，可在借鑒國外先進經驗的同時，調查和梳理當前檔案保密管理工作中存在的問題，及時解決。可從完善并細化檔案保密管理制度入手，將其落實到檔案的封存、傳閱、借閱、登記等過程中，保障檔案不泄密、不丟失。建立更為健全的檔案信息安全保障體系需要與檔案保密管理工作的信息化、電子化發展趨勢同步，具體如提升使用者和管理者的網絡安全意識、信息安全意識，提升檔案信息安全保障技術水平并豐富管理手段，加強對管理者和使用者計算機的網控，嚴格禁止管理者計算機隨意下載和上網等，重點防止不法分子入侵網絡竊取檔案。

（2）針對性實施精準管理模式，健全信息檔案查詢使用制度。使用制度是提升檔案保密管理工作效率的前提，是提供檔案保密管理工作相關法律法規依據的基礎。因此，按照紙質檔案和電子檔案管理要求，從溫度、濕度、有害氣體隔絕、磁場強熱源規避、選擇合理存放方式等方面詳細比對和標記標準要求。操作可依據認證網絡設備、身份辨認、復制副本、更新殺毒軟件、注意補丁安裝程序、異地備份保存等方式保障放置安全和日常管理安全。在保障借閱方面，建立嚴格查詢使用制度。一方面將已經使用或需要使用的文檔，與未使用保密文檔區分開存儲，保證檔案借用的及時性，另一方面規范操作流程，涉密等級更高的不能簡單拷貝存儲而是使用更為嚴密的保密方式，詳細劃分不同檔案的查閱者、管理者權限，確定查閱和管理方式，跟蹤操作記錄給予必要獎懲等。

（3）加大管理人員培訓力度，設定專人轉崗負責。為提升管理人員操作技能、認知、專業知識等的水平，可按照統一、分層等培訓方式，定期培訓和考評，其結果與管理人員績效掛鉤。在強化管理人員培訓力度方面，需要重點解決的是檔案保密管理人員的“身兼數職”。建議設專人專門負責檔案保密管理，盡管會增加企業或者部門的成本，但是畢竟可在一定程度上解決檔案保密管理人員精力不足的問題。

參考文獻：

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責任編輯：張蕊