數字化背景下檔案管理模式研究

葛珊源

【摘要】隨著信息化時代的到來，數字化操作的普及，各單位獨立檔案的管理進程中產生了大量的電子文檔，而電子文檔的儲存于管理方法在一定層面上區別于紙質版檔案的管理。因此，檔案管理部門應該根據時代的進步及時更新管理思路，建立符合數字化發展趨勢，順應單位發展規劃推進檔案管理模式。

【關鍵詞】信息化 時代化 數字化 檔案 管理

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2018）34-0008-01

檔案管理是每個單位組織管理的方式，健全的檔案管理模式不僅可以發揮檔案工作的效率，促進事業的發展，更可以實現檔案的價值。馬克思主義理論指出了認識的絕對性和相對性，指導我們應根據不斷變化和發展的實踐推進我們認識的發展。因此，我們應結合時代發展要求，提高檔案管理質量，創新檔案管理模式，確保數字化背景下，最大化檔案信息的價值。

一、傳統檔案管理模式研究

傳統檔案管理模式主要有三種類型：

第一種是對各類檔案統一的集中管理模式，偏向獨立的檔案管理部門，直屬單位管理。特點是單位規模較大，歷史悠久，參與單位管理程度較高，會有專業化的管理團隊和適用的檔案管理辦法。優勢是效率高成本較低，方便專職人員的培訓和學習，利于資源的開發利用。局限性是集中管理模式對硬件要求較高，檔案的提取程序較為繁瑣。

第二種是單位根據各部門需要進行分別保存的分散管理模式，多見隸屬型單位，優勢是利于各部門的工作的獨立性運轉，提高了辦公效率，降低移交過程的出錯概率等。局限性是部門間的管理辦法可能會出現不一致的情況，為以后的資料統計利用帶來不便，不利于單位對歷史檔案資料進行統一鑒定或者銷毀工作。

第三種是前兩種模式的結合體，指單位對檔案管理工作進行整體調控，但是實際的管理過程賦予各個部門以獨立權限。各檔案的形成部門分別負責進行分類統計，然后統一將檔案目錄交于單位檔案管理機構進行備份的集中分散結合式。這一模式促進了各部門檔案的利用效率同時保證了單位的整體把控。優勢是管理靈活，利于綜合監督和領導，也增強了檔案資源的利用效率。局限性是對單位的綜合管理實力尤其是宏觀管理能力有著較高要求。不利于檔案的完整性和安全性。

二、傳統檔案管理模式與數字化背景下檔案管理模式比較分析

傳統檔案管理模式的客體大多是紙質版檔案，而隨著時代進步，社會的快速發展，電子文檔的數量急劇增加，傳統管理模式需要根據新的情況及時的調整，以滿足數字化信息化管理模式建設，要求我們重新審視傳統檔案管理模式，創新思維方式，取傳統管理模式的優勢，結合新時代的檔案特點，讓檔案工作適應信息化時代的要求，秉持“科學”“開放”理念，更好的促進檔案管理事業的發展。

雖然時代在變遷，檔案資源的載體形勢開始有所變更，但檔案的管理內容在本質上是一樣的，業務流程依然是收集，鑒定，歸檔，保管，統計和利用的六大環節，管理思想或分散或集中，在新時代背景下依然遵循。

根據文檔客體載體形式的變化，緊跟實踐變化的是相對應的文檔的生命周期理論，在概念，產生，維護階段都開始區別于傳統檔案管理模式。管理方式也隨之開始由單一的人工管理逐漸加入技術手段管理。服務方式也呈現多樣化的趨勢。

三、數字化背景下檔案管理模式的構建建議

檔案存在的意義在最初是對歷史的記錄，而各單位存在的檔案管理在最初形成的目的性是為了給單位的各項工作的開展提供歷史考據，保障各項工作的順利開展。因此，檔案管理需要如實反映出歷史工作的細節，那就要求我們做好檔案整理工作，不僅需要設立檔案的相關管理機構和人員，制定相關的規章制度，最重要的是選擇適應時代發展利于檔案部門檔案管理模式的協同創新。逐漸改變單一的紙質版檔案管理，順應時代發展要求，取歷史紙質版管理模式的精華，探索紙質版與電子檔管理模式協同發展的新模式。

作為檔案管理的主體我們要及時進行知識更新，參與相關理論培訓，提高從業人員的基本素質。單位應予以硬件條件的支持，不僅要完善相關的規章制度確保安全保密性，更需要高新技術裝備的配備以更好的工作運轉。保障檔案內容的有效性，真實性和完整性。加強檔案管理工作重要性的管理理念建設，構建檔案管理的安全體系。只有制度，人員，設備等因素協同發展，才可以更好的推進檔案管理工作現代化發展。

隨著信息化時代的到來，數字信息化的普及，尤其是面對急劇增加的電子文檔，檔案管理模式應發展創新檔案管理工作的思路和模式，完善數字化背景下的檔案管理模式。

檔案管理模式的探索和建立涉及到各方面的工作，是一項負責的工程，還需要科學技術方面的知識進行拓展知識面，掌握更全面的研究方法輔助研究，本文的研究有一定的局限性，在今后的研究中可以進一步完善和深化。

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