珠三角地區(qū)秘書工作者的知識及能力需求研究

【摘要】隨著當代經(jīng)濟社會的發(fā)展及互聯(lián)網(wǎng)在我國的迅猛發(fā)展，用人單位對秘書工作者的要求亦與時俱進。文章通過調(diào)研，從社會需求的角度，以珠三角地區(qū)為觀測點，發(fā)現(xiàn)經(jīng)濟社會發(fā)展對秘書工作者的知識結(jié)構(gòu)及能力的新要求和新變化，并對高校如何培養(yǎng)適應社會需要的應用型秘書專業(yè)人才提出若干意見及建議。

【關(guān)鍵詞】秘書 珠三角地區(qū) 市場需求 人才培養(yǎng)

【中圖分類號】C931.46 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2018）34-0015-02

我國秘書學的研究經(jīng)歷了三個階段，從最早的把秘書當秀才、文員，對秘書的要求從單一的寫好文章轉(zhuǎn)變?yōu)椤巴ú拧钡慕巧辉俚浆F(xiàn)在所需的綜合性、輔助性管理人才，對秘書人要求不斷在轉(zhuǎn)變。在現(xiàn)代中國，秘書既是一種行政職位，又是一種社會職業(yè)。它屬于服務性行業(yè)，輸出的是處理文書、事務、行政管理等服務。秘書是為領(lǐng)導者而存在的，其工作具有輔助性與服務性，輔助及服務的對象是領(lǐng)導者或領(lǐng)導機構(gòu)。

隨著時代的發(fā)展，秘書的職責逐漸擴大，已涉及行政管理的領(lǐng)域。2000年，國際秘書協(xié)會改名為“國際專業(yè)秘書協(xié)會”，同時將秘書職業(yè)與職責范圍改為“專業(yè)行政人員”。“秘書”一詞逐漸被“執(zhí)行助理”所取代。

在我國的話語習慣中，“秘書”依然用以指代從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務及日常事務并為決策及實施提供服務的人員。在企業(yè)中對從事秘書工作的職務稱謂各有不同，實質(zhì)上仍是秘書工作者，但秘書職能的行政化，則是全世界秘書工作的發(fā)展趨勢。在經(jīng)濟社會發(fā)展迅速的珠三角地區(qū)，秘書的輔助及服務對象（本文用“用人單位”進行簡述）對秘書工作者知識結(jié)構(gòu)及能力的要求必然存在新的變化。對此，筆者對東莞、廣州、深圳、佛山為主的76家用人單位進行了調(diào)研，發(fā)現(xiàn)存在下述變化及特點。

一、珠三角地區(qū)用人單位對秘書工作者知識及能力的要求

（一）用人單位看重秘書聽知、交際能力甚于書面表達能力

調(diào)研顯示，用人單位對秘書工作者的能力要求，從高到低依次是理解和領(lǐng)會能力（也稱“聽知能力”）、口頭表達能力、交際能力、觀察分析能力、應變能力、書面表達能力。用人單位對秘書工作者的要求已不僅僅是傳統(tǒng)意義中的“筆桿子”，同時還要擅于耐心傾聽和正確理解別人的發(fā)言；能說會道，思維清晰表達清楚；具備一定的社會活動能力，懂得禮儀禮節(jié)，擅于待人接物；要擅于觀察、發(fā)現(xiàn)問題并分析、解決問題；能夠遇急不慌、臨危不懼、處事冷靜，機動靈活。

（二）秘書的交際及應變能力最應加強

在被調(diào)研的用人單位中，有六成的單位認為聘用的秘書工作者最應加強交際能力，其次是應變能力及口頭表達能力。傳統(tǒng)觀念中在辦公室里處理事務及文書，性格內(nèi)向、不善言辭的秘書已經(jīng)無法滿足用人單位的需要。不少用人單位需要秘書處理好日常文書及事務以外，還要在一定范圍內(nèi)充當公關(guān)人員的角色，做好接待等對外工作；同時秘書作為信息樞紐，對內(nèi)的溝通協(xié)調(diào)作用也被大多數(shù)單位重視。良好的交際及口頭表達能力，對外既能表現(xiàn)單位的良好形象，達成公關(guān)目的，對內(nèi)有助于營造良好的工作氛圍，做好上司“耳目”及代言人。

（三）計算機及互聯(lián)網(wǎng)應用水平與辦公室事務管理知識同樣重要

調(diào)研顯示，用人單位最重視秘書的知識結(jié)構(gòu)依次是辦公室事務管理知識、計算機及互聯(lián)網(wǎng)應用水平、公文寫作。對外語的要求不高，對經(jīng)濟、商務、會計、法律等知識的重視程度較低。辦公室事務千頭萬緒，一名優(yōu)秀的秘書工作者必須具備相應的管理知識，才能夠有效應對日常工作所需。另外，隨著無紙化辦公逐漸成為大勢所趨，計算機水平還是直接影響秘書工作者的辦公效率。同時，互聯(lián)網(wǎng)時代為人們出行、信息獲取、辦事及商務等方面提供的便捷，也使秘書工作發(fā)生了改變。

（四）用人單位對傳統(tǒng)意義上秘書的相關(guān)技能態(tài)度不一

對于書法，約四成的用人單位認為用處不大，約五成認為總有用得上的時候。書法作為一種文字表現(xiàn)的藝術(shù)形式，常常被看作是書寫者品格及修養(yǎng)的映射，然而其重視程度在互聯(lián)網(wǎng)時代下顯然已經(jīng)大不如前。速記是通過特殊符號系統(tǒng)進行的，學習難度較大，并不被大多數(shù)的秘書工作者所掌握。盡管當前記錄的手段和工具發(fā)展迅速，但速記作為一門提高工作效率的技能還是被大多數(shù)的用人單位青睞，有一半以上的用人單位認為用處較大，四成以上認為總有用得上的時候。而英語作為一種溝通交流的工具，其重視程度與速記相近，只有約一成的用人單位認為秘書懂得英語的用處不大。

二、珠三角地區(qū)秘書工作的新變化

（一）秘書工作的行政化趨勢明顯

臺灣專業(yè)秘書協(xié)會顧問石詠琦認為，傳統(tǒng)秘書的角色更傾向于是領(lǐng)導的跟隨者；現(xiàn)代秘書則是領(lǐng)導工作的組織者。其最主要的區(qū)別在于現(xiàn)代秘書的工作態(tài)度更加主動和積極，工作內(nèi)容也更趨于管理。這在珠三角地區(qū)的企事業(yè)單位中同樣得以體現(xiàn)。秘書的工作內(nèi)容繁多、除了傳統(tǒng)意義上的辦公室事務以外，用人單位需要秘書人員處理接待、公關(guān)、黨務、行政事務管理等工作，秘書工作性質(zhì)呈多樣化、秘書人員身兼數(shù)個行政職務。秘書崗位具備信息樞紐及協(xié)調(diào)功能及優(yōu)勢，用人單位傾向于讓秘書承擔更多行政管理方面的工作，于是則呈現(xiàn)出用人單位對秘書工作者能力需求的多樣化，以期能在行政管理工作中發(fā)揮更積極的作用。

（二）秘書工作受互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的影響較大

近年我國互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展迅速，除了為人們生活提供了便捷、促進了互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟迅猛發(fā)展以外，還對當下秘書工作造成了深刻影響。其影響已不僅僅是秘書“使用先進辦公器械的能力”問題，而是直指秘書的工作內(nèi)容及秘書的思維方式。互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展帶來的變化對傳統(tǒng)秘書工作是具有顛覆性的，表現(xiàn)在兩個方面：一是秘書的輔助及服務對象開始可以十分便捷地自行從互聯(lián)網(wǎng)上獲取服務，不需要秘書代勞，原本屬于秘書部分職能被取代。二是秘書需要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為輔助及服務對象提供更高效的服務，以應對越來越快的工作節(jié)奏及需求。

（三）秘書工作專業(yè)化趨勢逐漸加強

隨著秘書工作的行政化，秘書承擔了更多行政管理方面的工作，但秘書工作并未因此而廣泛涉及法律、商務、會計、翻譯等領(lǐng)域。部分用人單位尤其是中小企業(yè)對秘書會有上述工作需求，但總體而言對上述知識的要求不高，只需具備相關(guān)基礎知識即可。法律、商務、會計、翻譯等事務仍然依托其他崗位的專業(yè)人員。同時，用人單位對秘書工作的要求逐漸提高，用人單位更加青睞于聘請受過專業(yè)訓練的秘書人員而非“關(guān)系戶”。從市場需求的角度看，秘書工作的專業(yè)化趨勢正在逐漸加強。

三、高校秘書專業(yè)人才培養(yǎng)的幾點建議

秘書學是一門應用科學，它必然隨著社會的進步而不斷發(fā)展。秘書專業(yè)人才的培養(yǎng)必須隨著相關(guān)學科和現(xiàn)代科學技術(shù)的發(fā)展而不斷地完善，否則培養(yǎng)出來的人才將無法適應現(xiàn)代社會發(fā)展的要求。在此，筆者就高校秘書專業(yè)人才培養(yǎng)提出三方面的意見及建議。

（一）轉(zhuǎn)變教育觀念

高校秘書專業(yè)人才培養(yǎng)，應注重以下三種觀念的改變：一是從“偏中文”向“偏管理”轉(zhuǎn)變。秘書專業(yè)教育需要使受教育者具有管理思維，熟練管理活動，明確秘書工作者在管理活動中的地位和作用，掌握秘書輔助管理所必須具備的素質(zhì)和技能。二是從“注重政治”向“注重經(jīng)濟”轉(zhuǎn)變。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，黨政機關(guān)等事業(yè)單位對秘書專業(yè)人員的需求比例逐漸減少，企業(yè)單位的則逐漸增多。文秘專業(yè)人才的培養(yǎng)，也應該從注重政治素養(yǎng)向具備經(jīng)濟常識上轉(zhuǎn)變。三是從“高級文秘”向“專業(yè)秘書”轉(zhuǎn)變。許高校院的本科文秘專業(yè)人才培養(yǎng)形成了重理論、輕實踐的教育理念，忽視了秘書工作的實踐性。高校應更加注重秘書專業(yè)技能及職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。

（二）準確定位人才培養(yǎng)目標

自“文秘教育”專業(yè)改為“秘書學”以來，我國已有開設秘書學本科專業(yè)的高校95所，其中大多數(shù)是從“文秘教育”專業(yè)更改而來。當前秘書專業(yè)人才培養(yǎng)主要有“秘書學”專業(yè)，及依托“漢語言文學”專業(yè)，以“高級文秘”、“涉外文秘”等方向培養(yǎng)。高校的秘書專業(yè)人才培養(yǎng)，必須以市場為導向，準確定位本校的秘書專業(yè)人才培養(yǎng)目標。

（三）優(yōu)化秘書專業(yè)課程結(jié)構(gòu)體系

1.加強課程模塊和內(nèi)容的實用性。秘書專業(yè)的應用性很強，過多的理論性課程及互不關(guān)聯(lián)的課程結(jié)構(gòu)，不適應秘書專業(yè)能力的提升及應用型人才的培養(yǎng)。加強課程內(nèi)容的實用性，可通過重組課程模塊，以能力培養(yǎng)為核心組織教學。

2.調(diào)整選修課與必修課的比例。為培養(yǎng)適應市場需求的人才，滿足學生的多元化發(fā)展需求，高校應注重調(diào)整選修課與必修課的比例，將跨學科的課程通過選修課的形式學習，保障專業(yè)知識學習的同時，讓學生有更多機會接觸跨學科知識。學校在學生選課時也應進行必要的指導。

3.加強實踐教學關(guān)節(jié)。高校要培養(yǎng)適應和促進經(jīng)濟社會發(fā)展的一線技術(shù)應用和管理人才，就必須緊密聯(lián)系職業(yè)技能與社會需求，延長實習時間、規(guī)范實踐基地的實習活動、創(chuàng)建校內(nèi)實習基地，不斷加強實踐教學環(huán)節(jié)。

（四）加強師資隊伍建設

由于我國2012年前無秘書學本科專業(yè)，因此不可能引進本專業(yè)科班出身的教師。高校應不拘一格地引進企事業(yè)單位的高素質(zhì)專業(yè)人才擔任秘書專業(yè)教師，適當放寬對學歷學位、職稱、專業(yè)的硬指標，注重人才的實踐能力、實踐經(jīng)驗等軟實力。 參考文獻：

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作者簡介：

盧秀珠（1989-），女，廣東東莞人，東莞理工學院城市學院教師，主要從事高等教育研究。