創(chuàng)新高校辦公室印章管理工作的路徑思考

白鷺 王楠

伴隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用和飛速發(fā)展，數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代和智造時(shí)代已經(jīng)悄然到來(lái)。在這個(gè)以“高效”和“優(yōu)質(zhì)”取勝的新時(shí)代，新技術(shù)的發(fā)展呼喚創(chuàng)新的工作理念、工作方式和工作手段。高等教育作為高校辦公室的行政管理工作，也面臨著這樣的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。作為高校協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系上下、溝通內(nèi)外的落地窗和服務(wù)臺(tái)，高校黨委（校長(zhǎng)）辦公室能否創(chuàng)造性地開(kāi)展黨群、行政業(yè)務(wù)工作，直接關(guān)系到其服務(wù)學(xué)校教學(xué)、科研、管理的效率與質(zhì)量。

一、高校辦公室印章管理工作的重要性

印章是高校辦公室代表學(xué)校行使職權(quán)，對(duì)外聯(lián)系、對(duì)內(nèi)施政以及進(jìn)行其他各種公務(wù)活動(dòng)的重要憑證和獨(dú)有標(biāo)記。印章的法律性和權(quán)威性決定了它不僅是一個(gè)簡(jiǎn)單的物件實(shí)體，更是集權(quán)利義務(wù)依據(jù)、政策意圖工具于一體的權(quán)力象征。無(wú)論是高校的黨委印章、行政印章、法人簽名章還是校領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人簽章，均被賦予了獨(dú)有的法律屬性，行使高校的發(fā)言權(quán)，體現(xiàn)了高校在其教學(xué)、科研和管理中的施政方略、行政意圖。正所謂“一章既出，即為生效”。

因此，加強(qiáng)印章管理是穩(wěn)妥、有效開(kāi)展高校行政管理工作的重要組成部分和重點(diǎn)關(guān)口環(huán)節(jié)，是防控用印風(fēng)險(xiǎn)、維護(hù)保障高校權(quán)益、遏制違規(guī)辦學(xué)的重要防線。高校辦公室作為學(xué)校印章管理的歸口和出口單位，能否積極主動(dòng)改進(jìn)印章管理工作方法、創(chuàng)新印章管理手段，確保規(guī)范、合理，安全、高效地開(kāi)展印章管理工作，提高服務(wù)教學(xué)、科研、管理活動(dòng)的水平和質(zhì)量，則顯得極為關(guān)鍵和重要。

二、高校辦公室印章管理工作存在的不足與缺陷

印章管理工作涵蓋了印章制發(fā)、印章使用審批、印章保管、印章廢止移交等多個(gè)環(huán)節(jié)，高校作為承擔(dān)科學(xué)研究、教學(xué)、學(xué)生管理的大塊頭單位，存在著印章審批涉及的業(yè)務(wù)領(lǐng)域廣、印章使用的場(chǎng)合多、印章使用的數(shù)量大、印章保管的機(jī)制設(shè)計(jì)難、印章廢止移交時(shí)的謹(jǐn)慎程度高等問(wèn)題。而在現(xiàn)有的傳統(tǒng)印章管理工作中，由于其各個(gè)環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)不合理，信息化、電子化程度低等造成的存有潛在隱患、行政管理成本大、行政效率偏低的現(xiàn)實(shí)困境，亟須創(chuàng)新。

（一）印章工具的機(jī)械化、信息化程度低。傳統(tǒng)的高校印章工具一般為銅章，沒(méi)有防偽標(biāo)識(shí)，信息識(shí)別度低，容易被偽造。另外，印章的分量重，機(jī)械化的程度低，拿起落印完全靠人力手工，數(shù)量少時(shí)也相對(duì)會(huì)比較費(fèi)力，人工用印的耗時(shí)長(zhǎng)，勞動(dòng)過(guò)程的重復(fù)性也大。在高校辦公室印章管理崗位上的工作人員一般為秘書(shū)，蓋章本身需要花大量的時(shí)間和精力，嚴(yán)重影響了秘書(shū)綜合協(xié)調(diào)、材料撰寫(xiě)等業(yè)務(wù)的開(kāi)展。特別是在大批量用章時(shí)，例如在開(kāi)學(xué)季的學(xué)生證用印、畢業(yè)季畢業(yè)證書(shū)和學(xué)位證書(shū)的用印、學(xué)生各類(lèi)獲獎(jiǎng)證書(shū)集中用印期間，動(dòng)輒數(shù)千數(shù)萬(wàn)個(gè)印章，耗時(shí)費(fèi)力，在印章使用上投入的時(shí)間成本、行政成本極大，行政效率低。同時(shí)，由于同一印章只能有一枚，則會(huì)在科研項(xiàng)目等其他重要業(yè)務(wù)用章時(shí)造成印章缺位或造成用印擁堵，給正常工作帶來(lái)不便。

（二）印章審批程序設(shè)計(jì)中過(guò)于簡(jiǎn)單。高校各二級(jí)單位在使用學(xué)校印章時(shí)往往會(huì)持有用章申請(qǐng)表格，而傳統(tǒng)的印章申請(qǐng)表格的設(shè)計(jì)本身就潛藏著一些審批漏洞。現(xiàn)有的印章申請(qǐng)表格中基本只是體現(xiàn)了用章原因、加蓋的印章類(lèi)別、份數(shù)、二級(jí)單位審核人簽字等，但在實(shí)踐工作中，用印的材料往往頁(yè)數(shù)很多，用章申請(qǐng)中僅僅填寫(xiě)材料的大概名稱，不能確切體現(xiàn)，難以體現(xiàn)對(duì)材料的審核，備案?jìng)洳榈牟殚喰浴⑨槍?duì)性不足，二級(jí)單位審核也不盡仔細(xì)，難以確保材料的用章安全、規(guī)范。

（三）對(duì)辦公室內(nèi)部人員印章管理的制度考慮不足。高校辦公室在印章管理中名義上是專(zhuān)人管理、保管，實(shí)際操作中卻存在著辦公室工作人員多位同志存放有抽屜的鑰匙，人人都知道保管位置、都知道保險(xiǎn)箱密碼等的實(shí)際問(wèn)題，多人管理、對(duì)公章“齊抓共管”的現(xiàn)象本身也給印章管理工作帶來(lái)了困擾和不規(guī)范、不安全的來(lái)源。日常的工作時(shí)間特別是寒暑假及其他值班期間，由于牽涉的辦公室管理人員數(shù)量眾多，印章經(jīng)多個(gè)工作人員之手，且沒(méi)有完善的使用記錄、備案或過(guò)程監(jiān)督、監(jiān)控，印章管理職責(zé)不清，一旦因不慎用章給學(xué)校帶來(lái)利益損害時(shí)，責(zé)任難以落實(shí)到人，使得差錯(cuò)責(zé)任追究難、印章管理難。

三、高校辦公室印章管理工作的創(chuàng)新路徑

（一）印章工具平臺(tái)技術(shù)層面的創(chuàng)新。“工欲善其事，必先利其器。”要積極大膽引入數(shù)字化、信息化先進(jìn)技術(shù)，從工具層面推動(dòng)印章和印章監(jiān)管實(shí)現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新。以技術(shù)創(chuàng)新推進(jìn)辦公室工作的機(jī)械化、自動(dòng)化、信息化。例如可以根據(jù)大量用章的需求選擇性地推廣學(xué)校和各二級(jí)單位電子印章和防偽印章的使用，使得每一枚印章都要有自己獨(dú)屬的編號(hào)，即ID識(shí)別號(hào)，每一份蓋過(guò)章的材料都有痕跡有記錄；可以重點(diǎn)考慮籌劃借助工業(yè)設(shè)計(jì)手段將印章與自動(dòng)化、機(jī)械化器械結(jié)合使用，創(chuàng)新大批量用章的流水線機(jī)器設(shè)計(jì)；而在監(jiān)管保存和使用過(guò)程中，則可以考慮開(kāi)發(fā)聯(lián)網(wǎng)型保險(xiǎn)柜控制系統(tǒng)，其中包括使用者的系統(tǒng)身份識(shí)別、用印過(guò)程的實(shí)時(shí)監(jiān)控等，實(shí)現(xiàn)用印過(guò)程的信息化全監(jiān)控管理平臺(tái)。與此同時(shí)，要將印章的制發(fā)、使用、移交、更換和廢止等全部過(guò)程實(shí)行電子信息一體化登記，做到“章章有落實(shí)，章章有專(zhuān)責(zé)”。通過(guò)上述機(jī)械化、信息化的創(chuàng)新設(shè)計(jì)，使得辦公室秘書(shū)們得以從繁瑣繁重、重復(fù)性強(qiáng)的用章工作中解放出來(lái)，將更多的工作時(shí)間分配到更核心的決策工作或投入到高層次能力培養(yǎng)和學(xué)習(xí)中。

（二）印章審批流程設(shè)計(jì)層面的改進(jìn)。要積極思考優(yōu)化印章使用申請(qǐng)的設(shè)計(jì)。不僅要制定學(xué)校范圍內(nèi)統(tǒng)一格式規(guī)范的用章申請(qǐng)表格，還要在用章申請(qǐng)中體現(xiàn)嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)微、針對(duì)性強(qiáng)的用章審批程序特點(diǎn)。著力補(bǔ)充在設(shè)計(jì)中存在的容易產(chǎn)生模糊認(rèn)知、灰色地帶、責(zé)任不清的地方，強(qiáng)調(diào)突出細(xì)節(jié)到位；要以學(xué)校為起點(diǎn)單位，對(duì)各二級(jí)單位的用章申請(qǐng)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，如單位序列代碼+當(dāng)天使用次序序列號(hào)，要針對(duì)用章主要業(yè)務(wù)名稱設(shè)計(jì)出細(xì)化的分門(mén)別類(lèi)的用章申請(qǐng)表格，使得一份用章申請(qǐng)能體現(xiàn)出所用章材料的關(guān)鍵核心之處，以此也能對(duì)用章申請(qǐng)進(jìn)行功能上的完善，方便日后查詢、確認(rèn)；同時(shí)要強(qiáng)化印章審批流程中的全程記錄、全程登記、過(guò)程追溯的功能，盡可能避免在審批流程中出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。

（三）印章管理人員制度跟進(jìn)層面的完善。要?jiǎng)?chuàng)造性地從制度規(guī)定的設(shè)計(jì)上、根本上盡快完善、創(chuàng)新印章管理工作。針對(duì)辦公室內(nèi)部管理人員，要逐步建立起高校辦公室工作人員印章管理業(yè)務(wù)體系化培訓(xùn)，將印章管理培訓(xùn)納入高校辦公室行政管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)課程設(shè)計(jì)中，并作為重要版塊，通過(guò)學(xué)校印章管理文件規(guī)定的學(xué)習(xí)，以課件、案例、調(diào)研、檢查、反面教材視頻或案例的素材對(duì)印章管理人員進(jìn)行知識(shí)性、操作性的培訓(xùn)。通過(guò)確立常態(tài)化的培訓(xùn)體系，讓辦公室的印章管理工作走上制度化、體系化的道路。

四、結(jié)語(yǔ)

印章管理是一項(xiàng)繁重瑣細(xì)卻關(guān)乎高校根本利益的重要工作，作為高校的印章管理人員，應(yīng)主動(dòng)提高思想站位、自覺(jué)規(guī)范用章程序、設(shè)法提升用章質(zhì)量，積極思考探索改進(jìn)印章管理工作的新方法，握好利器、守好底線、把好關(guān)卡，謹(jǐn)慎用章、規(guī)范用章，為學(xué)校的科研、管理、教學(xué)站好崗、服好務(wù)。