淺談機關文秘工作與檔案管理工作的有機銜接

夏歡

【摘要】在機關工作中，文秘工作與檔案管理工作是相輔相成、相互促進的兩項工作。本文著重分析了文秘工作與檔案管理工作在銜接中存在的問題，并提出了解決對策。

【關鍵詞】文秘工作；檔案管理

文秘工作是文書和秘書工作的總稱，在機關辦公室工作中具有不可或缺的地位，承擔了各類來文、來電的收發、傳閱及大量的文字材料撰寫等工作，這些文件和材料使用完畢，都要經過分類、整理、立卷等程序，移交給檔案部門集中統一管理，是文秘檔案的重要來源。現階段我國很多單位，尤其是事業單位，還是文件和檔案分離管理的體制，導致文秘工作與檔案管理工作銜接不暢，影響了檔案管理工作的質量和效率。

一、文秘工作與檔案管理工作的關系

文件的歸宿是檔案，檔案的前身是文件，文件和檔案是同一事物不同階段的稱謂而已，沒有文件的形成和積累，檔案工作也就無從談起。文件的分類、整理、立卷是文秘工作的最后程序，但卻是檔案管理的最初程序，前期的文件管理，包括文件的歸檔率、完整率、準確率決定了后續檔案管理工作的質量。可以說，文秘工作與檔案管理工作是前后相繼、相互銜接的，既是緊密聯系的、有相互交叉的部分，又是相互獨立的、有各自獨特的工作部分。

二、文秘工作與檔案管理工作在銜接中存在的問題

（一）文檔分開管理體制存在弊端。現階段，多數機關實行的是文檔分開管理體制，文秘工作和檔案管理工作是兩個相對獨立的系統，分別運行。在文件辦結之前，檔案管理部門是無法直接對文件的形成、處理等進行指導、跟蹤、監督等介入干預措施的。文件是否符合歸檔要求，檔案管理部門是無法控制的，只能被動接收，客觀上導致文秘工作與檔案管理工作銜接不緊密，工作連續性得不到保障。

（二）檔案管理部門仍局限于傳統的檔案被動接收和管理模式。近年來，學術界和檔案工作者對“文檔一體化管理”“前端控制”“全程管理”等檔案管理思想的研究與實踐探索不斷深入，但因工作理念、技術手段、信息安全等原因，無論是電子文件還是傳統紙質文件，檔案部門都沒有從源頭（即文件形成前）采取干預手段，把控文件質量。前端控制思想并沒有內化為一種管理模式推動檔案管理方式方法的變革。首先，隨著信息和網絡技術的發展，很多機關開始使用OA辦公系統，但OA辦公系統的設計、建設與檔案管理工作脫節，未能考慮檔案工作的需要和要求。其次，檔案部門重視檔案的開發和利用，對文件的形成、積累等前期基礎性工作有弱化趨勢。再次，在實際工作中，檔案管理人員與文秘人員的聯系、溝通和協作甚少，疏于對文秘檔案工作的業務指導，文秘對檔案工作的支持、協助力度也不夠。

（三）文秘人員的檔案意識比較薄弱。一是文秘人員對檔案工作及其重要性缺乏足夠認識。重視文件的辦理，不注意文件的收集和整理，認為自己只是臨時的文件保管員，整理（立卷）、歸檔是檔案部門的事情，是專職檔案員的工作職責，導致文秘對文件的收集、分類、整理、立卷等工作積極性不強，熱情不高，存有應付思想，歸檔不及時、文件隨意存放、文件材料殘缺不全等現象普遍存在。二是文秘人員欠缺有關檔案知識和整理檔案的技術技能。文秘人員少有檔案專業背景，也很難被派出參加檔案專業培訓，對檔案相關的法規、政策知之甚少。三是文秘人員本身已承擔了大量事務性、文字性工作，難有精力專注文件整理歸檔工作。有些單位機關雖明確文秘人員為兼職檔案員，但對于立卷歸檔這一工作職責未有相應的考核及獎懲制度約束，歸檔工作的質量無從保證。

三、促進文秘工作與檔案管理工作有機銜接的措施

（一）加強文檔一體化理念的宣傳。文檔分離的管理體制不是一朝一夕所能改變的，在這種情況下，彌補管理體制弊端最直接的手段還是加強文檔一體化理念的宣傳，提高認識，保證文檔工作的連續性。

（二）樹立前端控制理念，扭轉傳統的檔案被動接收和管理局面。近年來，學界對前端控制的研究不再囿于電子文件這種載體，而是將它作為一種管理方式貫穿到整個檔案工作中。推進檔案工作重心前移，一是要從檔案工作規范化的角度，就文件形成、處理等各個環節工作制度的制定，提出科學、合理的意見和建議。在檔案管理上給予超前指導與跟蹤督查，積極爭取文秘的支持和協助，為更好地做好檔案管理工作打下基礎。

（三）提高文秘人員的檔案意識和檔案知識與技能。根據2017年修正的《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十二條規定“應當立卷歸檔的材料由單位的文書或者業務機構收集齊全，并進行整理、立卷，定期交本單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理”，這就從源頭上明確了在檔案工作中文秘人員的職責和要求，文秘工作作為檔案管理工作的基礎性工作，是提高檔案管理工作質量的關鍵和重要保證。一是要提高文秘人員的檔案意識。作為文秘人員要切實認識到檔案工作的重要性，將檔案工作融入、細化于日常工作，本著認真負責的態度及時收集、完善、整理、立卷、移交，形成良好的工作習慣。二是要加強對文秘人員檔案業務知識和技能的培訓，彌補專業知識和技能的欠缺，提高立卷歸檔工作的水平。三是將文秘人員承擔的檔案工作納入年終績效考核，建立有效的約束激勵機制，激發文秘的檔案工作熱情和責任心。

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