關于信息時代辦公室保密工作的思考

張慶華

【摘要】保密工作始終是辦公室管理工作中的重要環節，長期以來，得到了管理人員的重視。然而，信息時代的到來卻給這一工作帶來了新的挑戰。傳統的對于紙質材料、工作人員等開展的保密管理目前已無法完全滿足辦公室保密的要求，加強對于信息設備、相關數據的保護，才是信息時代辦公室保密工作的核心和難點。因此，本文針對信息時代辦公室保密工作的重要性、危害性以及提升保密工作質量的重要途徑展開具體分析。

【關鍵詞】信息時代；辦公室保密工作；泄密；計算機設備

辦公室是國家政府機關、科研院所、企事業單位等開展各項工作的核心場所，其中所產生、涉及到的各類數據、信息等，很多都關乎所在單位的重要技術、利益，甚至關系到企業的發展與存亡。因此，加強辦公室保密工作是單位管理中必不可少的重要環節。然而，這一工作的有效開展卻并非易事。一方面，辦公室人員密集，工作人員保密意識及保密能力參差不齊；另一方面，信息技術快速發展，通過互聯網盜取核心數據導致企業蒙受損失的事件屢見不鮮。因此，信息時代，為更好地保護單位的合法利益，避免發生辦公室泄密事件的發生，有必要加強對于信息時代辦公室保密工作的研究，提出行之有效的應對措施。

一、信息時代辦公室保密工作的重要性

信息時代，辦公室保密工作對于單位的管理及運營而言有著十分重要的意義。辦公室保密工作的實施有利于保障各項工作的順利開展。對于科研院所、企業而言，辦公室的各項信息、數據涉及單位的核心技術、商業機密等，只有確保單位獨家掌握這些信息，才能確保圍繞其設置的相關發展規劃、項目計劃按部就班地實施。倘若發生了機密泄露，則可能導致其他同類單位進行技術抄襲、復制，可能使得原有的工作規劃方寸大亂，各項工作難以順利實施。而對于政府機關而言，雖然應確保各項工作的透明性，但這并不意味著全部信息的公開，一旦重要信息外流或被不法分子竊取并通過互聯網等渠道迅速散布，則可能導致社會秩序混亂甚至傷及國家安全。由此可見，辦公室保密工作無論是對于一家單位工作秩序的維持還是對于其效益、安全等方面，都相當重要。

二、信息時代辦公室泄密的危害性

所謂辦公室保密工作，其核心是指對于單位辦公過程中產生的包含信息、數據、技術等的紙質、電子信息進行的保護，并確保其不外流、不被竊取。雖然管理人員通常能夠意識到辦公室保密工作的必要性，但是在實際開展管理工作時，卻可能發生種種疏忽，加之部分工作人員重視程度不足，信息系統保護技術水平有限，因而使得辦公室泄密事件頻頻發生，嚴重危害到各事發單位的利益及安全。

信息時代，私密信息被泄露司空見慣，對于個人而言，手機信息、身份證信息、個人工作信息等泄露現象屢見不鮮，給人們的生活造成不同程度的困擾和不便。而對于企事業單位而言，信息的泄露同樣時有發生，并且會造成更加嚴重的后果。2017年5月12日，名為“Wanacry”的蠕蟲病毒在全球大范圍內爆發并迅速蔓延，全世界有上百個國家的數十萬辦公用戶遭到入侵并盜取、鎖定計算機數據，只有在支付高額費用后方能得到解禁。此次網絡入侵事件涉及政府、醫療、教育、石油等眾多行業，造成多家單位工作陷入困境，并導致了巨額的經濟損失。除此之外，對于政府機關、國家核心科研院所等單位而言，辦公室信息的泄露非但會造成經濟、效益的損失，還有可能導致國家機要文件、機密技術的外流，一方面，一旦這些機要文件被不法分子利用、篡改并散布，則可能導致公民對政府政策誤讀，形成社會恐慌或不滿情緒，從而導致社會秩序混亂；另一方面，國家機密技術的泄露則會使得國家投入大量人力、物力而取得的科研成果為他人輕易竊取，大量努力付諸東流，因而嚴重損傷了國家利益，甚至危及國家安全。由此可見，辦公室泄密現象所造成的危害無論是對于企事業單位還是政府機關而言都是難以估量的。

三、信息時代提高辦公室保密工作水平的重要渠道

由上文分析可知，信息時代，提升辦公室保密工作水平對于各單位而言是十分必要的。針對現階段，部分單位在這一方面尚存在一定欠缺的現象，建議采取下述幾個方面的應對措施。

（一）加強保密工作重要性的宣傳，提升工作人員職業素養。要確保辦公室保密工作的順利開展，首先需要使工作人員意識到保密工作的重要意義，這一點對于辦公室這種人員眾多的場所而言尤其關鍵。目前，許多單位雖然重視對員工業務素質的培養，經常組織工作人員參與技術培訓，但在信息保密方面卻罕見專業的、有針對性的宣傳、培訓，這便導致一部分工作人員沒有建立起信息保密意識。在平日與人交談中，當有人向自己借用數據資料時，或在瀏覽網頁時，便可能有意或無意間將重要的辦公信息外泄。為此，各單位要加強關于辦公室保密工作的集中培訓，對于那些內容可能涉及重要信息的問題，向工作人員進行普及，并宣傳保密的重要性及泄密的危害性。

（二）建立完善的辦公室保密工作制度。由于辦公室保密工作涉及的內容眾多，有時候，即使工作人員具有較強的保密意識，仍有可能在不經意中暴露單位的機密信息。此時，便需要有辦公室保密工作制度來對工作人員的日常行為進行規范。科學、有序的管理制度是確保辦公室保密工作順利開展的必要前提，并且能夠給予工作人員以有效的約束及激勵。若要制定完善的保密工作制度，則首先應規范好保密工作范圍，明確地規定涉及哪些內容、環節的工作是需要保密的，各類文件、數據體的保密年限是多少，等等。此外，在開展辦公室保密工作管理時需堅持原則性，即對于有違保密規定的行為需防微杜漸，若有蓄意泄密或造成嚴重后果的泄密行為，則必須實施相應的懲罰措施。在我國，《中華人民共和國保密法》中相關保密內容做出了詳盡、規范的規定，各單位在遵守此法的前提下，還可參考此法制定適用于本單位實際的具體規章制度。

（三）加強計算機及移動設備的管理。隨著互聯網技術的快速發展，信息化建設已成為政府機關、各企事業單位日常管理中不可或缺的環節。通過各類信息化平臺的建設，不但使單位信息發布、透明化管理、形象展示等工作更加便捷、高效，更使得單位間的快速數據傳輸、資源共享成為可能。然而這一環節也成為了各類網絡病毒、信息竊取行為發展的溫床。為了在享受信息化帶來的便利的同時，提升辦公室保密工作的開展質量，各單位務必應加強對計算機及移動設備的管理，將科學的信息化技術更好地應用到辦公室保密工作之中。首先，作為單位職工，個人的辦公電腦需設置登錄密碼，不將開機密碼告知身份不明的人。其次，單位無線網絡、信息設備等需有專門的技術人員進行定期維護，并及時安裝殺毒軟件、防火墻，對系統實施保護。對于特別重要的線上系統，如無線網登錄系統、合同系統、技術數據庫系統等，建議各單位每半年定期更新登錄密碼，最大限度避免登錄密碼外泄。部分單位可在不影響常規工作開展的前提下，避免使用QQ、微信等常規社交軟件，轉為使用僅限單位內部使用的溝通及文件傳輸軟件，避免個別員工利用常規聊天工具造成信息、數據外泄。最后，對于機要文件，一方面需要留存備份；另一方面，務必增設密碼，并保留紙質文檔進行存檔，以免遺失。

四、結語

總之，信息時代，辦公室保密工作開展難度越來越大，而保密工作的要求越來越高。因此，加強對辦公室保密工作重要性的認識，制定合理的管理制度，從員工意識及技術水平等方面提升保密水平，這是辦公室管理工作的必由之路，也是保護單位利益及安全的必然選擇。

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