淺析保密檔案管理工作中存在的問題及對策

胡淑英

【摘要】保守國家秘密是每個公民應盡的義務，在檔案管理工作中，保密工作同樣是檔案管理工作人員應有的職責使命。檔案的管理工作涉及的范圍較廣，許多牽涉到國家、企業(yè)以及個人的檔案資料都是彌足珍貴的。如果出現(xiàn)檔案秘密泄露的情形，勢必會給國家、企業(yè)以及個人帶來無法挽回的損失，所以，檔案保密工作是一項極其重要的工作，值得我們高度重視。

【關(guān)鍵詞】保密檔案；管理；問題；對策

檔案資料的價值隨著社會的發(fā)展和進步，漸漸為人們所認知，其重要性也愈發(fā)突顯。無論是從國家層面、社會層面還是公民個人層面，檔案的變動和遺失會帶來不可彌補的損失，關(guān)系重大。作為檔案管理人員，應該切實提高思想認識，認真履行職責，誠實敬業(yè)，敬畏工作的神圣性，做到規(guī)范管理檔案資料，做好檔案資料的保密工作，杜絕檔案保密工作給國家、單位、個人的安全和利益造成的損失。然而，現(xiàn)實工作中，也存在著亟須解決的現(xiàn)實性問題。

一、檔案保密工作存在的問題

（一）檔案保密意識淡薄。隨著人們民主與法治觀念的增強，對于個人隱私保護，防止有效信息的泄露達到了前所未有的高度。在網(wǎng)絡信息爆發(fā)時代，檔案資料保密工作所承擔的保密事項和需要保密的范圍慢慢縮小，似乎需要保密的信息少了，人們的保密意識似乎變得越來越淡薄，保密工作似乎已得不到重視了，事實上，檔案資料保密工作的重要性變得越發(fā)嚴峻，需要承擔和完成的任務更艱巨了。

（二）涉密事件及載體管理較混亂。隨著社會的發(fā)展、辦公自動化技術(shù)的應用，電子文件應運而生，傳統(tǒng)的歸檔方式已不能滿足社會需要，在實際的檔案資料的保管過程中，管理不規(guī)范問題時有發(fā)生。對于一些涉密的文件資料，未能實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，由于管理不規(guī)范，不嚴格，存在安全隱患；對于那些電子版形式的涉密檔案資料，比如：U盤，移動硬盤、軟盤等存儲介質(zhì)的檔案資料，也存在隨意亂存放的情況，沒有規(guī)范的管理方式和方法，對于電子類的檔案資料也沒有做好資料的備份工作，一旦出現(xiàn)特殊情況，導致電子版資料損壞，若沒有實行檔案數(shù)據(jù)定期備份，將會造成無法挽回的損失。一些涉密的電腦及電子設備應該在處理前，經(jīng)過專業(yè)人士的有效處理，否則有可能造成秘密信息的無意識泄露，造成不可預估的嚴重后果。所以，檔案工作資料的管理責任重大，應切實加強管理工作。

（三）檔案管理部門管理不嚴格，制度不健全。檔案管理部門是關(guān)鍵，是關(guān)系到檔案資料信息安全的重要關(guān)口，如果管理不規(guī)范，制度執(zhí)行不嚴格，那么檔案資料信息的安全就是紙上談兵。對于檔案管理工作人員，如果工作疏忽，責任心不強，就很可能會給國家、集體及個人造成無法彌補的損失；如果因為檔案管理制度不完善，未及時制訂檔案實體和電子數(shù)據(jù)審查制度、文件檔案信息上網(wǎng)審查制，缺少工作流程，審批手續(xù)不夠完備，也同樣會引發(fā)檔案管理的一系列問題。

（四）檔案庫房安全管理未達標。檔案庫房作為檔案資料存放的重點區(qū)域，需要安排在相對封閉、便于安全管理的地方。檔案資料往往是不可再生的事實依據(jù)憑證，重要性和安全性毋庸置疑。許多單位由于缺乏庫房檔案管理的安全意識和相關(guān)的制度規(guī)范，不注重對于檔案庫房的嚴格管理，檔案庫房設置不符合要求，如設在一樓，或與辦公室、借閱室共用，未實現(xiàn)庫房、閱覽、辦公三室分開，人員可以隨意出入翻閱查看檔案資料，對于庫房管理也沒有必要的門禁管理制度約束，使得庫房管理存在不安全隱患。

二、檔案管理工作的保密措施

面對檔案管理工作中可能會出現(xiàn)的種種問題，筆者結(jié)合多年的工作經(jīng)驗，針對保密檔案的具體管理工作，提出一些認為有價值的必要措施，從而可以更好地做好保密檔案的管理。

（一）加強檔案保密工作的宣傳，增強保密意識。大數(shù)據(jù)互聯(lián)網(wǎng)時代給保密工作帶來的挑戰(zhàn)是顯而易見的，增強保密意識是必然的，隨著自媒體的廣泛普及和應用，相伴而生的泄密事件時有發(fā)生。那么，增強檔案保密法制觀念，加強檔案保密工作的宣傳力度等工作刻不容緩。建議各級政府多渠道廣泛宣傳保密工作，進一步加強保密法規(guī)教育、常識教育和警示教育，強化保密意識，通過宣傳，引導檔案管理工作人員，切實認識到保密在檔案管理工作的嚴肅性和神圣性。

（二）規(guī)范涉密文件及載體的管理。對于涉密文件及載體的管理，要有明確規(guī)范的制度規(guī)章，將涉密檔案按照秘密等級施行分類管理，規(guī)范管理的流程和方式，對應歸檔的涉密文件必須按照國家、省、市有關(guān)要求進行歸檔，別盒存放，并使用專用保密設施保存涉密文件檔案資料。

（三）嚴格對檔案管理部門進行管理。制定檔案管理要害部門嚴格的規(guī)章制度，規(guī)范查閱、借閱檔案資料的流程手續(xù)，落實手續(xù)責任人。對于不符合規(guī)定的人員，堅決杜絕接觸檔案資料，保證檔案的安全性。

（四）嚴格做好檔案庫房管理工作。制定嚴格的檔案庫房管理制度，合理選擇存放檔案的庫房區(qū)域，選用責任性、原則性強的人員擔任管理工作，專人專管；日常情況下，嚴格按照規(guī)章制度進行檔案管理工作。

三、結(jié)語

檔案管理工作是一項莊嚴、神圣的工作。由于其保密的特殊性，需要引起高度重視，現(xiàn)實管理工作中，可能會出現(xiàn)這樣或者那樣的問題，給檔案管理帶來泄密的風險。做好檔案管理工作，除了要有明確的規(guī)章制度作為工作的指南，更重要的是要提高從事檔案管理工作人員的素質(zhì)，切實提高對于檔案管理工作的責任意識，嚴格遵循制度規(guī)定，嚴格按照制度辦事，相信檔案保密工作一定能夠越做越好。

【參考文獻】

[1]郭佳琪.高校檔案管理工作中信息化技術(shù)的應用[J].中國管理信息化，2017（19）.