基于科研檔案共享的平臺建設研究

陳瑞安 王婷

【摘要】隨著醫院醫療技術的發展，醫學科研活動日益增多，隨之產生的相關科研資料也越來越多，如何對這些資料進行管理，讓這些科研資料為臨床所利用，成了亟待解決的問題。本文通過科研檔案數據庫的建立以及數據庫平臺建設的研究，創建共享服務平臺，實現信息資源共享，提高科研檔案的利用率。

【關鍵詞】醫院；科研檔案；共享

科研檔案作為醫學科研活動的真實記錄，是促進臨床醫療發展的重要依據，做好科研檔案工作，可以使臨床醫療經驗得以總結，規律得以認識，從而促進臨床醫療的進步和發展。檔案的信息化建設是滿足檔案利用者對檔案信息需求的重要手段，構建醫院檔案信息資源共享利用平臺是我們的目標。國辦之前印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》的通知，要求把數字檔案館建設列入信息化建設整體規劃，統籌安排人、財、物，力爭到2020年全部建成數字化檔案館。

一、醫院科研檔案管理現狀

醫院科研檔案是醫院在醫學科研活動中形成，具有保存價值和利用價值的文件材料。醫院科研檔案的專業性強，它包含了大量的新技術、新療法、新藥開發等信息，對日常醫療診治、科研決策、臨床教學等方面都具有積極的參考與指導作用。隨著計算機信息技術的發展，用戶獲取檔案信息的方式逐步信息化，檔案管理模式也從過去以紙質檔案為主轉向紙質與電子檔案并存的模式。但目前在醫院科研檔案管理過程中還存在著一些問題，主要表現在管理制度不健全、檔案管理意識薄弱、歸檔材料和歸檔信息不完整、歸檔內容不規范等現象，給檔案的利用造成了困擾。

二、科研檔案的利用情況

科研檔案的價值是通過提供檔案信息為利用者服務的途徑來實現的。目前醫院的科研檔案都是項目負責人按照自己的習慣在研究過程中對所獲得的數據和資料進行記錄、整理，通過一些基本形式對檔案資料進行保存，這些數據資料在保存起來后很少再次使用，等過了一段時間后有些甚至難以找到，嚴重影響了對這些數據資料的再次應用。全國檔案事業發展“十二五”規劃中指出：加快推進檔案信息資源整合和數字化建設，逐級實現區域內檔案部門的信息共享并共同向社會提供遠程服務，最大限度地為人民群眾利用檔案提供方便。因此，運用共享網絡服務平臺實現信息資源共享，為大家提供全方位的檔案信息服務是檔案利用的重點方向。

三、科研檔案數據庫的建立

科研檔案數據庫的建立是基于信息技術迅猛發展、信息量急劇增長情況下出現的一種開發利用方式，是一種新型的、便捷的科研檔案儲存方式。這些數據庫平臺的建設，更注重臨床實際，反映的內容必須全面、完整，這樣才能更好地進行再次利用；另外，檢索和統計的途徑要簡便、多樣，符合用戶的利用方式和統計。

按照科研檔案的形成過程和作用對科研檔案數據進行分類，分為：1.一般項目，包括項目名稱、類別、領域、申報學科、負責人、起止時間等一些基本信息。2.具體內容：包括前期調研報告、檢索查新報告、立項申請書、合同書、項目摘要、關鍵詞、原始數據、原始記錄、實驗報告、結果、結論、工作總結、論文、專利、專著、技術鑒定、成果報獎、應用等。根據這些內容，運用信息化方式進行檔案的歸檔，建立信息化數據庫，規范科案數據的錄入和保存，為以后科研檔案的利用提供平臺，提高利用效率。

四、科研檔案數據庫平臺建設

建立科研檔案信息資源共建共享平臺，進行科研檔案信息資源共享服務，需要做好檔案信息資源的整理，確定所需檔案數據的內容，提高平臺的有效性與針對性；分析檔案管理與利用的流程，避免重復步驟，使共享平臺更加方便；加強檔案數據安全保護，統一管理、統一認證、統一規范，做好系統監控，為檔案數據安全提供有力保障。

（一）統籌規劃信息資源，創建共享服務平臺。在醫院內部進行數字化檔案的建設，建立檔案信息平臺專網，增加計算機軟硬件的配置，由信息中心開發綜合系統平臺，進行信息系統的構建與升級，各業務部門配合實現各種應用功能。不斷完善門戶網站的更新，增加檔案信息的人才培養和引進，實現全院范圍內的檔案信息資源共享平臺。

（二）開放信息共享平臺，實現信息資源共享。以檔案信息的收集、管理、存儲與利用為基本框架，在全院范圍內進行資源共享平臺，提高檔案數字化的程度，保證科共享資源的系統性、完整性和平衡性。

（三）建立協同保障機制，維護檔案信息安全。在院內進行檔案信息資源共享，需要在政策上和專業上進行指導和調控，及時更新數據信息，與各個部門形成協同機制，提高資源共享水平。建立檔案專人、專機、拷貝、備份等管理制度，確保檔案信息安全。檔案信息化建設是一個系統工程，需要醫院管理部門的高度重視，各個部門共同協調完成，需要檔案工作者在實踐中不斷創新，以適應新形勢下的發展需要，使檔案真正發揮其效用。

五、檔案資源共享平臺建設的思考

檔案信息資源共建共享是數字檔案館的建設目標之一，為了推動檔案信息化建設的發展，需要在大范圍內構建檔案信息資源共享平臺，全國檔案事業發展“十二五”規劃中提出：要以公共檔案資源社會共享為目標，以服務民生為重點，加快推進檔案信息資源整合和數字化建設，逐級實現區域內檔案部門的信息共享。為了貫徹落實“十二五”目標，進一步推進檔案信息化建設，要進行統籌規劃，制定穩健可行的拓展計劃，在全省范圍建設檔案信息資源的“大平臺、大專網”，實現檔案信息資源的共享；加大檔案信息資源的整合力度，創建協同聯動的保障機制，建立多層次、全方位的合作機制，通過制定政策、監督評估、專業指導等手段實現上下聯動的共享，提高區域檔案信息資源共享水平；運用現代技術，在平臺的開發過程中，通過技術更新，引入最新技術、新方法，研制出更加安全性有效的檔案信息資共享平臺。

（一）統籌安排合理規劃。信息資源共享建設是檔案信息化建設的長期目標，并非一朝一夕就能完成的，需要統籌安排，從行政區域 、檔案范圍、共享程度等各方面制定分階段、分目標的實施計劃。我們可以當地衛生行政部門為中心，向各家醫院延伸，由中心開發綜合系統平臺，各個醫院通過信息網絡配合適量的終端即可實現各種應用功能。

（二）整合數據信息資源。檔案信息資源整合是實現檔案信息資源共享的前提與基礎，是開發與利用檔案信息資源的有效途徑。當前我國檔案信息資源開發與檔案信息化建設的核心就在于順應社會信息化建設的要求，充分利用電子政務的環境與條件，對現有的檔案信息資源進行整合，實現檔案信息資源的社會性共享，從而提高檔案信息服務的水平，最大程度上滿足電子政務與社會公眾對檔案信息資源的需求。加快檔案信息化建設，有效開展網絡環境下檔案信息資源的整合，既是檔案事業發展的必然選擇，也是我國電子政務發展的客觀要求。在檔案信息化建設的過程中，要加強管理、合作共建，統一標準，協調發展。在統一的標準下分系統地開展檔案信息資源整合工作，實現檔案信息資源高層次的整合與最大化的社會共享。檔案信息資源建設是核心，要特別突出國家綜合檔案館檔案基礎數據庫建設這一重點，通過解決存量檔案數字化和確保增量檔案電子化，加強信息資源整合，協作分工、合理布局，建立分布式、數字化、網絡化、可共享的全國性檔案信息資源體系。整合檔案信息資源，進而改善檔案信息服務，使檔案信息資源走向大眾，必將極大改變檔案部門的形象，促進檔案事業的進一步發展。但是，由于歷史和現實的原因，目前條件下，檔案信息資源的整合還面臨著一系列的問題和障礙，這就要求檔案部門認清形勢，合理規劃，在理論與實踐兩個領域不斷探索，不斷總結，從而使檔案信息資源的整合工程順利地實施，并步入良性發展的軌道。

（三）建立上下聯動機制。建立協同聯動的保障機制，推行檔案信息資源共建共享，建立多層次、全方位的合作機制，上級部門要發揮統領作用，通過制定政策、監督評估、專業指導等方式對下級部門進行宏觀調控和指導，以實現檔案信息資源共享。

【本項目受浙江省檔案局科技項目研究計劃資助，〔2014〕 21號文件】

【參考文獻】

[1]中共浙江省委辦公廳，浙江省人民政府辦公廳.關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見，2014-7-23.

[2]陳瑞安等.醫院科研檔案管理和利用現狀分析[J].人人健康，2017，7（14）：4.