信息時代檔案管理創新探索

王永芳

【摘要】本文從信息時代檔案管理創新的必然性出發，探討了當下檔案管理的有效措施，希望能夠進一步提高事業單位檔案管理工作效率。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；信息時代

信息時代，現代化信息技術逐步滲透到了檔案管理工作當中，因此我們應該順應時代的潮流不斷創新檔案管理工作。所謂檔案是借助紙質資料或者電子資料來幫助人們記錄相關信息的社會性資源，它不僅為人們日常的利用提供了便利，也保留了一個單位的發展和變革歷程，對此我們必須重視檔案管理工作的創新和發展。

一、檔案管理工作的意義及其創新的必然性

信息時代，現代信息技術的應用進一步促進了電子信息的出現，同時也改變了過去的檔案管理方式，這不僅有效提高了檔案利用效率，還提高了檔案管理工作人員的工作效率。此外，信息化時代檔案管理人員也在不斷地創新檔案管理方式和服務方式，客觀上實現了檔案使用的有效性。在信息化時代，傳統檔案管理方式的缺陷日益顯現出來，具體體現在以下幾個方面：一是檔案資料的保密措施不夠完善，還需要進一步改善。傳統的檔案資料都是通過紙質形式保存的，而信息化時代檔案資料是通過電子形式保存的，傳統的檔案資料保密方式已經不能滿足電子形式的保存和應用。二是當前檔案管理工作隊伍的整體素質較低，無法滿足信息化時代檔案管理的要求。信息化時代要求工作人員不僅要掌握更多的信息化知識，還要掌握更多的檔案管理知識。三是檔案管理工作理念落后，還延續著傳統的重收藏、輕利用的觀念，無法適應時代的要求。四是檔案管理方式落伍，傳統的檔案管理工作都是通過手工編輯及檢索實施的，而信息化時代信息量巨大，傳統的管理無法及時對檔案資料進行歸檔和管理。

二、創新檔案管理工作的幾點措施

（一）創新檔案管理服務方式。當前的檔案管理服務方式已經無法滿足信息時代檔案管理工作的要求，想創新檔案管理工作首先需要對服務方式進行創新，當前對檔案服務方式進行創新的途徑有以下三種：一是加強單位檔案管理之間的聯系，有效實現檔案資源的共享，在加強聯系的過程當中要做到縱向和橫向的雙向聯系。隨著信息化時代的發展，社會資源和信息資源與日俱增，面對這么多的資源，單單依靠一個單位的檔案科室是無法對這些資源進行管理的，這就需要積極開展橫向和縱向的聯合，有效實現對資源的共享。二是要努力加強對電子檔案資料的自動化管理，信息化時代的檔案管理需要對電子檔案資料進行自動化上傳與整理，只有這樣才能更加便利地實現對電子檔案的管理和利用，因此必須持續加強對電子檔案資料的自動化管理，這樣才能以更快的速度對檔案資料進行上傳、接收和收集，實現對電子檔案的利用。三是積極構建網絡服務平臺，傳統的檔案利用需要專門的檔案工作人員對相關資料進行查詢和搜索，這種方式耗時較長，且工作效率低，無法適應信息時代檔案管理的要求，因此我們必須有效利用計算機和網絡技術，努力構建開放性的網絡服務平臺。

（二）有效加強檔案資料的保密工作。信息化時代的到來既給當前的檔案管理工作帶來了便利和機遇，又給檔案資料的保密工作帶來了一定的隱患，因此必須持續加強檔案資料的保密工作，這樣才能確保檔案資料的正常使用。然而當前檔案資料的使用過程中的確存在著一些問題，主要體現在使用計算機的過程中隨時會出現病毒感染、操作失誤、設備故障以及人為破壞等問題，這直接影響著檔案信息的保存與保密工作，為此必須采取有效措施以加強檔案資料的保密工作，具體工作如下：一是單位的檔案管理部門都必須采用最為先進的軟件系統，以保證檔案資料的安全使用，并確保系統的安全。二是要對計算機進行定期或不定期的全面檢測和殺毒，避免信息資源感染病毒。三是檔案管理部門在使用檔案資料時要禁止在檔案管理及使用過程中與外網鏈接，以免被黑客入侵，造成檔案資源的丟失。四是要嚴格對單位檔案室的進入進行設置，避免出現人為破壞的情況。五是要配備專業的、先進的、規范的檔案保管設備，并采取有效的檔案管理措施，確保重要檔案資料及絕密檔案的安全。

（三）促進檔案管理工作理念的轉變。傳統的檔案管理工作理念重收藏、輕管理，無法實現當前信息時代檔案資源的功能和價值，因此必須轉變傳統的檔案管理理念，既重視檔案資料收藏價值又注重檔案資料的實用價值，具體做法如下：一是強化檔案管理工作人員的檔案使用效率意識，首先，要使檔案管理人員明確檔案管理的目的，不能過分重管理、輕利用。其次，檔案管理工作人員要用認真的工作態度、良好的心態來對待工作。最后，使檔案管理工作人員足夠重視檔案的使用價值，并逐步提高檔案的利用效率。二是促進檔案管理工作人員形成現代創新意識，只有不斷創新檔案管理意識，才能保證檔案管理工作的正常開展。信息化時代要求檔案管理工作要實現社會化或網絡化的轉變，也要求檔案管理人員順應時代的要求，及時改變傳統的檔案管理理念，敢于嘗試、敢于探索，努力實現檔案資料的電子信息化，為后期檔案資料的管理和使用奠定良好基礎。

三、結束語

綜上所述，我們知道信息化時代必須創新檔案管理工作，這樣才能滿足當前檔案管理要求。首先，要持續創新檔案管理服務方式，加強各個科室之間的聯系。其次，要有效加強檔案資料的保密工作，確保紙質檔案和電子檔案的安全性。最后，要促進檔案管理工作理念的轉變，逐步實現檔案資源的功能和價值。

【參考文獻】

[1]陳英.淺析信息時代檔案管理的創新與發展[J].辦公室業務，2013，05（18）：141.