公路系統檔案管理科學化探究

張夏玲

【摘要】公路系統檔案的有效管理對國家的公路建設與維護等具有重要意義，而隨著公路建設事業的蓬勃發展，公路系統檔案數量急劇增加，內容也越來越繁復，所以傳統檔案管理模式不能繼續適應公路檔案發展需要。為此，本文從公路系統檔案管理的作用入手，探究其科學化管理策略，加快公路檔案管理利用的科學化進程。

【關鍵詞】公路系統；檔案管理；科學化；作用與策略

當今社會在快速向前發展，經濟水平越來越高，促使交通事業得以高速發展，隨之而來的要求是檔案管理也應進行同步提升，提高科學化管理水平，以便更好地滿足公路系統檔案的管理與利用需求，為公路事業的穩定健康發展提供支撐。

一、公路系統檔案管理的作用

公路檔案指的是在公路的勘測、設計、施工、管理、維護以及科研等活動過程中形成的具備利用價值的各種文字資料、圖紙、圖表、照片、錄音以及影片影像等材料，并依據一定的程序將它們匯編在一起的一種圖文載體。公路系統檔案是國家寶貴的財富，是公路勞動者工作成果的歷史記錄以及創新、創造的智慧結晶，是繼承、延續并發展公路工作的重要載體，是持續公路技術、提高公路管理科學化水平的重要依據，所以加強公路系統檔案科學化管理至關重要。

二、促進公路系統檔案管理科學化的策略建議

（一）加強整理，做到標準規范。為促進檔案管理的科學化，做到檔案整理的規范化與標準化是前提，這就要求公路系統保證公文紙的質量，規范統一尺寸，遵守國家規定，且排版形式是橫寫橫排，并左側裝訂。同時，注意各層領導履行制發公文的簽發手續，保證符合審批權，保證公文標題準確，寫清楚主送單位、抄送單位和日期等。公文的字跡必須清晰，不管是繕印公文還是草擬公文或者是各種記錄、簽字、批注、報表等都不能使用易褪色的紙張、筆種、墨水，方便后期保存和利用。所用文種也要科學、合理，規范擬制格式，切忌行文時濫用不規范的字和簡稱，方便日后采取科學化、標準化的檢索手段對其實施應用。此外，提高檔案卷宗質量是公路系統檔案管理科學化的保證。完整收集案卷材料與否影響著檔案的價值，立卷方法問題、案卷裝訂質量等更是決定公路系統檔案管理科學化的操作性因素，所以公路系統必須明確檔案立卷的部門與方式，方便對檔案進行科學化的分類與檢索，同時保證裝訂案卷的質量，方便規范管理公路系統檔案。

（二）定期歸檔，確保檔案完整。收集、整理與歸檔是公路系統檔案科學化管理工作的基礎，在公路系統當中不只有文書檔案，還有很多聲像檔案、會計檔案、基建檔案、實物檔案等，涉及公路工作的方方面面和所有干部職工，是大家共同的事，只有全體人員都行動起來保護公路檔案，提高檔案形成質量，才能保證歸檔的完整、齊全和高質量，才算是真正做到檔案管理的科學化。作為公路系統的檔案人員更應及時收集有關于檔案的各種信息材料，細致鑒別，取之有據，科學處理與歸檔要求不符的各種材料，并把手續不齊全的材料退回其形成部門補辦，保證材料的手續完備，進而確保公路系統檔案歸檔的準確性、真實性與權威性。在歸檔文件材料時，檔案人員不但要歸檔帶著字號的紅頭文件，還要定期歸檔那些沒有文件號、沒有登記的各種職工名冊、會議記錄與紀要、統計報表以及大事記等，保證檔案完整，以備后查。

（三）大力開發，發揮檔案作用。大力開發公路系統檔案信息資源，主動服務于本地區的經濟發展與精神文明建設，這是促進公路系統檔案管理科學化的關鍵途徑和最終目的。所以公路系統檔案人員必須遵守《檔案法》以及公路處檔案科、檔案局的規定與指導，注意征集公路歷史資料、機械設備的研討與發明等特色檔案，豐富室藏，提高公路信息資源開發潛力。當然，開發公路系統檔案信息資源并非易事，這不是一項簡單的工作，更不是任何不學無術者可以做到的，檔案人員要想做好檔案信息資料開發工作，不僅要具備一定的理論基礎，還要具備多方面知識，提高開發公路系統檔案信息的質量，從而最大限度發揮檔案的作用，增大其社會效益。這就要求檔案人員在開發公路系統檔案信息時必須選好題目，基于公路系統檔案管理實際和服務于當地經濟發展的特征，做好信息資源開發工作：一是直接為公路建設提供服務的檔案信息資源開發選題要占據突出地位，按照本單位和當地經濟發展特征，從公路系統收藏的檔案中發掘對本單位和當地經濟發展有利的信息，提供給相關部門與單位，供其研究、參考。二是各類重要文件匯編以及基礎數字匯編是公路系統檔案信息資源開發的重要選題。三是配合歷史特別是公路史、交通史進行選題，提供史料匯編。在確定正確的公路系統檔案信息資源開發選題之后，需要檔案人員收集材料，對其進行二次、三次深加工，本著實用、適時、有效的基本原則做好信息開發工作，加強和其他部門的交流與合作，發揮檔案的服務功能。

三、結語

公路在發展國民經濟中的作用舉足輕重，要求各級公路管理部門必須科學開展公路建設與管理工作，這就需要充分認識公路系統檔案的作用，把握時代機遇科學整理檔案材料，并定期歸檔，確保檔案資料的完整與齊全，促進檔案管理的規范化與標準化，通過大力開發檔案信息資源的方式發揮檔案的服務功能，利用先進的科學技術把海量紙質信息轉化成數字信息，提高檔案利用率，為公路事業的可持續發展提供基礎保障。

【參考文獻】

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