淺析大數據時代對高校檔案管理的影響

王泓

【摘要】大數據時代的到來，改變了高校檔案管理的模式，同時給高校檔案管理工作帶來了一些挑戰，如何利用大數據時代的優勢，迎接大數據時代帶來的挑戰，成為高校關注的內容。本文主要分析大數據時代背景下，高校檔案管理工作面臨的挑戰和應對策略。

【關鍵詞】大數據時代；高校；檔案管理；挑戰；策略

隨著互聯網的不斷發展，人們逐步進入數字化信息時代，網絡強大的存儲和數據分析功能，直接推動了大數據時代的到來。學生檔案作為高校的重要資源，在大數據時代背景下，需要改變傳統的檔案管理模式，實施數字化檔案管理，滿足時代的新要求。

一、大數據時代檔案管理工作的變化

（一）檔案管理方式的變化。大數據時代下，檔案管理方式產生了明顯的變換，傳統檔案管理工作主要對紙質檔案進行歸類編碼、存取檔等操作，工作效率較低；大數據時代，檔案管理的對象，從紙質檔案轉變為數字檔案，工作效率得到提升。大數據時代要求建立檔案管理的云系統，實現對檔案資源的存儲。

（二）檔案管理內容的變化。傳統的檔案管理，主要是紙質的檔案進行整理和歸檔，缺乏對檔案的挖掘和利用，導致檔案資源被浪費。大數據時代的到來，檔案管理內容，不再是單純地進行紙質檔案的整理，而是建立數字檔案，將這些檔案數據進行分析，主動挖掘檔案的價值，將檔案轉變為一種信息資源。

（三）檔案服務內容的變化。傳統的檔案管理工作，服務內容大多局限為檔案管理人員幫助人們尋找檔案資料，對檔案資料進行整理和存放等，服務內容十分有限，而且還涉及到檔案管理權限的問題。大數據時代下，檔案服務的內容得到擴展，依托網絡建立電子檔案云系統，檔案管理人員利用網絡，搜索相關檔案數據，更好地利用檔案數據提供服務。

二、大數據時代背景下高校檔案管理存在的問題

對于高校的檔案管理來說，大數據時代的出現，有效改變了高校檔案管理的工作內容、方式，提升了管理效率，但同時也帶來一定的沖擊。

（一）檔案管理缺乏預測性。大數據時代，最大的優勢就是利用已有數據來分析和預測未來檔案數據的情況。而當前高校學生檔案管理，大多停留在對學生檔案進行備份和存檔方面，重在學生檔案的保存，防止學生檔案資料出現丟失。大數據時代，依靠數據挖掘和分析，可以對事物的發展進行科學的預測和判斷，方便人們更好地制定決策。因此，對于高校學生檔案的管理，不能停留在檔案資料的保存方面，還需要挖掘以往的學生數據，為高校學生管理提供數據支持。例如，人們對于大學生的心理健康問題十分重視，高校可以通過建立學生心理檔案，將學生的心理健康情況進行記錄，使其可以以數字化的形式展現出來，通過對數據的分析，可以直觀地看到，當前大學生心理健康存在哪些問題，針對存在的問題，開展心理輔導。當前國內高校檔案管理工作還停留在傳統的檔案管理方面，未將檔案信息作為一種數據資源充分利用起來，缺乏檔案管理的預測性。

（二）檔案管理技術不夠成熟。大數據時代最大的特色在于“大”，大數據時代，檔案管理工作應該朝著“大檔案”和“大服務”的方向發展，只有建立海量的檔案信息云系統，才能實現對檔案數據的有效收集、分析和利用，更好地提供檔案信息服務。大數據時代的到來，要求高校檔案管理工作進行創新，提升檔案信息服務質量，滿足人們對于檔案信息的需求，這對于高校檔案管理技術是一種挑戰。當前，國內許多高校已經實現了學生電子檔案的管理模式，但主要問題在于，檔案信息的更新以及檔案信息服務方面，還存在著非常嚴重的滯后性，無論是檔案的收集，還是儲存，又或者是分析等都需要花費很長的時間。通常情況下，高校以學年或者學期為單位，進行檔案信息的更新，這就導致對檔案信息管理的滯后性。

（三）紙質化檔案存儲不足。紙質化檔案存儲不足是高校檔案管理的主要問題，高校學生檔案主要是針對學生在學校的表現進行記錄，例如，學生的學習成績、學習內容以及政治表現等。目前社會對于高校學生的要求不斷增長，需要學生具有良好的綜合素質。如果單純地從學生在校的政治表現和學習成績等方面的信息進行考察，無法保證學生的素質可以滿足人才市場的要求。高校檔案管理存在紙質化檔案信息存儲不足的情況，因此，高校需要進一步拓寬檔案歸檔的范圍，除去學生檔案的基本內容之外，還應該建立學生的心理檔案、誠信檔案、實踐檔案等，豐富高校學生檔案的信息，這樣學校和社會可以更為全面地了解學生的素質情況。當前國內高校對于檔案管理工作，依舊停留在紙質檔案管理層面，主要依靠人工對檔案管理，數字檔案管理還處在不斷探索的階段，對于學生檔案的利用情況較差，無法滿足大數據時代下，高校檔案管理工作的要求。

三、大數據時代背景下高校檔案管理工作的對策

大數據時代背景下，高校首先要加大對檔案管理重要性的認識，其次要利用信息化技術，實現檔案信息的資源共享，同時還開發適合學生管理的大數據分析工具，以及打造一支高質量的檔案管理隊伍，以此來完善高校的檔案管理工作，促進學校的發展。

（一）加大對檔案管理重要性的認識。大數據時代，給高校檔案管理帶來了機遇和挑戰，為了做好高校檔案管理工作，需要對大數據時代有清晰的認識，重視檔案管理模式，優化高校的資源。目前很多高校的檔案管理工作，學校并沒有給予足夠的重視，使得檔案管理成為了一種可有可無的存在，導致高校檔案管理工作效率低，服務質量差。大數據時代到來，給高校檔案帶來了發展機遇，高校利用現有的資源，加大對檔案管理重要性的認識，要意識到，檔案管理的是學生的檔案，是高校的重要資源，高校應該重視學生檔案的管理，從管理的內容、管理方式、管理模式上進行調整，利用大數據的思想，將學生檔案轉換為數字信息，通過對檔案數據的分析，全面了解到學生在校的情況，不斷完善學生檔案的內容，加強對檔案信息的挖掘和利用。

（二）利用信息化技術，實現檔案信息共享。大數據時代的到來，高校檔案管理工作應該利用信息化的技術，來構建高校的大數據平臺，利用該平臺，將學生檔案資源進行整合，轉換為大數據，依靠數據的分析，實現對高校檔案的可視化管理。大數據平臺的構建，應用信息化技術，將學生的信息進行收集，并將收集的信息進行歸檔、整理以及共享。如高校將學生的在校情況納入學生檔案，建立檔案數據庫，高校想要了解學校每個專業，甚至某個學生的實際情況，就可以通過大數據平臺，來直觀地了解自己想要的數據。大數據平臺的構建，不但實現了檔案管理的可視化，還利用信息化技術，依靠對檔案信息數據的分析，可以了解學生的學習情況，高校的優勢和劣勢。

（三）開發適合學生管理的大數據分析工具。目前高校檔案管理工作，主要是管理教師檔案、行政人員檔案、學生檔案。學生檔案的管理才是高校檔案管理的重點內容，大數據時代，對學生檔案管理，需要在構建學生檔案數據庫的同時，制定出一套適合學生檔案管理的數據分析工作。學生檔案是高校的重要資源，高校依靠學生檔案數據的分析，了解到學生具有的各項素質情況，可以方便學校掌握學生的全面情況，促進學生全面發展。此外，高校可以加強同企業的合作，高校提供資源，企業提供資金，共同參與到高校學生檔案管理，實現了人才優勢和資金優勢的結合，借助企業的力量，加強對高校學生檔案的挖掘和利用。

（四）打造高質量的檔案管理隊伍。大數據時代，高校學生檔案管理工作迎來挑戰，為了更好地利用大數據的優勢，高校需要在檔案管理工作方面，建立一支高質量的檔案管理隊伍。傳統檔案管理，對于管理人員的要求比較低，單純進行檔案的歸檔、存取等操作，工作繁瑣，缺乏挑戰性，容易失去工作熱情。大數據時代，高校檔案管理工作對檔案管理人員的素質有著更高的要求，建立學生檔案數據庫，借助數據分析工具，分析學生檔案數據等。可以看出檔案管理人員不僅要具備檔案管理知識，還要具備數據分析和處理能力，因此，加強對高校檔案管理人員的培養，構建一支專業知識扎實、具有計算機操作能力、數據分析能力和互聯網思維的檔案管理隊伍，才能滿足大數據時代下，高校檔案管理的需要，提高其管理質量。因此筆者認為，首先，學校需要對現有的工作人員進行培訓，培訓其檔案管理相關的專業知識，和信息化操作技術，以此來提高檔案管理隊伍的專業水平，提高其管理水平。其次，聘請一些既懂檔案管理，又懂信息技術的人才，以此來有效完成對檔案的整理、分析以及反饋等。

四、結束語

綜上所述，大數據時代的到來，給各行各業帶來了新的變化。傳統高校學生檔案管理工作，依靠人工對檔案進行歸納、整理和存取檔操作，不僅工作低下，而且缺乏對檔案資源的開發和利用，導致檔案資源的浪費。大數據時代，高校學生檔案管理方式、內容都有了明顯的變化，為了滿足大數據時代對高校檔案管理工作的要求，高校首先要加大對檔案管理重要性的認識，其次利用互聯網技術，構建大數據平臺，以此有效地將檔案信息進行共享，同時還可以開發學生檔案管理的大數據分析工具，加大培訓力度，打造高質量的檔案管理隊伍。高校只有依托大數據思想，構建學生檔案大數據平臺，才能實現對學生檔案信息的分析，實現對學生檔案資源的挖掘和利用。

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