淺談企業人事檔案信息化管理

童朝凱

【摘要】在網絡信息時代，企業人事檔案信息化管理勢在必行。人事檔案信息化管理可以確保人力資源信息的真實、準確，使人事檔案的職能充分發揮出來。本文通過深入分析企業人事檔案管理信息化建設的意義及存在的問題，提出了具體的對策，希望為企業人事檔案管理信息化建設提供借鑒。

【關鍵詞】人事檔案；信息化；意義；對策

隨著社會經濟的快速發展，市場競爭日益激烈，而企業的競爭歸根到底是人才的競爭，加強企業人才的管理是促進企業健康可持續發展的重要保障。人事檔案管理是人才管理的核心也是最為重要的環節，其真實地記錄著各類人才的信息，反映著人才的綜合素質，對于人才的選拔與培養具有重要的意義。

一、企業人事檔案管理信息化建設的意義

（一）有利于實現人事檔案現代化管理。在強大的信息時代，只有不斷挖掘信息資源，將其價值利用在企業人事檔案管理中，加強人事檔案信息化建設，才能把笨拙的工作轉換成靈活的流程，極大地提高企業人事檔案管理的工作效率，實現人事檔案的現代化管理，從而促進企業順應時代潮流而發展。

（二）有利于促進企業人事檔案資源共享。在新時代背景下，信息共建、共享、共用已經成為一種趨勢，人事檔案管理信息化管理可以克服傳統“紙質化”人事檔案管理搜集、整理、分析中的缺點，快速、全面、準確地獲取人力資源的基礎信息、專業特長、個人發展、工作業績等多方面的綜合信息，實現人事檔案的共享，提高檔案的使用效率和效益，從而有效推動資源共享的進程。

（三）有利于方便對人事檔案信息的查閱。傳統的檔案查詢一般都需要很長時間，但人事檔案信息化管理能夠快速、準確地查閱各種人事檔案信息。數字化和電子化極大地便利了檔案查詢流程，不論多么復雜的數據都能通過計算機集成處理變得簡化起來，也方便了人們隨時查閱人事檔案信息。

二、企業人事檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）企業人事檔案管理信息化建設重視不足。雖然很多企業越來越認可企業人事檔案管理信息化建設，但由于人事檔案信息化建設需要投入大量資金來配備基礎設施，同時也需要對紙制檔案進行數字化處理，所以需要引進與培養更多的信息化專業人才。但目前，由于企業缺乏足夠的重視，無論是硬件建設，還是軟件建設，都無法達到人事檔案管理信息化的要求，直接導致企業人事檔案管理信息化管理遲遲無法落實。

（二）缺乏統一規范的信息化管理標準。統一規范的標準是實現企業人事檔案信息化管理的前提與保障。但現實中，很多企業存在著人事檔案管理信息化建設不科學的現象，部分企業不愿意公開人才信息，或者只通過局域網進行內部管理，有些企業從自身利益出發進行管理，并沒有形成統一規范的管理標準，造成檔案信息網絡不夠通暢，無法實現檔案資源的共享，使現代檔案管理不能充分展示其強大的功能。

（三）企業人事檔案管理信息化管理受人員制約。企業人事檔案管理信息化管理需要以大量專業化、復合型的檔案管理人才作支撐，而目前企業尤其缺乏這種管理人員，導致信息化建設只是流于形式、浮于表面。雖然一些企業引進了信息化設備與人才，但由于管理人員缺乏檔案管理能力與經驗，使得人事檔案信息化管理的研究與創新受阻，制約了企業人事檔案管理信息化水平的提高。

三、企業人事檔案管理的信息化建設對策

（一）提高領導對檔案信息化建設重要性的認識。在信息化、大數據時代，企業領導應積極轉變觀念，充分認識到人事檔案管理的重要意義，從而在思想上重視人事檔案管理信息化建設，進一步加大對人事檔案管理信息化管理的扶持力度，有效協調內部組織、人事等部門，發揮其主動性與創造性，優化人事檔案管理結構，為人事檔案管理信息化建設打下良好的基礎。

（二）要為人事檔案信息化管理提供硬件與技術保障。企業要想實現人事檔案信息化管理需要相關的硬件設施和相關技術作為支撐。因此，企業應積極加強人事檔案信息化建設，引進先進的管理設施與技術，使管理部門在保證管理體系正常運行的前提下實現動態管理，及時掌握檔案信息化管理的最新動態。另外，要加強相關部門之間的溝通，使檔案資源充分被利用，為企業提供更高效、快捷的服務。

（三）建立健全人事檔案信息化管理的規章制度。企業應及時改革陳舊的管理制度，制定科學、合理、規范的檔案管理制度，并在實踐中不斷落實與完善。同時，人事檔案管理收集要完整、及時，保證人事檔案的真實性，形成一套系統、準確、完整的管理體系。此外，還要及時更新檔案的內容，保護人事檔案的真實性、有效性，為企業人力資源管理提供真實的參考價值，更好地為企業人事檔案管理提供服務。

（四）加強人事檔案信息化管理人才隊伍的培養。一方面，企業應積極引進具有專業的檔案管理知識且能熟練掌握信息化操作程序的專業人才，推行檔案信息化管理的高效展開。另一方面，加強現有檔案管理人員的培訓，拓寬其專業知識，提高其職業道德素養。同時，結合激勵與考核機制，激發管理人員的積極性，使其認真負責地做好人事檔案信息化管理的各項工作。

三、結束語

總而言之，企業只有不斷加強企業人事檔案管理信息化建設，才能使人事檔案管理更科學、更規范、更高效，為企業人才管理與資源優化配置提供重要的檔案數據，促進企業健康可持續發展。

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