新形勢下機關事業單位檔案管理面臨的困境與突破

黃文藝

摘 要：檔案管理工作作為機關事業單位的重要組成部分，在單位的發展建設過程中發揮的作用越來越顯著，伴隨著大數據時代的到來，各個行業都面臨著巨大的機遇與挑戰，機關事業單位的檔案管理工作也是如此，本文從機關事業單位檔案管理的重要意義出發，針對當前機關事業單位檔案管理現狀提出幾點建議，以供參考。

關鍵詞：機關；事業；單位；檔案；面臨；困境

1引言

機關事業單位的各項工作都離不開檔案管理工作，檔案管理工作不僅有效的服務于其他各項工作，同時也是保障機關事業單位高效有序運轉的重要基礎。伴隨著時代的不斷發展，機關事業單位檔案管理工作面臨著更多的新任務與新要求，伴隨著信息載體和形式的不斷變化，檔案管理內容也越來越復雜，這就使得機關事業單位檔案管理中的問題不斷暴露出來，在新形勢下如何加強檔案管理工作促進單位更好更快發展成為機關事業單位亟待解決的問題。

2機關事業檔案的概述及管理意義

檔案管理工作是實現單位高效發展的重要一環，伴隨著互聯網技術的不斷發展，機關事業檔案管理工作逐漸由傳統的紙質檔案向信息化檔案轉變，大數據時代的到來使檔案信息資源呈現指數型遞增趨勢，以往的檔案信息化管理手段已經難以滿足當前單位的發展需求，對國家機關事業單位的檔案進行改革具有十分重要的理論和現實意義。首先，通過完善和優化國家機關事業單位檔案管理，不僅能夠推進國家機關事業檔案制度向公共檔案制度的轉變，同時還能夠實現對檔案管理工作的重構，實行公共檔案管理。其次，完善機關事業單位的檔案管理工作能夠提升檔案公共服務管理意識，削弱政治控制功能，提升公共檔案管理水平，進一步強化機關事業單位的服務功能。最后，健全機關事業單位檔案管理工作還可以維護工作人員的合法權益，轉變傳統機關事業單位檔案管理工作的淡漠化、神秘化以及政治化傾向，從而秉持檔案管理的公共服務、公共利益以及制度效益等先進理念，逐步實現機關事業檔案管理的公開化、信息化、規范化與標準化，讓檔案管理工作公開在陽光下，接受廣大群眾的監督，為提升檔案管理水平提供強有力的保障。

3機關事業單位檔案管理面臨的困境

現代化檔案管理主要是運用現代化手段對檔案資源進行分類，歸納與整理，直接或者間接的滿足人們對檔案信息需求的一種活動。在湖北宜昌的行政事業單位都是從2016年開始采用的“宜昌市縣鄉村文檔一體化管理系統”。一是由于系統投入使用時間不長，系統本身存在不足，二是個單位的管理人員對系統的操作不熟，導致數據管理、數據安全、信息查閱、檔案檢索等檔案信息化存在短板。

3.1機關事業單位檔案管理難以適應時代發展要求

檔案管理意識薄弱，部分領導對檔案管理工作不夠了解，對于檔案信息管理平臺的建設缺乏重視，導致人事檔案管理出現資料丟失、遺漏以及存放雜亂無章的現象；另外行政事業單位的檔案員都是辦公室工作人員兼職，大部分不是專業技術人員，專業素質較低，而且檔案崗位沒有保持相對穩定，導致檔案管理工作在一定程度上影響了檔案資料的交接，破壞了檔案的完整與安全；另外檔案管理法制建設和制度建設沒有有效執行，以上都限制了一個單位檔案工作的良好發展。

3.2雙軌制檔案管理模式存在的矛盾

雙軌制檔案管理是采取紙質與電子檔案并存的檔案儲存管理辦法，從操作層面上來看，雙軌制意味著對紙質檔案的管理逐步過渡到對信息資源以及數據的挖掘、融合與輸出上，是對信息洪流的一種疏導與規范。這種管理模式有助于進一步推進機關事業單位檔案管理改革工作，將社會心理的承受程度與檔案管理制度有效的融合到一起，推進單位以及社會的和諧發展。然而雙軌制模式在運行中也存在一定的問題，一方面檔案管理制度還沒有進入制度化和規范化，一些檔案沒有嚴格按照單位“三合一”制度執行，嚴重影響了檔案的質量；另一方面計算機硬件軟件配置較低，計算機使用過程中常常出現存儲受限、系統崩潰，防火墻等軟件的安全性較弱，易感染病毒，加大了重要檔案，如人事、機要、專業檔案信息資料的泄露風險。

3.3檔案管理缺乏公開性、服務性、人本性

檔案管理缺乏公開性、服務性和人本性。目前止，機關事業檔案管理制度的架構，依然是以組織對于個人的絕對權力作為主線和核心，對于檔案相對人而言，人事檔案不是公開透明的，而是絕對封閉的。從機關事業單位的運行機制方面來看，機關事業單位檔案很容易成為單位干部謀求私利的工具與手段，用機關事業檔案阻擋干部進步的現象也是屢見不鮮。

4完善機關事業單位檔案管理的具體措施

4.1轉變機關事業檔案管理的理念與功能

大數據時代不僅實現了信息收集與管理手段的轉變，同時也推動了檔案管理的理念與功能的更新，讓信息成為一種價值資源被人們所重視。一方面機關事業單位應當以“人本性、公共性、服務性”為基礎，樹立服務型檔案管理的理念，積極開展現場查閱、來電來函代查、出具檔案證明、專題查詢等多種形式的檔案利用服務工作。另一方面，編寫并及時補充完善單位全宗介紹、組織沿革、大事記、單位主要業務工作基礎數字匯編、文號文件匯編、專題文件匯編、專業資料匯編，做到規范并具有連續性。將公共性服務性、人本性理念落實到檔案管理當中來，并成為事業單位檔案管理的最終目標。

4.2完善機關事業單位的相關制度建設

首先，加強法制建設，積極推進依法治檔，認真學習、宣傳、貫徹《中華人民共和國檔案法》、以及各省的《檔案管理條例》等法律法規，組織各級檔案員培訓，對檔案法及條例爛熟于心。其次，機關事業單位在完善檔案管理的過程中要結合實際，實事求是，根據上級主管單位及行業主管部門對于檔案管理工作要求制定科學本單位檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限表（俗稱“三合一”制度），讓管理人員在實際工作中按照“三合一”制度進行管理，使工作人員做到有法可依有章可循；最后，建立完善的績效考核制度，將大數據資料的收集與管理工作與薪酬績效相掛鉤，有效的監管管理人員的行為，做到賞罰分明，激發工作人員的工作熱情。

4.3加強機關事業單位檔案工作的機構人員建設

任何一項工作的完成靠的是認人的勞動，檔案工作本身就是一個很艱巨、專業技術很強的工作。它需要有硬件建設提供庫房、陳列室、閱文室等工作場所，需配齊所有的設施設備，空調、除濕機、防磁柜、刻錄機、掃描儀、相機等檔案工作所需裝備。更重要的是具有專業知識的檔案員，這就需要各級部門一是聘用檔案的專業技術人員從事這項工作，其次是加強培訓學習，使檔案員掌握先進的檔案收集、整理、保管、統計、鑒定、移交、和信息化的全文數據庫的相關知識，從而更好的開展本單位的檔案管理工作，使檔案利用服務工作成績突出、效果顯著。

5結語

總而言之，機關事業單位在深化內部管理建設的過程中，應強化檔案管理工作的制度化，注重人才的培養，健全數字化信息化的新技術應用，使單位的檔案管理工作為地方經濟及單位自身的發展提供強有力的保障。

參考文獻

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