新常態下如何提升企業辦公室服務水平

馬君俐

摘要：辦公室作為一個綜合職能部門，擔負著單位溝通協調、督查督辦、來訪接待等諸多職能，在企業整體工作中起著承上啟下、平衡左右、溝通內外的橋梁紐帶作用。辦公室的工作水平體現了一個企業的整體形象，直接影響著企業的運轉效率和工作質量。做好辦公室工作，要把握“溝通、過程、效率”三個要點，堅持提高政務事務質量，提高管理水平、提高協調能力，充分發揮參謀助手、協調左右、聯絡內外、后勤保障的重要樞紐作用。

關鍵詞：提升；企業；辦公室；服務水平

辦公室是企業、事業、行政單位必設的機構之一，特別是在企業，辦公室作為行政管理運行體系的排頭兵，不僅是一個單位管理的重要組成部分，也是單位過程和組織形式中不可缺少的重要一環，可以說本行業密切相關的生產部門牽涉不到的工作，都歸于辦公室處理，有“高半格”之說。如何圍繞“參與政務，管理事務，搞好服務”這三大基本職能，做好溝通上下、協調左右、聯系各方，保證企業正常運轉的圓點，筆者認為，要從以下幾個方面入手：

一、優化流程，規范標準

辦公室工作千頭萬緒，紛繁復雜，要確保工作質量和服務水平，就要優化工作流程，本著“簡便快捷、運轉高效”的原則，按照“標準化、規范化、程序化”的要求，按部就班，一一落實，就是要樹立第一時間、第一推動力、馬上行動、嚴格把關的意識，建立環環相扣、有軌運行、無縫銜接的工作流程，真正做到把各項工作一抓到底。不管是辦文辦會方面的政務工作，還是關系職工生產生活的后勤事務工作，只有保證各環節都標準、規范，不返工、不拖沓，才能提高整體工作水平和服務質量。首先工作人員要有按流程行事的意識，遇事心里明白該先干什么、后干什么，對自己的分管業務能夠駕輕就熟，駕馭自如。遇到自己拿捏不準的或在職責范圍內不能作出決定的事宜時，都得向分管領導匯報，征求意見后，有必要的再向主管領導或部門負責人請示，在獲得領導批準許可后方可辦理，在事件處理完畢后，要將結果匯報反饋給有關部門和領導，總之，工作人員要樹立按制度辦事、按程序執行、不貿然行事的意識。那么，在各種事件具體操作辦理時，不同的業務就會有不同的流程和標準，要真正達到制度化、標準化、規范化的目標要求，就需要辦事人員熟知工作流程和規章制度，精通業務，并按章操作，逐項完成。特別是辦理諸如文件收發處理、會議通知、印章管理等重要工作時，一定要嚴格按制度標準辦事，不得有半點含糊。比如，接收到上級部門或其他單位的公文，要按照登記—部門負責人簽署處理意見—單位負責領導批示—傳閱簽字—再登記回檔的文件處理流程辦理，不能越級、超范圍傳閱，泄露機密的文字材料、傳真信息和檔案資料。再比如在印章使用管理中，就必須嚴格執行用印制度，印章實行專人保管，并且用印登記，印章管理員不得私自在未經單位負責人簽字同意的資料蓋章用印?？傊?，在辦理各種業務、處理各類事件時，必須遵循基本程序，遵守規章制度，確保不出差錯、不出紕漏，保證工作質量。

二、協調運作，提高效率

（一）工作要有預見性，超前行動

發揮好領導的參謀助手作用是辦公室的主要職能之一。必須把握工作規律，切實增強工作的主動性、預見性和創造性，力爭知之在先、思之在先、謀之在先，很多領導同志由于事情太多，容易忘記自己所說的話，辦公室的同志要注意提醒領導，確保參得進、參得準、參得高明。后勤服務中也要具備前瞻意識，在車輛、食堂管理上創新方式方法，不原地踏步，不循規蹈矩。在設施設備維護中不當“馬后炮”，遇到故障不手忙腳亂，就要及時查缺補漏，排查隱患，事事超前計劃，堵塞漏洞。日常內務工作中，工作人員要各人的工作計劃，在各崗位工作兩年以上的同志，一般都掌握了月度、季度的重點工作，月度的常規工作，每天的日常工作，從遠期到近期都應該有詳細的工作計劃，一天當中有哪些工作任務做到心中有數，不等不靠，不推不放，能做的準備提前做，能干的工作提前干，在遇到特殊事情時才不至于顧此失彼，亂了分寸。

（二）管理要講科學，雜而不亂

辦公室工作業務涉及公文的處理、文稿的起草、會務安排、計生檔案等公務工作，同時還負責車輛、后勤管理，公務工作和事務都要有相應的管理人員負責主抓，不得凡事向一把手請示匯報，讓其有相對較多的精力調查研究，做出科學、精明的重大決策，拿出切行可行的工作方案和管理思路。辦公室人員的分工一定要明確合理，各負其責，各司其職，任務安排不出現盲區，同事之間不推卸責任。

（三）要靈活變通，特事特辦

雜亂的工作碰到一起時，如何科學安排，一一處理，既不耽誤重要工作，又能在有限的時間內保質保量完成任務，這時就要求工作人員能分得清主次和緩急，靈活變通，協調處理。急要事馬上去辦，普通事盡量去辦，次要事等會再辦，切忌眉毛胡子一把抓，遇事亂了陣腳。比如，單位的公務車輛不可能同時工作需要，每逢月底，生產口職能部門要下基層檢查工作，各類報表上報也需要前往上級主管單位，同時也要兼顧到領導隨時外出用車，協調作用在車輛調配工作中就得到了充分體現。辦公室車輛調度人員就要詳細掌握辦理事件、人員數量、目的地、用車時間等出車信息，將信息整合，合理安排車輛外出，并要求急事特辦，一般事件緩辦，能代辦的工作代辦，提高工作效率。另外，到雖說工作人員都有相對明確的分工，但一個科室、一個集體，遇到一些事關企業生產經營、職工生命財產安全的急要文件、重大事情時就要團結協作，體現主人翁意識，勇于承擔工作。

三、力求精細，提高質量

“細節決定成敗”。辦公室工作無小事，一個通知，一份文件，一項督查，甚至一個字眼、標點都事關決策的落實和承辦的效果。辦公室工作服務的對象上至企業高層領導，下到基層職工群眾，所有職工群眾的切身利益都與辦公室的工作質量息息相關。精細化管理作為一種新興的管理思想和模式，適用于辦公室工作的方方面面，點點滴滴。要堅持大事不能誤，小事不能漏的原則，加強“精、細、準”的工作要求，切記因工作瑣碎繁雜而趕急圖快，顧了效率忽略了質量。比如給上級部門上報的報告、請示、申請或是給基層各單位或部門下發的一些制度、通知等文字材料，一個標點、字眼、數據的疏漏，引發的后果可能不僅僅是返工浪費時間的問題，而對生產經營大局造成不可挽回的損失。比如接到接待工作任務時，只有詳細掌握了被接待人員的身份職務、人數、性別、民族等信息，在具體操作中才能根據情況選擇符合身份地位檔次的食宿標準、房間數量等。若有少數民族客人，安排就餐時就得考慮民族飲食習慣，才能保證接待工作妥當、無疏漏。會務安排也是一項看似簡單卻要求精細的工作。遇到上級重要領導視察，若少擺、亂擺桌簽或是沒有擺放在合適的位置，本單位參會人員未提前入會場就座，音響等設備突然故障等等，甚至一個小小的舉動都會給領導心目中留下不良印象，直接影響單位的整體形象，全盤否定了單位的成績。因此，要提高辦公室的工作質量，就要重細節，強調過程，重具體，強調落實，重質量，強調水平，在細節上精益求精，達到最佳效果。

【參考文獻】

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