基于電子檔案管理在檔案管理中的重要性

王平

摘要：電子檔案管理取代傳統的檔案管理是必然的，雖然檔案管理工作會因此變得更加簡單方便，但是這也要求我們檔案管理工作者必須能夠熟練地掌握電子檔案管理的方法和技巧。因此，做好電子檔案管理是檔案管理的關鍵所在。管理好電子檔案涉及了很多方面的因素，我們必須不斷地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技術，做好電子檔案管理工作，發揮電子檔案管理優勢的最大化，來提升信息時代的電子檔案管理工作效率

關鍵詞：檔案管理;電子檔案管理;信息化

一、電子檔案管理概述

電子檔案的使用在一定程度上提高了檔案信息的質量。所謂的電子檔案管理是將存儲的文檔轉換為信息網絡媒體，存儲在計算機等先進的辦公設備中。存儲內容形式多樣，能有效地保存聲音、文件、圖像、圖形、圖表和數據。以其高效、便捷的存儲形式逐漸進入到檔案管理工作中。電子檔案管理的實際應用是檔案管理發展的必然趨勢，也是當前檔案管理工作的重要任務。

二、電子檔案管理特點

電子檔案的管理是通過電子網絡傳播媒介，通過建立包含不同檔案類別的公共的、獨立的檔案信息管理平臺，將電子檔案信息云儲存于檔案信息管理平臺，以實現檔案的長久有效保存。它規范了電子信息和數據文檔的管理，提高了檔案管理的效率。電子檔案的管理具有高效性和服務性的特點。所謂高效性是指通過在檔案信息數據庫中存儲電子檔案，根據不同的類別和屬性對檔案進行分類編碼。基于數據編碼的檔案檢索過程可以快速找到需要檢索的檔案。可以減輕檔案管理人員的整理繁雜檔案的壓力。電子檔案服務性特點是指基于電子檔案的結構化管理模式，通過信息網絡載體存儲不同類別的檔案文件，使電子檔案能夠長期安全保存。在需要查閱檔案時，可以通過一鍵化的管理形式，及時提取檔案，更好的服務于檔案保管及查閱工作[1] 。

三、電子檔案管理的優勢

相較于傳統的紙質檔案管理。電子檔案在檔案查詢信息查詢及檔案的提取方面節省了大量的人力物力，提高了管理檔案的效率。檔案用戶可以更快地獲取檔案中的要點和重要信息，為檔案用戶提供全方位、多角度的信息服務。同時，電子檔案管理的使用減輕了檔案歸檔、檢索和查閱的困難，檔案管理者依靠檔案管理系統就能實時了解檔案信息，提高了檔案管理的效率。傳統的紙質檔案管理不僅繁瑣、復雜，而且在發生火災等不可抗力的情況下，存在丟失檔案的風險。電子檔案通過信息網絡存儲數據，通過建立高效、完整的檔案管理系統，使歸檔過程方便快捷，通過不同的網絡媒體存儲數據，有效防止數據在不可抗力的情況下丟失的情況。它保證了檔案的完整性和永久性。在查閱機密文件電子檔案時，需要提供相應證明手續，能夠有效防止重要信息外泄，保障機密文件等一些特殊文件的安全。

四、.電子檔案管理模式在檔案管理重要性

1。有利于構建規范化的流程體系

與傳統檔案管理模式相比，電子信息化管理模式能夠解決以往模式存在的問題，在實現資源共享的基礎上構建規范化的流程體系。目前，使用電子信息技術有利于使檔案管理轉換成自動化管理方式，并不受人為因素干預，只需要在前期階段提前設置相關程序，計算機技術便可以根據實際運行情況儲存和管理信息，確保信息的完整性。

2.提升檔案管理工作的即時性

基于傳統單一的檔案管理模式，檔案管理人員需要花費較多時間和精力分析檔案數據，并將其整合在一起，加以整理和儲存。該環節的工作量大，再加上檔案管理工作對于人員有極強的依賴性，人為因素經常對檔案管理工作的效率以及質量產生不良的影響。但是，應用電子信息化檔案管理模式，則能有效提升檔案管理的即時性，使相關數據資料具備價值性。

3。提升檔案管理工作的準確性

無論是在企業還是事業單位的運行期間，檔案管理工作都是不可缺少的一個環節，做好該項工作是很有必要的。在現有的學校檔案中，包含了諸多內容，比如學校員工的信息檔案、學校后期的發展信息等，對于檔案管理工作提出了越來越高的要求，因此，學校必須確保檔案管理工作的完善性和安全性。電子信息技術主要以計算機網絡、電腦為信息管理載體，應用電子機械化的方式，無論是準確性還是保密性，均比人工操作方式要安全，可以為人員查找和儲存信息提供很大的方便，從而能在一定程度上提升檔案管理的效率和質量。

4。提升檔案管理工作的運行效率

電子信息化管理模式的主要檔案管理工具是計算機設備，這也說明在管理檔案和儲存信息的過程中，只需應用計算機或者硬盤等設備，便可以儲存相關信息并加以應用。從實際運行情況來看，該種類型的儲存方式有重要的作用，不僅能減少紙質儲存占據的空間，使信息儲存更加環保，還能簡化相關人員的操作手續，只需要簡單操作計算機，就可以查詢相關數據，從而能最大限度地節省人力、物力，推動檔案管理工作實現可持續發展。

5.提高電子化檔案管理的真實性和有效性

目前隨著社會經濟的發展和科學技術的普及，越來越多的人能夠熟練掌握甚至精通計算機信息技術，給企業檔案電子化管理帶來了一定的安全隱患。不法分子可以利用計算機技術侵入企業的網絡系統，篡改企業的檔案信息，嚴重影響到企業檔案的真實性和有效性。如何保證企業電子檔案的真實性和有效性是企業檔案電子化管理中的重要問題，也是企業檔案電子化管理中的難點問題，要做好這方面工作，首先需要企業加強對企業檔案電子化管理的信息技術支持，以技術性策略來加強對電子檔案的管理，建構完善的電子化檔案管理機制。其次，還要求政府能夠出臺相關的政策，加強對計算機的保護，約束網絡不法分子的行為。最后，要求企業能夠實行雙軌制檔案管理，即企業在實現電子化檔案管理的同時，也不能放松對紙質檔案的管理。這樣可以保證企業電子檔案被篡改或者流失后能夠及時采取有效措施來進行彌補，保證電子檔案文件的真實性和有效性。

6.加大對企業電子化檔案管理的投入

加大技術投入。企業檔案電子化管理是以信息技術為支撐的，要保證企業檔案電子化管理的工作質量和效率，防止企業電子檔案受到網絡不法分子的侵襲，目前企業電子檔案管理，檔案光盤需要每5年換刻一次，錄音帶需要定期倒帶，袋子備份需異地保存。在掃描過程中，工作人員應具備一定的規范性和專業性，所以需要對檔案人員進行日常專業知識培訓，規范操作實練。電子化檔案管理需要科技投入，通過不斷引進先進的科學技術來保證檔案管理的工作質量。例如，企業需要引進國際上先進的防火墻技術和保密技術，加強對企業電子檔案的安全保護。企業還需要適時更新檔案管理的硬件和軟件，防止因為技術設備過于落后給不法分子以可乘之機。加大人才投入，企業檔案電子化管理必須要求企業加強對電子檔案管理的人才隊伍建設，培養更多的專業技術人才。

參考文獻：

[1] 曹吉超.淺析電子文件時代檔案管理的重要變革[J].蘭臺世界，2006（3）.

[2] 常麗.淺談檔案信息化及其網絡的安全防范[J].浙江檔案，2010（7）.

[3] 連成葉.論數字信息檔案長期安全保存策略[J].檔案學通訊，2014年（2）.

（作者單位：國網河北省電力有限公司檢修分公司）