新形勢下高校畢業生檔案管理的重要性

摘要：檔案管理被包括在高校學生的常規管理之中，并占有很重要的地位。高校學生檔案能夠真實全面的記錄學生在大學的生活實踐以及學習情況，是對學生，學校和未來就業單位十分重要的資料。加強畢業生檔案管理，對于深化教學改革，提高教學質量，提高就業率有很大的作用。在市場趨向于就業，高校擴大招生的新形勢下，高校畢業生檔案管理標準化，數字化顯得更加重要。

關鍵詞：高校；畢業生檔案；重要性；作用

隨著我國社會的快速發展，我國教育事業水平也隨之提高。各高校的錄取比例越來越高，招生人數已與原來大不同，大學的專業也有所增加，目前高校畢業生也逐漸增加，這就顯現出了檔案管理工作的缺陷和不足，給高校畢業生檔案管理工作提出了更高的要求。

一、新形勢下的高校畢業生檔案管理

高校畢業生檔案有利于企業單位了解到畢業生在大學的學習以及生活狀況，從而去考慮適合此人的工作崗位，并且教育部相關部門也依據次檔案來評估高校的教學質量。因此，學生在沒有畢業之前參加的各種學術研究以及比賽活動必須記錄在檔案內。高校畢業生檔案比較全面的記載了大學生的經歷，道德素養，學習成績，實踐能力等資料，對學生以后進行就業，進入社會有重要作用。

新形勢下高校檔案管理擁有多樣性以及功能性，檔案多樣性體現在來源與結構的多樣性。因為高校培養學生的方式不再單一，不只在檔案中記錄學生的生活，學習狀況，入黨情況，還記錄了學生的道德水平以及各項技能等。所以在這種新形勢下對高校畢業生的檔案也提出了更高的要求，需要把學生參加的各種實踐活動及時的加入檔案，規范檔案管理機制。

二、高校畢業生檔案管理現狀

（一）學校輕視學生檔案管理工作

高校只重視教學檔案管理，而忽視檔案管理工作，認識不到學生檔案管理工作的重要性。學校對高校學生檔案的檢查監督不到位，并且沒有對學生進行宣傳教育，讓高校學生認識到檔案管理的重要性。此外，學校也缺乏檔案管理的專業人員，學生檔案就顯得雜亂無章。

（二）學校檔案管理技術不先進

現在很多高校的檔案工作管理方式單一，技術落后，管理手段還停留在手工管理，沒有對學生檔案進行數字化，即使使用計算機，也是以輔助功能，沒有完全形成電子檔案，與目前高校學生檔案的特點并不相符。

（三）死檔、斷檔情況普遍

目前高校畢業生檔案是由人才市場或畢業學校代為管理，等畢業生就業后再將檔案轉到工作單位。但現在的問題是現在檔案傳遞，轉入和管理等工作并不全面，存在很多漏洞，使檔案在傳遞過程中出現了高校學生檔案丟失，人與檔脫離的現象，這樣就不利于畢業生的工作就業。

三、高校畢業生檔案管理的重要性

（一）高校畢業生檔案可以較完整的記錄學生的情況

檔案一部分記錄了學生的學籍檔案。高校畢業生的學籍檔案以紙質形式記錄下了高中學籍，體檢表，高考成績，入學登記表，家庭情況以及在校獎懲情況等。學籍檔案在學生畢業時可以轉化成人事檔案，學校把學籍檔案通過整理轉交給畢業生的就業單位或委托給人才交流機構。另一部分的檔案有學校檔案部門保管，供畢業生就業以后來學校進行查詢的，如高考錄取名冊，畢業生登記表，畢業生成績單等資料，并且在畢業生的出國等方面有著重要作用。

（二）高校畢業生檔案有利于促進學生的全面發展

學生檔案可以完整的記錄學生的學習情況和參與的各種學術研究活動，對個人以后的發展產生了重大影響。因為高校學生檔案的存在，可以有效管理學生，規避學生肆無忌憚的俄違反學校紀律，有利于學校管理，提高教學質量。一個學校的學生檔案也能夠體現出學校選拔和培養人才的方式是否多樣性，是否全方面培養學生的能力，提高學生的實踐能力。高校畢業生檔案的建立，可以激發學生在學校參加各種活動的積極性和競爭性，促進學生全面發展。此外，高校學生也可以通過檔案來全面的了解自己，明白自己的優缺點，進而進行改正，完善自身。

（三）高校畢業生檔案可以為企業單位提供依據

高校畢業生檔案是真實、完整的，可以為就業單位提供評判依據。高校畢業生最終會進入各種不同的企業單位，會擁有不同的職業，二企業對學生進行了解評判甚至錄用的依據，很大部分是依據學生檔案。在目前的就業市場上，工作單位不僅關注畢業生的能力，口才和文憑等外在因素，它們更注重學生的內在素養，這就體現了個人檔案的重要性，很多單位會通過畢業生的個人檔案來了解他們的內在。

（四）高校的發展不能離開學生檔案管理的升級

高校學生檔案的管理對高校發展起著至關重要的促進作用。高校可以通過學生檔案來發現學校在教學和管理方面的漏洞，并找到應對辦法，進而促進高校的教學質量的提高和教育教學改革，更適應社會發展需要。并且現在高校正在逐漸擴大招生，市場影響就業，高校畢業生檔案的標準化管理就顯得尤為重要。這不僅有利于學校規范，約束學生行為，也有利于促進高校自身的管理水平提高，提高教學質量，提高人才培養水平。

目前高校畢業生檔案管理還存在許多問題，這就需要學校樹立正確的檔案觀念，努力規范檔案管理工作，宣傳檔案管理的重要性，提高檔案管理人員的素質，保證檔案管理的標準性。學校也要加快畢業生檔案管理的數字化和網絡化建設，建立完整的高校畢業生檔案管理系統，減少管理過程中的紙質數據。學校也應把握社會發展趨勢，適當的對學校進行教學改革，提高教學質量，完善學生檔案管理。

總而言之，學校要重視畢業生檔案的管理，明白學生檔案對學校發展有十分重要的作用，努力建立完善高校畢業生檔案管理系統，解決畢業生出現斷檔，死檔的問題。

參考文獻：

[1]苗玉敏.淺析如何做好新時期的檔案管理工作[J].城市建設理論研究，2012（9）.

[2]辛宏珍.試析新形勢下如何做好高校檔案管理工作[J].城市建設理論研究，2012（33）.

作者簡介：

袁琳琳（1988年—），女，吉林長春人，長春財經學院，本科，研究方向：檔案管理。