特種設備檔案數字化管理中的問題與對策

張思寧

摘要：隨著信息技術的發展，電子文件大量涌現并迅速引起了社會各領域的關注。由于其本身具有諸多與紙質文件不同的特點，對紙質文件的管理方法和技術不能簡單地移植到對電子文件的管理上，如何保證電子文件的真實性、完整性、安全性管理一直是一個迫待解決的問題。有鑒于此，本文通過分析檔案管理信息化現狀與存在問題，針對特殊行業檔案——特種設備檔案，給出優化管理及信息化建設的具體措施。

關鍵詞：檔案數字化；管理問題；優化措施

1檔案管理工作現狀分析

1.1基于法律法規層面的電子檔案管理

國家總局對檢驗檢測報告以及原始記錄（其中包括電子報告）的編制、管理和利用，在《特種設備檢驗檢測機構管理規定》、《特種設備檢驗檢測機構質量管理體系要求》等法規和技術規范中有明確的要求，是檢驗檢測機構進行信息化建設，建立電子檔案管理系統的法律基礎。

1.2建立以檢驗管理系統為核心的信息化管理體系

《特種設備檢驗檢測機構管理規定》第二十三條、《特種設備檢驗檢測機構質量管理體系要求》第六條規定，檢驗檢測機構應當加強信息化建設，按照國家質檢總局有關特種設備動態監督管理的要求，實現檢驗檢測與安全監察之間的網絡數據傳輸和共享。協助動態監管工作，并且及時上報有關檢驗檢測工作情況報表和統計資料等，完成授權檢驗任務。

1.3建立科學可靠的檢驗檢測數據檔案

法規要求，特檢機構應當建立科學可靠的檢驗檢測數據檔案，保證檢驗檢測結論真實、可靠。要通過制定和實施記錄的標識、收集、檢索、存取、存檔、保存期限和處置的程序，建立并且維持質量記錄、技術記錄和安全措施記錄，以提供檢驗檢測的符合性和檢驗檢測機構質量管理體系運行的有效證據。要對檢驗檢測中所獲得的數據信息進行收集和積累。特別指出，要對電子存儲的記錄采取與紙質記錄同等措施，以避免原始數據的丟失或者改動。

1.4確定檢驗檢測數據的保存期限，確保數據的保密和安全

《特種設備檢驗檢測機構質量管理體系要求》第二十八條、第二十九條規定，檢驗檢測機構應該規定記錄保存期限，并且確保記錄的安全保護和保密。應當對存檔的報告/證書及其原始記錄的儲存條件、保存時間和借閱作出規定，防止這些檢驗檢測結果的見證件被損壞、丟失、更改和不恰當的處置。要將記錄保存在合適的環境中，以免損壞、失密，并易于檢索。在《電梯安裝監督檢驗與定期檢驗規則》安裝監督檢驗報告及其原始記錄長期保存。定期檢驗報告及其原始記錄保存期限為7年。《壓力管道安裝安全質量監督檢驗規則》第四十四條規定，監督檢驗檔案應在適宜的條件下保存，永久保存。

2檔案數字化管理的優缺點

2.1檔案數字化管理的優點

2.1.1降低財政運營成本

由于檔案數字化管理是通過軟件服務完成相關機構的檔案工作，因此可以通過需求的資源數量以及使用時間的具體情況進行處理。同時還能通過及時使用更新資源。管理機構同時在服務器、網絡、機房以及數據中心方面的投資建設費用以及維修費用也會大大降低，可以有效降低財政運營中的資金壓力。

2.1.2滿足檔案信息的擴展需要

當前，百姓對政府及公益型事業單位的服務要求越來越高，因此各職能部門業務量不斷加大，導致初期的管理軟件難以滿足當前需要。為滿足當前工作需要，需要進行使用軟件的二次開發。具體包括路由器、服務器以及數據庫，內容繁瑣，同時改造周期較長，對當前工作的開展會造成一定的影響。使用檔案數字化管理服務可以提高軟件的專業化服務，保證用戶對最新技術的使用情況。

2.1.3提升檔案管理工作效率

檔案信息化的發展對于簡化檔案人員工作具有非常重要的意義。檔案數字化管理的使用可以為各單位日常檔案工作中提供專業的技術服務和技術保障。因此技術保障人員應該積極提供軟件更新、應用以及安全問題的咨詢。從而通過檔案數字化管理不斷提高檔案管理的工作效率。

2.2檔案數字化管理的缺點

2.2.1初期建造成本較高

檔案數字化管理本身是信息技術在檔案管理中的一種發展。當前由于相關技術的影響，導致檔案數字化管理系統的搭建會需要較大的投入成本。由于每年財政預算的控制，加上不同檔案類別的不同領域的不同技術問題，導致搭建檔案數字化管理系統較為緩慢。

2.2.2檔案數字化管理安全性有待提高

檔案數字化管理本身是一種虛擬平臺，由于相關技術的不完善，導致存在一定的安全問題，對于信息泄露以及丟失呈現出較大的風險。各單位由于自身的發展問題，數據的穩定性及可變性難以控制。同時數據在云存儲的過程中也容易受到病毒攻擊以及破壞，對日后發展產生了一定的障礙。

3檔案數字化管理的優化措施分析

3.1提高檔案管理重視度

政府部門中檔案管理工作是最基礎最重要的工作，但也是保障部門管理的保障措施，構成核心資源的信息類型，從這里可以看到檔案管理工作的重要性。這就需要改變傳統不重視檔案管理的觀念，明確檔案管理工作的重視度，依托具體情況給出切實可行的信息化建設方案，促使檔案管理工作全部落到實處。政府大力支持檔案管理工作，促使工作切實向著信息化與科學化方向發展，充分發揮檔案管理的作用。檔案工作是記錄所有已發生真實活動，具有寶貴的經驗與財富。政府支持部門檔案信息化建設工作，增加資金與技術投入力度，推動檔案信息建設工作。

3.2完善信息化檔案制度

隨著科學技術快速進步，檔案管理手段逐漸更新、管理水平提升，建立健全工作體系，實現檔案管理細則的統一編制，全面落實到位，實現系統軟件的可移植性，規范處理檔案信息化管理。明確個人崗位與責任，統一管理各門類與載體檔案，確保檔案管理與現實工作同步。完善檔案計算機管理系統，借助計算機數據處理功能，建設局域網，有效連接各單位職能部門，實現內部資源統一化管理，促進資源使用率提高。創新檔案管理工作方法的主要手段就是更新管理方法，努力實現檔案裝備技術現代化，解決手工操作中存在的問題，借助各種現代化手段提高管理效率，提高其中技術含量與水平，創新檔案管理手段。

3.3提高檔案管理人員素質

政府部門檔案管理工作質量直接受到檔案管理人員素質的影響，特別是檔案信息化建設過程中，需要針對性的引入專業檔案管理人才，檔案信息化建設依托于計算機基礎，確保日常檔案管理工作順利進行。政府可以采取公開招聘的方式，選擇優秀的檔案管理人員，嚴格考核，確保其具備相應的職業素養與道德修養。此外，要對現有的檔案管理人員開展專業培訓工作，提高檔案人員計算機信息化能力，也只有如此，才能保證檔案管理工作順利完成，提高檔案管理人員的綜合素質。

3.4做好檔案信息化建設

（1）配備相關硬件設施。檔案信息作為政府的主要資源，信息化建設與維護過程中需要完善檔案管理信息系統的安全，當出現意外情況時可以保證檔案信息安全。做好硬件設備運行與維護工作，保證硬件運行安全。及時查看服務器與網絡設備運行狀態及日志，發現安全問題，及時排除隱患；（2）保障網絡安全。網絡在代表方便的同時，因為本身的開放性也產生一些安全隱患，如病毒、木馬等，通過系統漏洞竊取資料，甚至涂改與刪除部分資料，給企業造成損失。此時可以引入防火墻技術，提高網絡安全性；（3）構建數字檔案館。政府檔案館建設本身就是一個功能集成的過程，在企業內部局域網中構建一個大規模的內部檔案資源庫，員工可以隨時檢索與訪問信息資源，提高工作效率與質量；（4）實現檔案室之間相互聯系，通過相互彌補提高檔案管理質量。目前，特檢行業信息化建設缺乏宏觀指導和規范，管理相對分散，形成了一個又一個的信息孤島，影響了全國性數據資源的準確性和可靠性，也影響了信息資源的整體優化和充分利用。

3.5做好特種設備檢驗檢測檔案管理

（1）特種設備檢驗檢測檔案作為安全檔案管理的主要部分，檔案數字化管理過程中要格外重，避免出現遺漏情況。同時檔案信息化建設過程中做好技術檔案的數據收錄工作，為查閱做好鋪墊與奠定基礎。這就是需要政府做好相關準備工作，認識到檔案管理的重要性，文字和圖片收集并保管好；（2）檢驗檢測檔案管理的總負責人進一步明確，檢驗工作的同時收集驗收檔案，收集現場工作中同時添加原始記錄，確保數據收集的準確性、及時性，完整填寫相關內容并保持整潔，檢測人員及時檔案制作者也是直接負責人。全體員工都有責任與義務保護檔案的完整性與真實性；（3）實現動態性特種設備檔案管理。所謂動態性，指的是變化發展的狀態管理，因此必須實施動態管理方法。如，管理鍋爐檢驗檔案時，必須采取一爐一檔的管理方法，通常鍋爐定期檢驗檔案保管需要維持8年時間，這就需要全面監控鍋爐的狀態，包括改造、修理等內容。建設檔案數字化建設的基礎上，利用電子文檔歸檔的方式整理定期年檢設備的檢驗檢測檔案，最大程度節省成本與保存空間。

4結語

總而言之，市場經濟與互聯網推動下為適應社會發展出現檔案管理信息化，有助于推動行業發展。通過檔案信息化建設可以保護檔案原件、實現檔案文件歸檔、檔案資源整理共享、方便檔案資源檢索。本文中詳細分析檔案數字化管理問題與成因，給出針對性的解決措施，推動檔案數字化建設發展，為企業健康發展保駕護航。

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