信息化環(huán)境下檔案數(shù)字化管理的分析

畢然

摘要：隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，科學信息技術(shù)也發(fā)展起來，檔案管理也隨著時代的腳步不斷進行著創(chuàng)新。檔案管理在企業(yè)管理中起著非常重要的作用，在新的時代背景下，采取措施提高企業(yè)檔案管理的數(shù)字化水平、極大程度地滿足相關(guān)人員對檔案管理的需求，是我們亟須考慮的問題。為了促進企業(yè)工作的發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作需要提高數(shù)字化建設(shè)的水平，本文闡述了企業(yè)檔案管理建設(shè)存在的問題，希冀同行能夠借鑒。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案；數(shù)字化管理

我國檔案管理以傳統(tǒng)的管理模式為主，存在著數(shù)字化水平低、人員素質(zhì)不高等諸多弊端，這些因素成為我國檔案管理發(fā)展的絆腳石。因此，全面了解檔案管理的數(shù)字化水平，不斷改變管理理念，是我國檔案管理發(fā)展和進步的必經(jīng)之路。一些企業(yè)仍在使用傳統(tǒng)的文件管理，工作將嚴重依賴手工操作，這些對單位發(fā)展和數(shù)字化的實踐產(chǎn)生直接的影響，這也不利于企業(yè)自身的發(fā)展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)數(shù)字化進程的逐步深入，給企業(yè)檔案管理帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，也給企業(yè)檔案管理帶來了發(fā)展機遇。傳統(tǒng)實體檔案管理模式受到新的數(shù)字網(wǎng)絡環(huán)境、檔案的接收、存儲、應用和真實性、完整性等方面的巨大影響，擺在我們面前的緊迫任務是如何使企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，充分利用數(shù)字技術(shù)，更快、更好地服務。電子檔案管理已逐步納入數(shù)字化建設(shè)的議程。

一 企業(yè)檔案數(shù)字化技術(shù)概述

檔案信息化發(fā)展到一定階段后，就產(chǎn)生了數(shù)字化檔案，數(shù)字化檔案對檔案工作由舊的傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代管理轉(zhuǎn)變，具有促進作用，改變傳統(tǒng)的模式為現(xiàn)代使用模式其作用十分重要?，F(xiàn)代檔案管理是現(xiàn)代科技，特別是網(wǎng)絡技術(shù)和數(shù)字技術(shù)發(fā)展的必然趨勢。從傳統(tǒng)紙質(zhì)載體到“無紙化”數(shù)字載體的應用，將改變文件管理工作，實現(xiàn)文件數(shù)據(jù)的數(shù)字化存儲和存取。（1）數(shù)字化技術(shù)?；诩杉夹g(shù)的信息表達、感知、定量、處理、控制、傳輸、存儲、數(shù)字電子計算機硬件軟件、協(xié)議、外圍設(shè)備的離散化是數(shù)字技術(shù)。在檔案數(shù)字化技術(shù)中，將紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)化為“數(shù)字”載體是關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，是將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為計算機能夠利用的數(shù)字信息，將計算機現(xiàn)代掃描過程中的紙張載體轉(zhuǎn)化為“數(shù)字”載體的過程。該數(shù)字掃描技術(shù)采用計算機、掃描設(shè)備等硬件設(shè)備，符合企業(yè)文件數(shù)字化技術(shù)規(guī)范的要求。（2）企業(yè)檔案的分類。利用掃描設(shè)備將企業(yè)檔案的紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)化為“數(shù)字”載體。目前，根據(jù)檔案數(shù)字化的發(fā)展方向，需要從紙質(zhì)載體向“數(shù)字化”載體轉(zhuǎn)化的文件有：科技檔案館：反映運作、生產(chǎn)等活動的檔案； 文書檔案：反映行政、黨務管理活動的文件；照片檔案：反映生產(chǎn)檢驗照片、各種活動照片等的檔案。（3）數(shù)字化文件的要求。數(shù)字文件質(zhì)量的技術(shù)要求：圖像頁面應清晰；數(shù)碼圖像不能雜亂、有黑邊等。圖像的偏轉(zhuǎn)角不應大于1度。圖像的傾斜不應該超過頁面上半個文字。

二 企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的問題

電子文件在企業(yè)中的應用仍然是一個新事物。與紙質(zhì)文件相比，雖然優(yōu)點很多，但也有很多缺點。（1）安全系數(shù)低。使用數(shù)字設(shè)備生成的電子檔案， 只要其中一個操作環(huán)節(jié)在處理過程中出現(xiàn)問題，就無法確定所有文檔。電子數(shù)據(jù)易拷貝、易更改、易消失、易被網(wǎng)絡侵犯，對電子文件的安全性和保密性帶來了極大的威脅。這些是數(shù)字檔案管理中比較突出的問題。此外，對于一些不負責任的管理者來說，缺乏好的備份和歸檔，使得文件損壞的現(xiàn)象很容易出現(xiàn)。（2）信息管理水平不高。企業(yè)檔案管理的概念比較陳舊，并沒有隨時代的發(fā)展而做出實質(zhì)性的改變。在我國企業(yè)中，信息管理水平仍處于初級階段，而文件處理仍處于手工操作階段，計算機應用技術(shù)水平非常低。這種文檔管理模式并不是真正的數(shù)字化。在我國，信息技術(shù)工作還處于初級階段，應用時間不長，各種技術(shù)設(shè)備配置不完善。由于信息技術(shù)是推動檔案管理數(shù)字化建設(shè)的根本保證，大量的軟硬件設(shè)施有待改進。與此同時，由于缺乏在文件管理的經(jīng)驗，企業(yè)檔案管理的錯誤也將浪費資源和企業(yè)的資金。

（3）對數(shù)字化檔案管理不夠重視。企業(yè)往往更注重經(jīng)營狀況，而忽視了單位的檔案建設(shè)。一些領(lǐng)導認為檔案工作不能在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮實質(zhì)性作用，對檔案管理的重視不夠，不重視庫藏的檔案資源。對檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡化的重要性沒有得到充分的認識，對信息社會沒有需求，不適應調(diào)整封閉過時的文件管理觀念，影響電子文件管理的建設(shè)。

三 企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)策略

（1）統(tǒng)籌規(guī)劃，注意風險防控。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)是一個復雜的系統(tǒng)工程，涉及管理、技術(shù)、法規(guī)、標準和政策。要統(tǒng)籌規(guī)劃，科學合理的設(shè)計，進行嚴格的管理，才能保證安全。在規(guī)劃和建設(shè)項目時，要把對數(shù)字化文件的風險防范和控制作為一項十分重要的內(nèi)容，進行嚴密的科學論證，做好資金預算。建設(shè)企業(yè)檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)平臺兼容性、可擴展性、前瞻性、安全性和合理性，具有備份策略、穩(wěn)定安全、可靠穩(wěn)定的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)、實時備份系統(tǒng)、強大的數(shù)據(jù)庫管理軟件和強大的數(shù)據(jù)容錯能力等。確保滿足業(yè)務技術(shù)標準，檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展，并不違反法律、法規(guī)的計算機信息系統(tǒng)管理，和設(shè)計符合相關(guān)的檔案工作，等等，可移植性，可操作性、安全性、開放性、可擴展性和兼容性都必須具備，有完整的日志操作和嚴格的權(quán)限管理功能，加密存儲和可傳輸屬于數(shù)字化檔案信息的機密級別。確保文件在任何時候都有一個安全的數(shù)字信息系統(tǒng)環(huán)境。對于進口計算機和數(shù)字轉(zhuǎn)換工具，應首先檢查安全性和機密性，以確保在使用前不會出現(xiàn)問題。（2）做好備份工作。在企業(yè)數(shù)字信息系統(tǒng)存儲介質(zhì)和設(shè)備的選擇上，應選擇質(zhì)量可靠、技術(shù)成熟的設(shè)備和存儲介質(zhì)。并定期進行測試，更新設(shè)備、存儲介質(zhì)、技術(shù)升級和跟蹤技術(shù)，為載體的更新和數(shù)據(jù)遷移工作做好準備，以免過時的設(shè)備和存儲介質(zhì)老化，并在格式上消除一些問題。而對于數(shù)據(jù)遷移和載體更新，必須加強監(jiān)督管理，在轉(zhuǎn)換文件信息后進行檢查，其結(jié)構(gòu)、背景信息和驗證是完整、準確的，可以對數(shù)字檔案信息進行真實和完整地進行轉(zhuǎn)換。最后，定期備份和保存在不同的地方。將定期備份和異地保存工作做好，防止由于人為和自然災害和其他緊急情況而造成的數(shù)字檔案毀滅性破壞，對于一些有價值或重要的文件，如果條件允許，要使用各種媒體和軟件、硬件來進行異地保存。（3）提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。數(shù)字檔案信息技術(shù)的進步帶來了新的挑戰(zhàn)，數(shù)字檔案管理人員應該適應需求的發(fā)展，不斷學習，提高自身的質(zhì)量，在信息環(huán)境下，促進管理操作能力， 以高度的素養(yǎng)和專業(yè)精神面對數(shù)字技術(shù)的挑戰(zhàn)，其次，基于數(shù)字時代的特征，積極學習專業(yè)知識，有效運用理論知識和檔案管理實踐，積極創(chuàng)新，使自己具備管理能力。因此，企業(yè)需要加大對檔案管理人員的培訓力度，加強檔案管理人員的信息管理能力，能夠熟練地操作計算機，建立一支高素質(zhì)的人才隊伍。

四 結(jié)語

隨著信息披露程度的逐步提高，相應的檔案社會性質(zhì)也逐漸加強，使得檔案的使用對象和范圍逐漸增加。檔案管理人員要根據(jù)實際情況，實事求是，明確工作目標，不斷完善和完善檔案管理制度，逐步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，適應時代特征的新模式。企業(yè)檔案信息應順應當前發(fā)展形勢的需要，著眼長遠，采用數(shù)字化技術(shù)實施檔案數(shù)字化建設(shè)，更好地為社會服務。

（作者單位：廣州市建筑集團有限公司）

參考文獻

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