提高石油企業(yè)檔案利用效率的途徑探索

韓艷肖

摘 要： 石油屬于國民經(jīng)濟(jì)的命脈，是國家戰(zhàn)略型資源，也是保證國家經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)。檔案管理可幫助石油企業(yè)制定更加合理的發(fā)展政策，提高企業(yè)競爭力和綜合實(shí)力。但目前石油企業(yè)檔案管理中尚且存在一些問題，影響企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。本文特就石油企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行深入探討，以供參考。

關(guān)鍵詞： 石油企業(yè)；檔案管理；途徑；探索

【中圖分類號(hào)】 G275 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A【文章編號(hào)】 2236-1879（2018）14-0297-01

1.石油企業(yè)檔案管理的的意義

石油資源是國民經(jīng)濟(jì)的支柱，可影響著國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展水平，跟綜合國力直接掛鉤。若石油企業(yè)想要在市場競爭中生存、發(fā)展，需將檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，重視管理石油檔案。石油企業(yè)檔案是對石油人艱苦奮斗創(chuàng)業(yè)過程的真實(shí)記錄，也能夠反映石油企業(yè)在生產(chǎn)、管理、經(jīng)營等方面的活動(dòng)歷程，是企業(yè)進(jìn)程的縮影，可影響企業(yè)和社會(huì)的發(fā)展[2]。

2.目前石油企業(yè)檔案管理中存在的問題

2.1自動(dòng)化水平低下。

檔案管理工作在石油企業(yè)發(fā)展中占有重要位置，不過面對大量的檔案信息，傳統(tǒng)的管理模式不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，會(huì)對企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展造成影響。目前石油企業(yè)檔案管理自動(dòng)化在我國已推廣較長時(shí)間，不過依然存在自動(dòng)化水平低下的問題。

2.2缺乏有效的綜合管理力度。

傳統(tǒng)檔案管理模式缺乏對檔案管理工作上的重視，認(rèn)為檔案管理工作不是不可或缺的，故而造成對檔案管理的疏忽。這可能造成在實(shí)際操作過程中，檔案管理存在檔案管理工作混亂、不專業(yè)等問題，從而影響石油企業(yè)的發(fā)展。

2.3檔案整理工作不規(guī)范。

目前石油企業(yè)檔案管理存在檔案內(nèi)容混亂、檔案數(shù)據(jù)缺失、檔案分類不清、檔案數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確等問題，對石油企業(yè)的日常工作造成嚴(yán)重影響。

2.4檔案管理和存放環(huán)境差。

因石油企業(yè)的不重視、部分工作人員整體素質(zhì)不高等原因，致使檔案管理和存放環(huán)境較差，部分石油企業(yè)的檔案室設(shè)備落后、陳舊，未能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的存放管理要求。或是因忽視石油檔案保密工作，而造成企業(yè)內(nèi)數(shù)據(jù)外流，可影響企業(yè)的發(fā)展。

2.5不規(guī)范的收集檔案數(shù)據(jù)。

在收集檔案數(shù)據(jù)的過程中，因操作流程不規(guī)范、執(zhí)行力不足等原因可對收集數(shù)據(jù)的效率造成準(zhǔn)確度低、時(shí)效性差等不利影響。也存在部分工作人員缺乏工作責(zé)任心，致使出現(xiàn)檔案歸檔不及時(shí)、案卷缺失、案號(hào)不全等問題。

3.提高石油企業(yè)檔案利用效率的途徑

3.1建立規(guī)范的檔案管理制度。

建立檔案管理制度屬于石油企業(yè)規(guī)范化管理的有效途徑之一，加強(qiáng)檔案工作制度建設(shè)，并根據(jù)檔案的歸檔要求、分類等進(jìn)行管理，制定規(guī)范性的管理制度，確保石油企業(yè)的檔案管理工作有章可循。檔案收集屬于檔案管理工作的基礎(chǔ)，因此應(yīng)該加強(qiáng)檔案收集力度，提高歸檔的質(zhì)量等，此外對于遺漏丟失的檔案，應(yīng)該及時(shí)的進(jìn)行查找，確保檔案材料的完整性。可根據(jù)《油田檔案征集管理辦法》、《油田檔案管理實(shí)施細(xì)則》、《油田檔案管理規(guī)定》等制度，促進(jìn)石油企業(yè)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、文本化[3]。

3.2加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。

應(yīng)該積極的推進(jìn)檔案信息化，促進(jìn)檔案信息資源采集人性化服務(wù)、管理網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化。檔案信息化建設(shè)應(yīng)依托現(xiàn)代化信息技術(shù)，充分利用檔案信息資源，促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)石油企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理[4]。應(yīng)采用計(jì)算機(jī)開展各項(xiàng)檔案管理業(yè)務(wù)，以檔案信息數(shù)字化服務(wù)為重點(diǎn)。石油企業(yè)可根據(jù)本單位的實(shí)際情況，由分散自主管理的檔案數(shù)據(jù)資料轉(zhuǎn)變?yōu)榧薪y(tǒng)一管理，由手工管理的檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾恚山邮占埥橘|(zhì)保管的檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)和電子檔案同步保管。通過采取信息化技術(shù)，將石油企業(yè)的暗桿轉(zhuǎn)化為方便存儲(chǔ)和提取得到信息資源，以實(shí)現(xiàn)石油企業(yè)內(nèi)部的信息資源共享，使石油檔案的有效價(jià)值得以發(fā)揮。

3.3規(guī)范檔案管理的操作流程。

規(guī)范檔案管理的操作流程，是確保石油企業(yè)檔案管理工作時(shí)效性、準(zhǔn)確性的重要前提條件。首先是有關(guān)部門應(yīng)增加資金投入，引起先進(jìn)的儀器、設(shè)備，提升石油企業(yè)檔案管理工作的硬件設(shè)施水平，改善檔案室的工作環(huán)境。

3.4加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。

石油企業(yè)檔案管理工作水平跟管理人才素質(zhì)水平的高低有密切關(guān)聯(lián)。從檔案的收集到檔案的管理，均需要管理人員付出辛勤、艱辛的努力，以及嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，培養(yǎng)一批愛崗敬業(yè)、有奉獻(xiàn)和吃苦精神，且具有廣博知識(shí)、良好業(yè)務(wù)素質(zhì)、政治素質(zhì)的人才[5]。在提升管理人員從業(yè)素質(zhì)的同時(shí)，應(yīng)宣傳檔案管理安全性的重要性，提升管理人員的保密意識(shí)、安全意識(shí)等。應(yīng)建立嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度，對于工作態(tài)度不佳、工作中存在重大失誤人員，進(jìn)行批評、嚴(yán)懲、整頓；對于在工作中突出表現(xiàn)的人員，可予以表揚(yáng)、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等。

4.總結(jié)

油田檔案是石油企業(yè)發(fā)展的歷史記載，也是信息社會(huì)的基礎(chǔ)，能夠?qū)κ推髽I(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)進(jìn)行真實(shí)的反映。在石油企業(yè)的發(fā)展過程中，對檔案管理工作重視度會(huì)逐漸提升。在新時(shí)期檔案的信息化建設(shè)是石油企業(yè)檔案管理工作邁向系統(tǒng)化、現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。而加強(qiáng)資金、人才的投入，規(guī)范檔案管理制度、檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，對于促進(jìn)石油企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展具有戰(zhàn)略性的意義。當(dāng)然石油企業(yè)工作者也應(yīng)當(dāng)把握機(jī)遇，積極應(yīng)對挑戰(zhàn)，利用現(xiàn)代化管理平臺(tái)，提升自我綜合素質(zhì)，為我國石油企業(yè)的發(fā)展、提升國家經(jīng)濟(jì)實(shí)力作出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1] 王葉.探索油田企業(yè)檔案管理的新途徑[J].現(xiàn)代企業(yè)教育，2014（10）：2-2.

[2] 張佳琦.加強(qiáng)油田企業(yè)檔案管理的有效路徑研究[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2016（5）：95-95.

[3] 王文煜.石油企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2018，17（07）：231-232.

[4] 王素芳.論加強(qiáng)油田企業(yè)檔案管理的有效途徑[J].工業(yè)，2015（6）：254-254.