淺析ERP環(huán)境下銷售與收款循環(huán)的內(nèi)部控制

黃旭燕

摘要：由于信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，企業(yè)希望通過(guò)實(shí)施ERP系統(tǒng)增強(qiáng)自身競(jìng)爭(zhēng)力。實(shí)施ERP系統(tǒng)時(shí)，數(shù)據(jù)處理流程的改變會(huì)使內(nèi)部控制重點(diǎn)相應(yīng)改變。銷售管理模塊是ERP系統(tǒng)非常重要的一個(gè)組成部分，涉及企業(yè)內(nèi)部多個(gè)部門和多個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。因此，研究ERP系統(tǒng)下銷售與收款循環(huán)中的風(fēng)險(xiǎn)和內(nèi)部控制，對(duì)于ERP應(yīng)用與開(kāi)發(fā)企業(yè)具有普遍現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：ERP；銷售與收款系統(tǒng)；內(nèi)部控制

企業(yè)通過(guò)實(shí)施ERP可以使企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中最基本的業(yè)務(wù)流程得到優(yōu)化，管理層可以獲得更為及時(shí)、可靠、準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息。

經(jīng)過(guò)數(shù)家集團(tuán)企業(yè)歷年公司數(shù)據(jù)資料和審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)告顯示發(fā)現(xiàn)，實(shí)施ERP在銷售管理模塊中的風(fēng)險(xiǎn)因素主要有以下幾方面：

一、系統(tǒng)安全性風(fēng)險(xiǎn)

系統(tǒng)的安全設(shè)計(jì)不完善，存在系統(tǒng)被非法入侵的隱患。ERP系統(tǒng)軟件在程序設(shè)計(jì)的時(shí)候就存在安全性問(wèn)題，就算功能再好，程序設(shè)計(jì)過(guò)程中也會(huì)可能出現(xiàn)程序漏洞，一旦重要信息丟失，容易造成系統(tǒng)的崩潰。這些漏洞在初期可能不易被發(fā)現(xiàn)，但在后續(xù)使用中就會(huì)制造很多問(wèn)題，系統(tǒng)中一些重要秘密的數(shù)據(jù)資料特別是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)會(huì)容易被未非法分子盜取，從而給企業(yè)帶來(lái)重大的損失。

二、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)

操作人員篡改數(shù)據(jù)文件，違規(guī)或者越權(quán)操作，對(duì)電子憑證和電子賬簿進(jìn)行隨意修改，導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的不真實(shí)、不準(zhǔn)確或以此達(dá)到某種非法目的。內(nèi)部相關(guān)人員為了獲取商業(yè)機(jī)密牟取私利從而拷貝原始數(shù)據(jù)或者備份等。

三、財(cái)務(wù)部門與其他業(yè)務(wù)部分配合度風(fēng)險(xiǎn)

ERP 最大的特點(diǎn)是業(yè)務(wù)集成，企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門需要傳遞各種各樣的信息，財(cái)務(wù)不能再像從前那樣單純的在自己的財(cái)務(wù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中工作，而是與物資、項(xiàng)目、設(shè)備、人力資源等各部門密切配合才能在ERP系統(tǒng)中凸顯出自己的業(yè)務(wù)。如果有一個(gè)環(huán)節(jié)信息錄入錯(cuò)誤，就會(huì)導(dǎo)致下個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，直接影響財(cái)務(wù)人員的記賬工作。同樣財(cái)務(wù)部門的工作也影響著其他部門。此時(shí)重新錄入數(shù)據(jù)不僅增加工作時(shí)間也影響ERP實(shí)施的成功率。

四、流程風(fēng)險(xiǎn)

流程風(fēng)險(xiǎn)主要是指設(shè)計(jì)流程缺乏有效的控制環(huán)節(jié)。在ERP系統(tǒng)內(nèi)，設(shè)計(jì)流程考慮的范圍是否覆蓋所有領(lǐng)域？項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的負(fù)面效應(yīng)是否會(huì)影響其他業(yè)務(wù)的連續(xù)性？是否符合行業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境和企業(yè)現(xiàn)狀等等。因此，從流程風(fēng)險(xiǎn)角度進(jìn)行財(cái)務(wù)控制，首先要識(shí)別各業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵控制點(diǎn)，進(jìn)而根據(jù)關(guān)鍵控制點(diǎn)進(jìn)行流程設(shè)計(jì)。這是影響ERP成功實(shí)施的關(guān)鍵。

我們通過(guò)下面的表格來(lái)分析ERP環(huán)境下銷售與收款循環(huán)過(guò)程中各環(huán)節(jié)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的關(guān)鍵點(diǎn)。（見(jiàn)表1）

由于ERP系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)流程是緊密聯(lián)系的，各環(huán)節(jié)自動(dòng)生成相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)庫(kù)，因此ERP對(duì)內(nèi)部系統(tǒng)有較強(qiáng)的依賴性，容易導(dǎo)致程序依賴性風(fēng)險(xiǎn)。所以，我覺(jué)得內(nèi)部審計(jì)應(yīng)該參與到ERP系統(tǒng)應(yīng)用的過(guò)程中。為了很好的發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的作用，我認(rèn)為內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：

首先，內(nèi)部審計(jì)人員必須充分了解先進(jìn)的，新的ERP信息系統(tǒng)，根據(jù)新的ERP系統(tǒng)的信息處理和控制功能進(jìn)行全面深入審計(jì)，在保證系統(tǒng)的安全可靠的基礎(chǔ)上，依據(jù)各個(gè)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)需要針對(duì)性的設(shè)置內(nèi)部控制制度，主要是要制度嚴(yán)格的系統(tǒng)接觸控制制度，嚴(yán)格執(zhí)行權(quán)限管理和人員分工安排。

其次，內(nèi)部審計(jì)人員要根據(jù)企業(yè)的情況針對(duì)性的設(shè)計(jì)出更好的審計(jì)方法和審計(jì)測(cè)試程序。這就對(duì)審計(jì)人員的素質(zhì)提出了更好的標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)部審計(jì)人員必須是集會(huì)計(jì)審計(jì)一體化的復(fù)合型人才，既要精通本專業(yè)的知識(shí)，又要掌握計(jì)算機(jī)、信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、通訊、電子商務(wù)等方面的知識(shí)和技能。內(nèi)部審計(jì)人員要抓緊改革審計(jì)方法，開(kāi)發(fā)新的審計(jì)程序，采用并行審計(jì)技術(shù)，進(jìn)行事中審計(jì)。

再次，內(nèi)部審計(jì)工作應(yīng)采用實(shí)時(shí)在線審計(jì)技術(shù)，加強(qiáng)與管理層及各部門的聯(lián)系。審計(jì)人員應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的ERP信息系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)的、動(dòng)態(tài)的信息采集，形成在線審計(jì)的數(shù)據(jù)庫(kù)信息。通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)信息的數(shù)據(jù)分析，尋找業(yè)務(wù)之間的聯(lián)系，了解交易流程，發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)，并就有關(guān)事項(xiàng)向相關(guān)部門發(fā)出電子詢證函，經(jīng)確認(rèn)后獲取在線審計(jì)證據(jù)。同時(shí)，內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)保持與企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)及ERP項(xiàng)目負(fù)責(zé)人溝通，掌握ERP系統(tǒng)的基本原理和管理思想，這樣有助于提高內(nèi)部審計(jì)的效率。

相信如果企業(yè)能夠很好的發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)工作的職能，使內(nèi)部審計(jì)能夠?qū)崟r(shí)的貫穿與業(yè)務(wù)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)，那么ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制一定會(huì)越來(lái)越完善，ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)越來(lái)越少。

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