建筑行業檔案管理難點與對策

曲秀婷

摘 要：建筑行業的檔案工程建設活動中的一手資料，保存了具有重要價值的文字、圖表、聲像等各種形式的記錄，是施工、監理的重要憑證，本文就其管理的難點進行解析，提出一些拙見。

關鍵詞：建筑；檔案管理；難點；對策

1 建筑行業檔案管理的現狀

1.1 不能與時俱進，利用網絡的便利

建筑行業檔案管理是一項非常瑣碎，但是很重要的工作，一個工程項目要想得到合理的發展，就離不開檔案管理。一個企業在施工經營方面，也不能缺少檔案，為工程推進做保障，提供作業條件。在二十一世紀的今天，網絡化是所有行業的主旋律，人們已經在慢慢適應這種快節奏，無論是工作還是生活，都在隨著網絡發生著潛移默化的變化。但是，在許多企業的檔案室，找不到數據化管理的痕跡。好像和信息社會還沒有接軌，所有檔案數據都要一頁一頁翻閱。這些不能適應信息化造成的麻煩很多，根本無法滿足信息量越來越大的檔案的發展需求，因此，建筑行業檔案管理存在的諸多問題都是迫在眉睫的，要與時俱進，開拓創新，融入現代化建設的范疇。

1.2 不注重管理人員的培養

檔案管理在建筑行業不受重視是普遍現象，總體上對于檔案管理還處于原始的階段，有很多突出問題，其中，不注重管理人員的培養，是一個顯著特點。甚至有的企業根本沒有專職檔案管理工作者，都是由其他部門的人員兼職，認為專職檔案管理員，是一個吃閑飯的崗位。建筑行業檔案管理，由于信息化程度不高，本來就不容易做好，如果不能完成信息化，在一定程度上造成了年輕人不愿意做管理人員。現有的管理檔案的工作者習慣了傳統模式，對于信息化管理理很生疏，一定程度上造成檔案管理工作的停滯。

2 導致建筑行業檔案難度大的原因

2.1 檔案管理工作短期利益不明

造成檔案管理難度大的原因有很多，其中，檔案管理給一個企業帶來的短期利益不明顯，因此，大多數企業都不重視這項工作。建筑行業與其他行業不同，自身具有很大的特點，一項建筑施工，是長期的，復雜的，并且工程量很大很繁瑣。有的大型工程，人員變動快，涉及范圍廣，時間上可能是幾年乃至十幾年的事，這些原因，都造成了建筑行業檔案收集難度大，立卷歸檔不方便。由于在一項建筑實踐中，諸多變動因素的存在，工程量又逐年升高，檔案管理工作就至關重要。但是，市場營銷中競爭力非常大，企業的盈利空間本來就在縮小，如何千方百計增加企業的收入，是廣大建筑企業考慮的第一要素，從而忽視了面短期利益不明顯的檔案管理工作。同時，激烈的市場壓力，造成了狼多肉少的狀況，因此，建筑行業在千方百計壓縮成本，當務之急是提高經濟收益。因此，檔案管理出現漏洞也是不足為怪的。檔案管理記錄著建筑企業的生存和發展，一個企業要想長足發展，是離不開檔案管理的。檔案中為企業經營制造了不同時期的發展目標，明確了發展的任務，因此，沒有檔案的建筑行業，就同無根之水。想要企業延續、穩定，就要考慮到長遠利益，在檔案管理方面費心思，找出切實可行的處理經濟發展和檔案管理的方案。

2.2 檔案管理工作未能與信息化同步

雖然有關部門就建筑行業檔案信息化建設加快了步伐，制定了目標，投入了資金技術，但是，由于建筑行業本身的數據就很復雜，來源多，目前的進展非常緩慢，根本就無法滿足社會主義經濟建設的需求。根據《國家檔案事業發展“十二五”規劃》和《企業檔案工作規范》的指導意見，要打造一支系統的檔案管理平臺，加大基礎設施建設，讓行業資源早日共享。但是，很多企業并不重視這項工作，相關人員積極性不大，不能及時和信息部門溝通，導致了信息化進展緩慢，大多數建筑行業都沒有系統的對檔案管理進行信息化分類，也沒有一個有針對，有目標的規劃。許多管理者不能適應信息化管理，更多的還是依靠人力對檔案進行整理，有很大的限制因素，讓信息化在建筑行業止步不前。

3 解決建筑行業檔案管理問題的對策

3.1 把檔案管理的重要性提升到思想層面

建筑行業檔案管理。為后期工程的管理起著至關重要的作用，如果沒有施工檔案的記錄，就會引起很多麻煩，比如：質檢人員無法對工程做出合理的評估，造成不必要的矛盾和損失。因此，我們要從思想上認識到檔案管理的重要性，提高相關部門企業對檔案管理的重視力度，必須打造出一支具有高水平檔案管理能力的人才，完善基礎設施，建立合理可行的檔案管理機構，把檔案管理落實，讓建筑行業的進展保持在一個有序的狀態下。把檔案管理工作做到實處，最重要的需要建筑企業和施工單位充分重視這項工作的必要性，把目光放長遠，不能只圖眼前的利益。為了未來施工能有一個較好的保障，就必須建立、健全檔案的管理制度，制定出具體的落實管理措施，要讓歸檔的文獻資料準確歸類，讓檔案保質保量的錄取互聯網，服務行業，造福社會。

3.2 讓檔案管理與施工進程同步進行

為了讓歸檔的資料準確有效，就要保證檔案資料的收集和施工同步進行。施工過程中的每一個數據，每一份參數，對后期都有很大的影響，因此，要立足長遠，在關鍵的工程進展中，對生產資料系統搜集，做好詳細，完整，規范的施工記錄。不光要在施工時，做到將建筑施工資料系統歸檔，在一項工程竣工后，也要及時對工程的整個過程做好審核和檢驗，對每一項技術進行仔細的排查對比，如果有問題，要及時解決，并且做好檔案記錄，一定要讓錄入的檔案信息真實，有效，不能弄虛作假，貽害無窮。

3.3 將檔案管理工作與信息化同步

要想讓行業檔案更方便，更系統，更全面的保存，就必須完善檔案管理的信息化建設。面對網絡化已經普及的今天，建筑行業檔案管理工作中進行信息化管理是行業發展的必然方向，信息化時代，將檔案管理數字化，不但節省了人力，還能夠讓檔案管理更方便快捷，讓管理模式更加規范。為了方便行業內部的交流，與相關部門的監督，信息化管理不僅提高了檔案管理工作的實效性，還利用現代化管理的便捷，將建筑行業工程檔案和高速發展的信息化建設緊密結合。

3.4 培養專業的檔案管理人員

一個企業，其核心競爭力是人才，發展的動力也是人才，檔案管理工作作為建筑行業發展的重要內容，對此，建筑施工企業應當對管理人員的專業能力相當重視，通過培訓，切實提升他們的能力。檔案管理工作者是檔案管理的直接執行者，其專業能力是否適應信息化檔案管理，將直接影響檔案管理工作的效率和質量。因此，要想讓新時期建筑行業檔案管理工作進一個臺階，就需要對檔案管理人員進行系統全面的培養，提高他們的專業能力，讓他們從思想上認識檔案管理工作對于一個行業的重要性。培養相關工作者，不光要培養他們的管理能力，還要培養其管理觀念，讓他們提高對檔案管理工作認識，領會中央關于加強建筑行業檔案管理的相關規定。提高檔案管理工作者的管理能力，對我國建筑行業的發展有著重要的作用，因此，我們要大力培養業務能力強大的檔案管理工作者。

4 結語

綜上所述，我國經濟發展突飛猛進，未來的建筑行業施工量將繼續加大，為適應不斷發展壯大的建筑行業，檔案管理尤為重要。因此，相關部門要充分考慮如何在我國新時期的經濟體制下，提高行業管理意識，優化管理模式，完善管理制度，加大資金投入，培養專業人才，為我國建筑行業可持續發展尋找更好的出路。

參考文獻

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