新時期企業文秘工作特點與文秘人員素質培養的探析

王俊僑

摘 要：新時期下企業文秘工作突破了傳統的文秘工作模式及工作內容，對文秘的專業性及綜合素質提出了更高的要求，文秘工作的性質與生產、技術稍有不同，但是其工作對企業內部起到承上啟下，對企業外部起到展示與接待的作用，對維持企業正常運行起到了不可或缺的作用。優秀的企業文秘人員必須具備較強的文化素質水平、專業技術能力、較強的邏輯思維能力、文字功底以及語言表達能力。

關鍵詞：新時期；企業文秘工作；文秘人員；素質

隨著我國社會經濟的不斷發展。新時期下企業的經營環境以及市場規模在不斷擴大，企業文秘工作的內容涉及到企業正常經營以及日常管理的方方面面，對企業標準化、規范化運營起著協調與推動的作用，企業的高效發展離不開文秘工作的溝通、協調和推動，因此本文通過結合新時期下文秘工作的特點，對企業文秘工作人員的綜合素質培養提出一些建議，供相關文秘工作人員參考。

一、新時期企業文秘工作的工作特點

文秘工作自秦朝起，一直流傳發展至今已有幾千年的歷史。新時期下企業文秘工作的主要內容就是為企業各級工作人員提供協調服務，將上級領導的思想及工作向下級工作人員進行指派分配，將企業工作進展情況以及企業運營情況向上級領導匯報，在企業各部門之間建立起溝通的橋梁。從直屬關系來看，企業文秘工作主要從屬于上級領導，主要的工作任務就是替領導分擔部分工作，所以企業文秘工作的主要內容就是根據領導的工作內容而適當調整，但是在企業的實際運營中，文秘工作的內容十分寬泛，需要對企業的各個層面的工作以及各個部門的工作都進行溝通協調，收集整理各個部門的工作狀況并向領導匯報，使領導了解公司當前的運行狀態，新時期下的文秘工作特點具體可分為以下幾種：

（一）輔助領導做出決策

文秘工作的主要一塊內容是幫助領導收集整理當前公司的運營情況及各部門的工作數據，幫助領導層對當前企業整體的運營情況進行把控，做出符合企業發展方向的決策，以及輔助領導進行決策的擬定與傳達，在輔助領導做出決策這項工作任務中，文秘工作的重點就是發現問題并結合企業的運行狀態進行分析，最終為領導科學合理決策的出臺提供信息支撐。

（二）信息的收集以及處理

在企業文秘工作中，信息的收集預處理工作占據了大量的工作量，企業文秘人員通過對企業工作的文件資料檔案，生產數據以及財務報表進行收集整理，并通過計算機信息技術對收集數據資料進行分析，判斷市場方向及企業運營現狀。

（三）協調企業上下級之間的關系

對于企業的文秘工作來說，其工作成效的直接體現就是對上下級工作的有序協調，并處理企業各級工作人員和部門的沖突矛盾，通過文秘工作的影響力促進企業團結一致，共同發展，提高企業競爭力。

（四）處理企業綜合事務

文秘工作的職責涵蓋企業的方方面面，主要包括：處理電話及會議信息、來訪客戶的接待及信訪服務、文件的處理傳達、保密資料的處理、企業公章的管理、領導日常工作的梳理及領導文稿的記錄與擬定等。通過以上工作，使秘書能夠對企業的整體運營情況更加了解，從而輔助領導層做出科學正確的決策幫助企業發展，因此梳理企業綜合事物的能力也是實現秘書工作價值的體現。

二、新時期企業文秘工作人員的素質培養

（一）利用自身工作內容不斷提高工作效率和水平

企業文秘人員應當根據企業秘書的日常工作職責。在工作中不斷提高自身的工作水平，促進自身素質及業務水平的共同提高，具體方法應當從以下幾個方面入手：

①企業文秘工作人員首先要樹立起正確的人生觀與價值觀，具備良好的思想道德素養，因為不管在任何企業，文秘工作都是來聯系員工、協同工作的重要組成，文秘工作人員還需要具備良好的服務意識與團隊意識，以政府相關法律規定及企業內部管理條例為工作前提，通過嚴謹的工作為企業管理人員作出正確的決策提供有效的支撐保障。

②文秘工作者還必須擁有對一般企業事務的處理能力和應變能力，因為企業文秘人員作為領導傳達工作任務的代表，在面對企業突發情況時必須要有一定的處理應變能力才能將問題有效解決，同時文秘工作還涉及到幫助領導進行文件起草和擬定會議流程，這就要求文秘工作人員擁有一定的文字功底，具備良好的文化素質和語言表達能力。

③在處理協調公司各級部門和人員的工作時，需要文秘人員能夠具備較強的組織與協調能力去對企業各級部門與人員的沖突與矛盾進行協解決，因此，培養較高的情商，結合各部門及人員自身的性格特點在企業中構建一個和諧、團結的工作團隊，對提高企業工作效率，保證企業市場競爭力具有重要意義。

⑤在新時期下，企業文秘工作已經成為展現企業面貌的重要方式，因此企業文秘工作的質量對塑造企業形象具有巨大的意義，文秘工作人員在日常的工作中必須隨時保持高度的工作熱情以及積極的工作態度，嚴格履行工作職責，給企業自身及客戶展現出優質可靠的正面形象。

（二）對文秘工作的重要性和必要性以正確的認識和看待

由于企業中的文秘工作并不直接產生價值，不會直接增加企業的效益，僅僅是為領導層以及各部門工作人員進行協調服務，因此企業的各部門工作人員難免會對企業文秘人員的工作產生一定的誤解，認為他們的工作僅僅是收發郵件、打印文件資料、接待參觀考察以及后勤保障，認為企業中文秘的工作并不重要。但是，事實上企業各級部門和人員應當對文秘工作的重要性和必要性給予認可，充分肯定文秘工作對于企業正常運營的價值所在，在新時期下，文秘工作的主要內容不僅僅是單純的企業行政工作，更是企業從屬性、服務型與綜合性工作的結合，雖然企業的秘書工作主要服務對象是領導層，但是其協助配合、溝通協調、上傳下達的工作形式將整個企業的運營都有機地串聯起來，在日常的工作中，企業各級部門及員工包括文秘工作者都應當文秘工作在企業運營當中不可或缺的重要意義，在工作態度上不卑不亢、積極的利用企業或外界的培訓來加強自身的綜合素質，培養自身無私奉獻的精神，認真完成各項工作任務，為企業的壯大貢獻力量。

（三）發揮創意思維，提高服務意識

①準確、高效的領悟領導分配的工作，按時按質的完成，將工作中接受到的企業信息資料分類整理并反饋給領導，有效地降低領導繁雜的工作壓力，在領導需要為公司發展做出決策時，根據收集的信息為領導提供科學準確的數據支持，體現決策的科學性與合理性。

②做好企業各部門及工作人員的協調工作，從企業的整體利益考慮，為各部門人員創造出溝通渠道，充分調動企業工作人員的工作積極性，提高企業運營中的團結度與和諧度，并利用文秘工作的溝通優勢，參與企業各項規章制度的制定、推廣與執行任務。

④企業文秘工作的主要內容還包括對領導要求的內容的準確及時的傳達，因此在文秘人員接收領導指示時，應當積極領會、不懂就問，對領導的意思進行領會，在傳達過程中謹言慎行，避免影響領導的權威性，在新時期，文秘人員應當具備更高的綜合素質，讓文秘工作在企業發展壯大過程中發揮最大的效用。

結束語：

在新時期下，樹立正確的責任觀念和服務意識，提高企業文秘人員的綜合素質水平、充分發揮企業秘書工作的特殊職能，對規范企業運營流程，提高企業市場競爭力具有重要意義。

參考文獻：

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