新時期下如何做好人事檔案管理工作

摘 要：本文基于新時期企業發展的要求，分析了企業中人事檔案管理工作效率有效提高的具體措施，首先文章分析了人事檔案管理工作在新時期所遇到的問題，隨后文章提出了促進新時期人事檔案管理工作有效進行的具體措施，包括加強對人事檔案管理工作的重視、仔細核查收集來的檔案資料、加強員工的培訓、促進檔案的精細分類管理等方面，希望能給相關人士提供一些參考。

關鍵詞：新時期 人事檔案 管理工作

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）09-00-01

引言

隨著中國各種體制改革的逐步深入，企業中的人事制度也發生了相應的改變，其中擇業觀念的改變，也促進了人才流動速度的加快，從而導致新時期人事檔案管理工作也迎來了一些問題，為此我們應該加快企業人事檔案管理工作的改革，使新時期的人事檔案管理具有新的特征，促進我國企業的健康平衡發展。

一、新時期人事檔案管理工作中的問題

目前大部分企業的管理層還沒有認識到人事檔案管理工作的重要性，只將檔案放置不管或是早已將檔案丟棄，從而導致在以后工作中填寫資料缺乏一定的準確性。由于對人事檔案管理工作的疏忽，導致許多企業沒有對自身的管理模式進行及時的更新，依然使用落后的設備和傳統的管理模式。其次，隨著網絡技術的發展，企業中收集到的人事檔案資料也往往真假參半，無法實現人事檔案的基礎性作用，有的人事檔案也只是為了應付上級的審查而隨意收集到的信息。此外還有一部分人為了將來的發展，在企業個人的檔案資料中添加了一些虛假信息，有人甚至為了提前退休，增加了自己的年齡，還有一部分人為了找到好的工作，甚至去偽造學歷。最后就是企業在如今的發展中仍然使用落后的人事檔案管理模式，這種模式的人事檔案管理不但需要大量的人力，還需要將大量的精力投入進去，同時紙質檔案資料在管理人員不斷的反復查看中容易變得脆弱磨損，從而造成人事檔案信息的錯漏或缺失的問題。除此之外就是管理人員的專業素養不夠，不能完全掌握檔案的管理和區分。如此一來就容易造成人事檔案信息資料的丟失。因此，針對上述問題，企業應該加強人事檔案的管理工作，促進企業的平穩發展。

二、新時期如何提高人事檔案管理工作效率

1.加強對人事檔案管理工作的重視

要想促進企業中人事檔案管理工作的有效進行，首先就需要認識和掌握人事檔案管理相關工作的重要性，了解人事檔案管理對于企業發展的重要性。企業在進行人事檔案管理工作的時候，應該分配單獨的專門人員管理企業的人事檔案，不能為了節省一些生產資金而讓人事檔案管理的工作人員一人兼數職。同時也要結合時代發展的背景，創新企業人事檔案管理方式。同時讓全體員工認識到企業人事檔案管理工作的重要程度，認真仔細地收集人事檔案管理的相關資料，做到心中有數。同時企業也要加強對檔案管理人員的重視，加大檔案管理人員的培訓力度，提高檔案管理人員的相關技術，提高工作人員的檔案管理水平。企業中的人事檔案管理工作對于企業的發展具有十分重要的意義，因此，從企業整體到其中的個體工作人員要了解檔案管理的重要性，加強重視，上層管理部門也需要給予一定的幫助和支持，如此才能促進企業人事檔案管理工作的順利進行。

2.仔細核查收集來的檔案材料

在社會發展的新時期，隨著科學技術的進步和互聯網的普及應用，我們收到的信息來源和信息種類也越來越多。通過互聯網的使用人們可以輕易搜集到自己需要的信息資料，這種信息的獲取方式既方便又快捷，而且收集到的信息量也十分巨大。但信息量的增多同時也帶來了許多問題。比如從事人事檔案管理的相關工作人員在搜集人事檔案信息資料的時候，無法辨別資料的是否準確、真實，或是根本就沒有注意到資料的真實性，就將其收錄在企業的人事檔案之中。針對這種問題，企業應該聘請專業的檔案管理人員，強化檔案資料收集的完整性、真實性和規范性。除此之外，檔案資料形成的各個相關單位也應該加強同收集資料部門的聯系和溝通，為材料的真實性提供基礎的保障[1]。

3.加強檔案管理人員的培訓工作

對于專業的企業檔案管理工作者來說，企業員工檔案資料的收集整理只是最基本的工作，除此之外，還需要具備能夠將每一個員工的檔案信息及時查找出來的能力。這樣的專業性檔案管理人員才能幫助企業提高人才的培養質量，掌握員工的基本情況，幫助企業提高管理能力，讓更多的人才加入到企業中來[2]。為此，企業應該定期將檔案管理的工作人員組織起來，對人事檔案管理工作的相關知識和技能進行系統的學習，并將檔案管理的相關規定和專業知識作為聯絡員和檔案管理人員的主要培訓內容，上層管理部門還需要進行有效的協調管理，將人事檔案管納為職工考核的內容，從而形成有效的制約機制。

4.促進檔案的精細分類管理

檔案管理工作應該立足于企業的管理體制，創新框架中的內容，比如首先企業可以按照編制的性質來進行分類，突出當事人的個人動態項目、工資、職稱和職務，從而為企業的行政管理提供便利。特別是要注意科學地使用相關的法規、政策，防止企業發生不必要的經濟損失。其次，企業可以按照崗位的不同來進行分類。這種分類方式能夠優化整合企業人力資源的作用，掌握每個員工的業務能力，有助于提高管理層決策的正確性。在企業的實際發展過程中還可以突破現有的用人標準，實現員工的唯才是舉。

綜上所述，隨著新時期企業發展速度的加快，企業中的人事檔案管理部門也應該積極地改進人事檔案管理的工作方式，提高人事檔案管理的工作效率，通過人事檔案的科學化管理，實現企業中人事檔案管理工作的優化配置效用，同時在管理過程中還要進行實時的調整，促進企業人事檔案管理部門的與時俱進，將企業中的認識資源潛力充分地挖掘出來，促進企業的不斷進步。

參考文獻

[1]張宇.新時期應如何做好人事檔案管理工作[J].辦公室業務，2017（16）：164.

[2]魯姍姍.新時期如何做好人事檔案管理工作[J].黑龍江科學，2017，8（14）：116-117.

作者簡介：陳紅軍（1975.9-），男，山東省泰安市，專科學歷，畢業于山東科技大學；現有職稱：檔案專業助理館員；研究方向：檔案管理。