學校檔案網絡信息化發展及建設途徑探討

楊偉娜

摘 要：學校檔案是學校資源的重要組成部分，以往高校對于檔案資源的管理中存在很多漏洞，導致檔案資源管理不善、利用效率也不高，沒有發揮檔案資源的價值。對此新時期要求高校重視檔案管理工作，在信息技術快速發展的今天，積極探索檔案的網絡信息化發展和建設路徑。本文闡述了高校檔案網絡信息化建設工作的重要性，分析學校檔案信息化建設中存在的主要問題，并重點探究高校檔案網絡信息化管理的有效途徑。

關鍵詞：高校 檔案 網絡信息化建設 管理

中圖分類號：G271.6 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）09-00-01

當前高校的檔案資源逐漸多樣化、復雜化，要求高校不斷提升檔案管理的效率，轉變工作方式，積極探索檔案管理的信息化路徑，研究學校檔案的網絡信息化發展和建設對于高校而言具有現實性意義。

一、高校檔案網絡信息化建設工作的重要性

1.促進高校檔案資源優化管理，提升資源利用率

以往高校的紙質檔案管理中，很多檔案存在缺失、遺漏的情況，且常年累積的檔案導致檔案查閱比較困難，且需要占據較大空間。而借助信息化的管理模式實施高校檔案管理，能夠有效整合高校現有的各類檔案資源，實現各類檔案資源的優化管理目標，促進資源的利用率不斷提高。

2.提升高校管理工作的信息化水平

高校開展檔案的網絡信息化建設工作，有利于高校信息化管理的不斷優化，有利于高校不斷提升信息化管理水平，奠定學校信息化管理的設施建設基礎，提升各項管理工作向著信息化方向邁進。

二、當前高校檔案網絡信息化發展和建設工作現狀

現階段，已經有很多高校開始嘗試在檔案管理工作中使用網絡信息化管理的理念，積極開展信息化建設工作。但就高校檔案的網絡信息化管理現狀來看，目前高校中對于網絡信息化建設工作還存在一些缺陷。首先，在檔案信息化管理的制度建設上，高校相關的檔案管理制度、信息化管理規范等建設不足，導致檔案管理工作缺乏有效規范和指導，目前，很多高校的檔案管理工作整體水平比較低下，很多高校對于檔案的價值認識存在誤區，因此對于檔案管理的重視也存在一定的欠缺，這就導致高校的檔案信息化管理工作很難推進；其次，在信息化管理中，也缺乏統一的編輯和臺賬管理，導致信息化檔案管理不能做到有條不紊。在當前高校的檔案管理工作中，很多高校的各類檔案管理因為缺乏規范和管理標準，導致檔案依然比較混亂，檔案利用率低下，且存在檔案丟失的現象。第三，各高校之間沒有形成比較統一的檔案信息化管理軟件應用，高校間檔案無法實現資源共享，導致檔案的利用率和開發價值不高。當前高校針對檔案信息化管理的相關軟件和管理系統存在較大的差異，這些軟件和系統存在不兼容新，無法實現有效溝通交流，因而各高校的檔案都相對獨立，無法實現信息交互和資源共享；第四，缺乏專業的檔案信息化管理人員，高校對于信息化檔案管理沒有配備專業的管理人員，導致檔案管理缺乏有效保障。

三、高校檔案網絡信息化管理的有效途徑

1.完善檔案管理制度，促進規范的信息化管理

現階段，高校要高度重視檔案的網絡信息化建設工作，積極推進檔案網絡信息化管理工作，認真貫徹執行國家《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等法律法規，將檔案工作納入學校教育事業發展規劃和中層管理干部的目標考核，著力抓好檔案管理的各項基礎設施建設，就案卷整理、數字化加工、智能檔案庫房、檔案信息化軟硬平臺等情況進行不斷完善，使學校檔案工作步入科學化、規范化、制度化的管理軌道。

檔案不僅包含記載學校教育事業發展的歷史軌跡與動態，也是承載所有行知人奉獻的歷史載體，有學校畢業生的重要檔案信息，教職工的個人檔案等。高校要認識到檔案網路哦信息化建設工作的重要意義，堅持在黨的十九大精神指引下，不斷完善檔案管理制度，強化檔案服務意識，加強檔案業務建設，開展檔案編研工作，進一步推進檔案信息化、數字化建設，推動學校檔案工作邁上新的臺階。

2.統一編號錄入，構建檔案管理臺賬

為進一步提升高校畢業生檔案網絡信息化管理服務水平，不斷加大對高校各類檔案的管理力度，嚴格檔案管理制度，規范檔案整理程序，有力地推動檔案網絡信息化管理工作的規范化和便民化水平。積極探索“信息+數據”的檔案網絡信息化管理發展模式，提高檔案效率。利用檔案管理信息系統，對高校歷年來的人力資源檔案、科研檔案、項目開發檔案、人事檔案、畢業生檔案等進行統一整理編號，錄入檔案管理信息系統，全面實現檔案管理的信息化、數據化。構建檔案查詢的信息化途徑，方便迅速查找檔案，簡化、優化查詢和檔案調取等工作流程。此外，要不斷規范檔案管理工作，構建檔案管理臺賬，提升檔案信息化管理標準。配備專門的檔案室并由專人負責檔案的整理歸檔工作，制作相應臺帳詳細記錄檔案的查閱、復印、提取等信息，使檔案的接收、整理、調出更方便、快捷。嚴格遵守檔案歸檔、接收、傳遞等規章制度，確保檔案材料接收、管理、傳遞的安全性。

3.統一檔案信息化管理系統，實現資源共享

當前，打造智慧規劃、響應“互聯網+政務服務”、大數據戰略要求，高校開展檔案網絡信息化建設工作已經是必然趨勢，但是，現階段高校的檔案信息化管理工作中，各高校之間的相關檔案信息無法實現有效整合，信息阻塞，無法實現共享，這主要是因為檔案管理工作中使用的網絡信息化管理系統和軟件存在很大的差異，各系統各自為政，無法實現兼容并包，檔案資源無法實現有效共享，其價值也得不到有效發揮。為進一步實現檔案管理和查詢統一平臺化、網絡化，因此，針對高校的檔案建設和管理，教育部門可以統一落實管理，通過與大數據中心攜手合作，充分利用大數據和認知計算等全新IT技術，共同探討研究規劃審批檔案電子數據庫建設，打造智慧規管系統，統一各高校的檔案分類梳理、電子掃描、智慧規管系統建設工作，通過打造智慧規管系統，實現精準規劃編制、精確管理實施、切實提升高校檔案的統一化管理，實現檔案資源價值的最大化目標。

4.加強檔案管理人員培訓，提升信息化管理水平

當前，高校要想進一步推進學校檔案管理工作，規范檔案網絡信息化管理工作，更好地使用升級版檔案管理軟件進行歸檔工作，高校要要把學習貫徹黨的十九大精神融入到檢察檔案工作中，以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，以檔案事業發展“十三五”規劃為遵循，不斷夯實檔案管理基礎工作，加快檔案信息化建設進程。要求學校的檔案歸檔工作要認真貫徹《檔案法》和《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》等相關法律法規，堅持依法治檔，以檔案工作信息化建設為重點，努力提高管理水平，優化服務質量。針對相關檔案管理工作人員，積極開展培訓工作，讓他們掌握新的檔案軟件的使用方法，從檔案的錄入、著錄、掃描、歸檔、移交、檢索等方面詳細介紹學校綜合檔案管理系統，讓參會的檔案管理人員了解并基本掌握相關檔案軟件的使用方法，推進學校檔案管理基礎工作的開展，有力地促進學校檔案科學規范管理和信息化建設。

總結

當前，高校要進一步加強檔案的網絡信息化建設工程工作，實現檔案集中統一管理、重視檔案宣傳工作、切實提高立卷質量、加快數字化建設、提高檔案編研水平等方面，相關檔案法規，加快檔案信息化建設、強化檔案專業隊伍建設，以制度化、規范化、信息化、科學化為檔案工作重點，完善技術系統，加強檔案開發利用，持續推進高校檔案信息化建設工程工作。

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