芻議高職院校學生成績檔案管理

摘 要：在進行高職院校檔案管理過程中，成績檔案非常重要，加強成績檔案管理有助于提高高職院校的教學水平。文章以高職院校學生誠信檔案管理為分析對象，首先介紹了高職院校成績檔案管理的分類，接著介紹了高職院校成績檔案管理的現狀，如意識不強、技術落后、開發不周到、制度不完善，最后論述了做好高職院校成績檔案管理工作途徑，以便可以推動高職院校學生成績檔案管理上一個新臺階。

關鍵詞：高職院校；成績檔案；教學

根據我國國家規定，教育工作者應當將成績單獨列為檔案，記載建校以來教育工作的真實狀況。成績檔案對于教學具有重大的參考價值，對于教育教學改革和教學質量也有著非常高的要求，可以有效地推動高職院校事業向前發展。在我國頒布了《職業院校檔案管理辦法》之后，成績檔案的管理從此走上了正軌之路。但是成績檔案的管理還存在一些水平的欠缺，例如沒有引起各個領導的高度重視和其他一些問題，這些問題急需進行解決。

一、 高職院校成績檔案的分類

為了更好地推動高職院校教學向前發展，高職院校學生檔案進行了統一分類，成績檔案采用的是實體分類方法進行分類。在成績檔案分類中，分類包含有一級類目、二級類目等等。一級類目（cj）主要所指的是教學，二級類目的標識主要是雙位制，由11無限往前遞增，但是所有的數字之后都不能帶0。根據這樣的分類方法，高職院校的成績分類檔案可以做以下安排。cj11代表的是考試題庫，cj12代表的是其中考試，cj13代表的是期末考試，cj14代表的是統考，cj15代表的是畢業考試。

二、 當前高職院校學生成績檔案管理工作現狀

在當前高職院校成績檔案管理中存在一些問題急需解決，主要包含有以下幾方面。

第一，高職院校管理者對于成績檔案管理意識并不強。當前高職院校領導或者專門檔案管理人員都沒有專門學習過檔案管理，很多領導常常身兼數職，很多領導的主要精力也只是放在了學生就業或者是教學方面，很少將精力投入到檔案管理之中，對于學習成績檔案管理更是無暇顧及。對于專職檔案管理人員來說，他們自身也沒有受過系統訓練，對于檔案管理認識不夠，這就使得學生成績檔案管理一直存在質量問題。與此同時，在現行檔案管理中，檔案管理重心依舊放在學生檔案整理以及保管上，對于學生成績背后的各項因素沒有較好重視，這就導致了學生成績不能為高職院校教學提供服務，最終使得學生成績檔案難以發揮出有效效果，很難為高職院校的教學服務。

第二，學習成績檔案管理技術非常落后，管理方法也非常滯后。在對學生成績檔案進行管理時，無論是技術還是方法都非常落后。在現實生活中，高職院校學生成績常常與學生的身心、心理、學習等各方面因素息息相關，學生成績是學生在校期間的綜合評價，這些成績檔案對于教師也具有很大作用。目前大部分高職院校在進行學生檔案管理時仍然只是留存有紙質版學生檔案資料，管理方式大部分都是以人工整理的形式為主，編排入檔，在遇到緊急情況進行查閱之時只能通過手動形式進行翻閱，這種形式時間較長、方式落后、效率低下，不利于快速定位查找。除此之外，高職院校學生成績檔案輔助電子系統經驗使用不足，開發不夠，還沒有形成網絡化檔案管理，這也影響到學生成績檔案管理效率。

第三，高職院校對于學生成績檔案的管理開發和使用并不周到。當前，高職院校對于學生成績管理和開發使用并不周到，在進行開發管理過程中由于沒有專業技術人才作為支撐，使得學生成績檔案開發在內容上難以真正提高教學質量。與此同時，在對學生成績檔案進行管理時也沒有進行系統數據分析，沒有提煉出有價值信息或者結論已供教學使用。雖然高職院校對于成績檔案管理次數較為頻繁，但是管理多是為學生的學籍管理，真正將學生背后的成績進行個體差異化分析非常少。

第四，學生成績檔案的管理制度并不完善。當前，高職院校學生誠信檔案管理制度仍然需要不斷改善，在檔案信息管理方面依舊存在很多安全隱患。例如，并沒有結合本校學生的實際狀況制定成績制度，部分檔案管理中出現了雷同的現象。與此同時，對于已經保管的高職院校學生成績檔案中，檔案所記錄信息與學生的真實信息存在不相符的現象，更有一些高職院校甚至出現了成績檔案丟失事件，嚴重影響了學生成績檔案的統一性和嚴肅性。對于學生成績檔案責任追究制度也沒有落實，各項制度形同虛設，這不利于學生成績檔案的統一管理，也不利于高職院校教學進一步發展。

三、 做好高職院校學生成績檔案管理工作之途徑

第一，加強學生成績檔案管理工作的重視程度。高職院校管理者應當轉變當前的管理理念，加強對于學生成績檔案的管理力度和重視程度，應當認識到高職院校成績檔案對于學校發展中的作用。與此同時，應當努力做好學生成績檔案工作，加強宣傳，加強管理人員培訓，加強管理人員的責任感，真正使管理人員可以與本校學生實際狀況進行結合，做好學校成績檔案管理。

第二，運用先進的管理技術做好學生成績檔案的管理工作。在進行檔案管理時，我們應當運用先進信息技術做好管理。我們可以加強校內網建設，充分運用互聯網技術對學生成績檔案進行歸納和總結，減少人為管理中出現的失誤，進而提高學生成績檔案的管理水平。

第三，成績檔案對于改進學校教學方法的使用效率。高職院校應當不斷拓展成績檔案使用范圍，加大服務，將成績檔案的服務延伸至科研層面，用成績檔案來推動學校的教育上一個新臺階。通過集中分析學生的成績檔案信息歸納，總結出各個院系所具有的高價值參考標準，不斷改進質量，確保學生檔案可以真正使用。

第四，不斷完善高職院校學生成績檔案管理制度。為了更好地推進高職院校成績檔案管理，加強制度建設必不可少，加強制度建設有助于保證學生成績評定信息錄入，同時也可以保證學生成績查詢的真實性和可靠性。通過加強各種責任制度落實也有助于提高學生成績檔案的管理水平。

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作者簡介：

單超，山東省青島市，青島科技大學。