如何優(yōu)化油品運輸企業(yè)ERP模塊

文／裴晶晶 郭松嶺

運輸企業(yè)的ERP系統(tǒng)應(yīng)符合企業(yè)發(fā)展方向，提升車輛運行效率，輔助決策，并在管理方面起到降低成本作用。

油品運輸接卸過程需嚴格遵照規(guī)范。

成品油公路運輸系統(tǒng)由運輸諸要素組成，即在一定的時間、空間內(nèi)，由成品油公路運輸過程所需的基礎(chǔ)設(shè)施、運輸工具和運輸參與者等若干動態(tài)要素，相互作用、相互依賴和相互制約所構(gòu)成的具有特定運輸功能的有機整體，且是成品油物流系統(tǒng)的子系統(tǒng)。

運輸企業(yè)生產(chǎn)系統(tǒng)

就成品油公路運輸系統(tǒng)而言，其構(gòu)成要素主要包括基礎(chǔ)設(shè)施、運輸工具和運輸參與者。

基礎(chǔ)設(shè)施分為運輸線路和運輸節(jié)點兩個要素。就成品油配送業(yè)務(wù)而言，運輸線路是車輛運行路線；運輸節(jié)點是處于運輸線路上的承擔貨物集散、運輸業(yè)務(wù)辦理、運輸工具保養(yǎng)和維修的基地與場所，如油庫、加油站、修理廠、檢測場等，還包括成品油配送車輛停靠的車場。

運輸工具是指在運輸線路上用于載重貨物并使其發(fā)生位移的各種設(shè)備和裝置。就成品油配送業(yè)務(wù)而言，主要指用于成品油運輸?shù)能囕v，包括牽引車、槽罐車及單機車等。

成品油公路運輸活動的主體就是運輸?shù)膮⑴c者，活動作用的對象是成品油。運輸是物流活動的一部分，必須由物主和運輸參與者共同參與才能進行。這包括物主、承運人、政府。

物主即貨物的所有者，包括托運人（或稱委托人）和收貨人。比如，某地區(qū)成品油銷售公司。承運人即運輸活動的承擔者。承運人受托運人委托完成貨物運輸。政府總是期望有一種穩(wěn)定而有效的運輸環(huán)境，以使經(jīng)濟持續(xù)增長。因此，政府通常采用多種方式干預(yù)和影響運輸市場。

此外，還有貨運代理人、運輸經(jīng)紀人等參與者。目前，成品油市場運輸經(jīng)紀人規(guī)模普遍較小。

運輸企業(yè)服務(wù)生產(chǎn)過程

成品油運輸企業(yè)與銷售企業(yè)層級類似，采取三級管理模式，即戰(zhàn)略管理層、運營層、作業(yè)操作層。運輸公司是按照總體戰(zhàn)略要求，專門為成品油銷售等板塊提供服務(wù)的成品油公路運輸承運方。從運營層面看，成品油運輸?shù)貐^(qū)企業(yè)在業(yè)務(wù)上介于托運方與收貨方之間，在運輸?shù)赜虿季帧①Y源平衡等方面受托運方和收貨方影響很大。

下屬作業(yè)層則處在“裝—運—卸”中間環(huán)節(jié)。在運輸效率上，油庫和加油站在裝卸效率和運行時間等方面是運輸系統(tǒng)效率的重要影響因素。

除石油企業(yè)內(nèi)部影響因素外，政府部門的監(jiān)管因素對成品油公路運輸系統(tǒng)的影響主要體現(xiàn)在政策變化。比如，限行限時、限制裝載重量，以及車型達標等，都對運輸企業(yè)的經(jīng)營成果帶來顯著影響。

同時，運輸企業(yè)二級單位設(shè)置了若干部門。主要有，企管法規(guī)部門，調(diào)度指揮部門，安全管理部門，質(zhì)量設(shè)備管理部門，人力資源管理部門，財務(wù)部門，綜合辦公室及其他行政職能部門，以及基層配送中心/車隊。

他們都直接或間接參與到企業(yè)的生產(chǎn)運行過程中，在運輸生產(chǎn)準備過程、基本運輸生產(chǎn)過程、輔助運輸生產(chǎn)過程和運輸生產(chǎn)服務(wù)過程等過程中。從運輸組織的實體流動過程看，各組織部門都發(fā)揮著重要的作用。

如圖2所示，運輸生產(chǎn)準備過程是成品油運輸之前所做的一系列生產(chǎn)技術(shù)等準備過程。其主要任務(wù)有企管法規(guī)部門負責與托運單位簽訂運輸合同，調(diào)度指揮部門落實托運計劃，做好運輸生產(chǎn)前的商務(wù)工作，配送中心/車隊要調(diào)派駕駛員和運輸工具等。另外，對指派承運的運輸工具還要安排好加油、加水、罐體清洗，以及運行前的安全技術(shù)檢查作業(yè)和做好按調(diào)度指令進行運輸生產(chǎn)活動的準備工作。

基本運輸生產(chǎn)過程是運輸主體過程，是成品油從起運地至目的地的空間位移全過程，是車輛接到調(diào)派計劃后出發(fā)，到油庫排隊裝油、計量，途中行駛，到加油站或終端用戶接收油品的過程。目前，由配送中心/車隊作業(yè)層負責完成。

輔助運輸生產(chǎn)過程，是為了保證運輸生產(chǎn)過程順利進行所做的各種輔助性工作。比如，司機押運人員的招聘，運輸工具的維護、保養(yǎng)、修理，各種運行材料的供應(yīng)，各種行車事故的預(yù)防與處理，營業(yè)收入的結(jié)算與收取等，涉及人力資源、調(diào)度指揮、安全管理、質(zhì)量設(shè)備管理部門等。

運輸生產(chǎn)服務(wù)過程，是指在運輸生產(chǎn)全過程中所進行的各種服務(wù)性作業(yè)。如，成品油添加劑加入、油庫及加油站清庫清罐作業(yè)等等。這個服務(wù)過程由配送中心/車隊完成。財務(wù)部門、綜合辦公室及其他行政職能等部門也是運輸生產(chǎn)過程的間接支撐部門。他們負責資金及后勤保障等。運輸企業(yè)各部門及配送單位等內(nèi)部資源密切配合、有效組織，圍繞運輸業(yè)務(wù)生產(chǎn)運行的及時交互與有效溝通，是運輸企業(yè)隨需應(yīng)變、快速發(fā)展不可或缺的基本要素。

ERP系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀

油庫和加油站在裝卸效率和運行時間等方面是運輸系統(tǒng)效率的重要影響因素。

運輸管理系統(tǒng)目前已應(yīng)用近十年，實現(xiàn)了包括車輛準入、運輸計劃管理、車輛調(diào)度、運單管理、運行過程管理、運費結(jié)算、定額消耗、輪胎管理、車輛維修、報表統(tǒng)計等功能，并實現(xiàn)了ERP運輸管理系統(tǒng)的應(yīng)用全覆蓋，滿足了企業(yè)對運輸業(yè)務(wù)進行管理的基本需要。

成品油配送業(yè)務(wù)還與托運方的成品油配送業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成集成對接，促進成品油配送業(yè)務(wù)管理水平的提升。此外，運輸企業(yè)建成了車輛監(jiān)控管理系統(tǒng)，功能包括車輛監(jiān)控、安全管控、移動應(yīng)用、數(shù)據(jù)集成等功能，滿足了對運輸過程管控的需要。目前，成品油公路企業(yè)運輸模塊主要存在四個方面的問題。

首先，ERP系統(tǒng)流程與實際流程未完全有效契合，部分功能未充分實現(xiàn)。如，ERP系統(tǒng)和二配系統(tǒng)對接仍需強化。銷售公司二配系統(tǒng)的管理要求、業(yè)務(wù)流程等和運輸公司的運行有一定差異，導致在實際運行過程中，部分單位無法使用ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)，加大了不同公司間溝通協(xié)調(diào)難度。

同時，在新開拓市場配送運距無法確定或道路變更運距發(fā)生變化時，會導致在ERP系統(tǒng)中部分運單無法及時錄入，影響車輛的工作效率和運單錄入的及時性，從而導致加油站銷量發(fā)生變化、原計劃車輛配送次序發(fā)生變化等等。這都將影響ERP數(shù)據(jù)的運行使用。

此外，ERP系統(tǒng)邏輯嚴密，對例外事項無法例外處理。基層單位新開辟的市場，在運距暫未確定的情況下，開始配送工作或是當?shù)氐缆肪嚯x發(fā)生變化等，導致運單由于缺少部分基礎(chǔ)數(shù)據(jù)無法手工錄入，只能等待基礎(chǔ)數(shù)據(jù)出來再補錄。然而，相關(guān)報表數(shù)據(jù)此前已運行且生成，就會導致數(shù)據(jù)不準確。嚴重的還會導致系統(tǒng)尚不能實現(xiàn)地罐交接中油品標準體積交接數(shù)質(zhì)量損耗率自動推算等。

其次，ERP系統(tǒng)中的操作流程沒有與實際流程匹配。比如，沒有通過ERP系統(tǒng)安排車輛運輸計劃。目前，還采取手工與系統(tǒng)操作并行的狀態(tài)。系統(tǒng)運單不能自動生成，往往是在車輛已經(jīng)運行或完成運輸任務(wù)之后，運單再維護到ERP系統(tǒng)中。ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)僅做記錄使用。類似情況還有派車維修等信息，滯后在ERP系統(tǒng)中體現(xiàn)，沒有保障操作的時效性。

再次，ERP系統(tǒng)企業(yè)內(nèi)部資源的集成與共享程度不高。各參與管理、作業(yè)的部門及單位均存在補錄入信息的情況，企業(yè)內(nèi)部信息難以實現(xiàn)實時交互。因此，借助ERP系統(tǒng)內(nèi)部資源的集成管理難度很大。ERP系統(tǒng)互動協(xié)同等管理屬性的發(fā)揮仍待開發(fā)和挖掘。

最后，外部環(huán)境信息變化未在ERP系統(tǒng)中得到反映。精益思想和敏捷反應(yīng)是ERP集成思想的一部分。面對日益變化的外部環(huán)境，政策變化以及市場需求變化，在系統(tǒng)內(nèi)沒能做到快速反應(yīng)。比如，對于車輛載重要求、車輛允許行駛區(qū)域等限定因素，沒有自動反映在系統(tǒng)內(nèi)。ERP系統(tǒng)的自動化管理程度低、智能支持輔助決策等，還有進一步提升的空間。

ERP系統(tǒng)優(yōu)化方向

ERP系統(tǒng)應(yīng)符合企業(yè)的發(fā)展方向，提升企業(yè)管理水平，提升車輛運行效率，輔助決策，并在管理方面起到降低整體運作成本的作用。同時，應(yīng)通過信息系統(tǒng)的應(yīng)用，提升運輸企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量，為需求單位提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。為此，需在以下幾方面尋找優(yōu)化空間。

油企要挖掘ERP系統(tǒng)精細化管理潛力，增強自動識別能力，提升企業(yè)接卸油效率。

其一，由分散的單一功能向系統(tǒng)化發(fā)展，提升整體協(xié)同性。ERP系統(tǒng)體現(xiàn)信息共享與集成的思想。要促進信息的集成應(yīng)用，一方面要提高現(xiàn)有系統(tǒng)的可操作性，并促成系統(tǒng)用戶對ERP系統(tǒng)的共識，充分發(fā)揮系統(tǒng)用戶的重視程度，實現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的實時性。另一方面要梳理業(yè)務(wù)流程，保持線下流程和系統(tǒng)流程一致性。改進現(xiàn)有ERP系統(tǒng)功能，減少操作的繁冗，促成ERP系統(tǒng)為工作提供便利，發(fā)揮其價值。做到各部門及配送單位的數(shù)據(jù)及時、真實、完整、可用，促進ERP系統(tǒng)從各部門的單一功能應(yīng)用到同一平臺共享數(shù)據(jù)，進行協(xié)作。

其二，由粗放管理向精細化管理發(fā)展。ERP系統(tǒng)的出現(xiàn)為精細化管理提供了良方。原來的約數(shù)可以在系統(tǒng)中通過精確的數(shù)據(jù)反映出來。例如，車輛的運行效率指標中，車輛狀態(tài)統(tǒng)計都以天為單位，ERP系統(tǒng)可以精確到小時甚至分鐘等，為進一步提升運行效率提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

因此，要挖掘ERP系統(tǒng)精細化管理潛力，提升綜合分析能力，增強系統(tǒng)的自動識別能力，加速企業(yè)的精細化發(fā)展之路。此外，ERP系統(tǒng)可在自動提取數(shù)據(jù)方面發(fā)揮更大作用，盡量減少人工參與的可能性。比如，員工的出勤表格按照系統(tǒng)運單自動生成。

其三，促進企業(yè)由區(qū)域優(yōu)勢向網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢轉(zhuǎn)變。除運輸?shù)貐^(qū)企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)平臺協(xié)同外，地區(qū)企業(yè)間的區(qū)域配合上也可以通過ERP優(yōu)化互成網(wǎng)絡(luò)，促進區(qū)域發(fā)展向企業(yè)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展邁進。

建議運輸企業(yè)將目前各地區(qū)環(huán)境信息進行分類匯總，在ERP系統(tǒng)中動態(tài)公布，實現(xiàn)車輛運營環(huán)境信息內(nèi)部共享，并在GPS系統(tǒng)內(nèi)形成數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，為各配送企業(yè)實現(xiàn)跨省運行提供信息服務(wù)。

其四，加大數(shù)據(jù)深度挖掘力度，加速物流鏈反應(yīng)效率。車輛的運行效率一方面來自運輸企業(yè)內(nèi)部的組織與經(jīng)營，另一方面受到運輸各環(huán)節(jié)的整體效率影響。

ERP系統(tǒng)成品油運輸企業(yè)車輛運行數(shù)據(jù)龐大，是寶貴的車輛運行數(shù)據(jù)庫。在成本分析、車輛安全識別、風險預(yù)測等方面，亟待進行深度挖掘、精確分析，可用于改進企業(yè)內(nèi)部管理，實現(xiàn)科學決策。同時，這些數(shù)據(jù)的深度挖掘和可視化管理將促進上下游企業(yè)對運輸業(yè)務(wù)的反映，從而提升整體運輸系統(tǒng)的運行效率。

圖1 成品油運輸各參與方示意圖

圖2 成品油運輸企業(yè)各部門參與管理運輸過程對應(yīng)關(guān)系圖

其五，項目設(shè)計方案具有前瞻性，需實現(xiàn)以下內(nèi)容：架構(gòu)搭建技術(shù)方案論證要充分，數(shù)據(jù)覆蓋要全面；系統(tǒng)開發(fā)功能要留有余地，便于管理提升；保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)唯一性，使用唯一、源頭唯一；系統(tǒng)要建立邏輯關(guān)系校驗機制，控制明確的誤操作行為；要方便各級使用方，同時便于機關(guān)部門、二級單位和配送中心個性化使用，允許個性化應(yīng)用開發(fā)；預(yù)警功能、提示功能要豐富，增強合規(guī)性管理；考慮與甲方系統(tǒng)對接，通過系統(tǒng)實現(xiàn)延伸服務(wù)、固化市場。