關于推進基層檔案管理信息化建設的探討分析

韓曉利

摘 要：在社會的快速發展和科學技術的進步下，檔案管理工作也迎來了新的契機。在當前的大環境下，檔案管理必須跟上時代的步伐，加強信息化建設水平，提高檔案管理的科學性、合理性、有效性，使檔案管理工作邁向新的臺階。本文分對基層單位檔案管理中存在的問題以及對應的解決措施進行了詳細的分析和探討。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設；方法

社會的快速發展推動了單位管理工作的進步，相關的資料檔案逐漸增多，檔案管理在單位的發展中占據著越來越重要的位置，與領導決策、發展方向、人才培養、職工績效等息息相關。必須在針對實際情況的基礎上，將新技術、新設備等合理應用在檔案管理工作中，加快檔案管理的信息化建設步伐，實現單位的健康穩定發展。

1 基層檔案管理中存在的問題

1.1 領導對檔案管理工作重視程度不夠

基層單位檔案管理工作中，領導往往沒有意識到檔案管理的重要作用，對于檔案管理工作的重視程度不夠，直接引發了各種問題的出現。例如，檔案管理工作中存在疏漏，與實際管理工作相背離，出現明顯的不協調性，沒有起到真正有效的指導作用。有些領導忽視了檔案管理對單位的促進作用，在檔案管理中，只安排檔案管理人員進行負責，與其他部門的聯系不夠，檔案管理工作處于孤立和封閉狀態，檔案材料收集存在不及時、缺漏的問題，而檔案利用幅面較窄，利用率不高，削弱了檔案管理工作的有效性。在實際的工作中，檔案反映著一個單位的歷史發展進程，檔案管理與單位發展和職工切身利益息息相關，檔案管理能夠在對單位的良好發展起著重要的借鑒與助推作用。

1.2 缺乏專業的檔案管理人員

管理人員的能力和素質在很大程度上影響著和決定著檔案管理的最終質量。而當前，由于缺乏專業的檔案管理人員，基層檔案管理工作的效率往往受到嚴重影響，由于對檔案工作認識不夠，各單位專業的檔案管理人員往往配比不夠，而工作效率的普遍偏低、方法手段的不科學、專業技能的不到位等問題對檔案管理工作更是提出了嚴峻的挑戰。在很多情況下，單位的的檔案管理人員缺乏系統的科學的培訓，專業技能和業務素質存在欠缺，對于新鮮事物的接收能力較差，不能及時有效的解決實際工作中的問題，與實際的崗位需求存在偏差與背離，影響了檔案管理效用的的真正發揮。管理人員在管理工作中，重視不夠、責任心不強、態度不嚴謹的現象時發生，大大影響了檔案管理的質量和作用。

1.3 檔案管理信息化程度不足

在科學技術的發展下，網絡和信息已經滲入到生活中的各個領域，然而，在檔案管理工作中，傳統的管理方式仍然占據著很大的比例，網絡化、信息化等在檔案管理中的應用還存在很大的局限性，沒有實現廣泛應用。很多單位的檔案管理依舊停留在紙質的水平，信息檢索停留在手工檢索狀態，不利于信息的快速查找，無法提供高效的檔案利用。而在裝訂和室存保管不利的情況下，容易出現歸檔文件破損和丟失，加大了修復難度，造成重要檔案和信息流失，給檔案管理帶來不可挽回的損失，不利于檔案管理工作的正常進行。因此，在檔案管理的實際工作中，應該逐漸摒棄傳統的管理方法，通過創新方式，增強新技術的利用程度，加快信息化建設的步伐，為檔案管理的科學性和有效性提供切實的保障。

2 提升基層檔案管理信息化建設的方法策略

2.1 提高領導對檔案管理信息化的重視程度

在檔案管理工作中，領導必須提高信息化建設的重視程度，意識到信息化建設在檔案管理中的重要作用，將檔案管理信息化建設放在突出和關鍵的位置。首先，檔案管理辦公室必須獨立且選擇在安全隱蔽的位置，門窗和房門需按要求進行加固防盜，避免其他人員能夠輕易進入，切實增強檔案信息管理安全，提高檔案工作的保密程度。其次，選擇專業人員負責檔案信息管理，培養管理人員的責任心，提高管理人員的專業技能，保證檔案管理工作能夠達到理想的效果。第三，嚴格檔案利用流程。相關人員在調取檔案的時候，必須經過領導的審批，按照嚴格的流程才能進入，并對相關人員的信息進行登記，防止信息的泄露，提高檔案管理的科學性、合理性、有效性。第四，著力提高檔案管理工作人員的綜合素質和技能，要采取定期培訓的方式，對相關管理人員進行專業培訓，應保證培訓的針對性，使員工能夠切實提高自身的專業技能，在檔案管理工作中充分發揮自身的才能。第五，要加強硬件設施設備的投入，要配備必要的電腦軟硬件及掃描儀等設備，為檔案管理信息化建設創造必要條件。

2.2 將傳統檔案管理與檔案管理信息化相結合

基層單位往往在進行檔案管理工作的時候，仍然采用傳統的檔案管理方法，不利于檔案管理工作的科學開展。為了促進檔案管理工作的進步，需要將傳統檔案管理與檔案管理信息化相結合，找到兩者之間的契合點，實現從傳統檔案管理到信息化管理的有效過渡，使檔案管理信息化建設按照規定的步驟有序進行，增強管理工作的層次感，使檔案管理的信息化水平提升到新的層次。另外，在檔案管理信息化建設的過程中，必須結合現代管理理念，在實際工作中創新管理手段，使管理工作能夠實現良好的效果，同時，為增強檔案管理信息化建設的步伐，需要注重豐富檔案管理人員的知識儲備，使其能夠充分掌握先進的信息化管理方式，不斷解決實際工作中遇到的問題，使檔案管理信息化建設能夠順利推進并實行。

2.3 建立健全檔案管理制度

良好的檔案管理制度為檔案管理工作提供了科學有效的保障，能夠使檔案管理能夠有堅實的制度基礎。在建立檔案管理制度的時候，需要結合單位的實際情況，以此為依據，使檔案管理工作能夠起到有效的實際作用，切實指導檔案管理工作的有序進行。將檔案管理工作的具體內容作為一個立足點和關注點，加強檔案管理工作的實踐意義，能夠有效指導檔案管理工作中管理人員的職稱評定、績效考核、責任追究等各項內容，通過一定的獎懲機制，提高管理人員的工作積極性，在日常工作中能夠充分發揮自身的主觀能動性，認真并且耐心對待檔案管理工作，使檔案管理的質量能夠提升到新的臺階和層次，實現更加理想的效果，加快檔案管理的信息化建設步伐，為檔案管理工作的正常進行提供堅實可靠的依據。

2.4 整合資源，加強檔案管理信息化基礎設施建設

檔案管理信息化建設的重要內容是實現檔案管理的數字化，加強基礎設施的建設在很大程度上影響著最終的建設質量和水平。因此，在建設的過程中，需要將檔案管理的各種資源進行有效整合，使網絡科技技術、計算機技術、軟件分析技術等得到有效的利用，通過綜合有效的措施，使檔案管理的信息化水平實現明顯的提高。另外，在電子檔案的管理中，需要明確電子檔案的重要作用，切實加強電子檔案在信息化建設中的意義，使電子檔案的真正作用得到切實有效的發揮，借助具有針對性的管理方法，為檔案管理工作提供良好的平臺，使檔案管理工作的基礎設施建設得到切實的提高。同時，采取合適的方式，存儲和處理錄音檔案、視頻檔案等電子檔案，使數字化檔案信息資源的進程得到有效加快，加快檔案信息資源的建設速度，提高電子檔案的信息化建設水平。

3 結語

檔案管理對于單位的正常運行和發展起著至關重要的作用，在很大程度上決定了單位的管理質量。在科學技術的推動下，必須借助網絡、計算機等技術，對傳統的檔案管理方式進行創新和改造，促進檔案管理的信息化建設。針對當前管理工作中存在的問題，應該提高領導的重視程度，將傳統檔案管理與檔案管理信息化相結合，建立健全檔案管理制度，整合資源，加強檔案管理信息化基礎設施建設，通過一系列綜合有效的措施，使單位的檔案管理水平實現健康穩定的發展。

參考文獻

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